導入事例 CASE

「RICOH Chatbot Service」が志望候補者との
新たなコンタクトチャネル開拓に貢献

コロナ禍の影響で大学と志望候補者の高校生などとのコミュニケーションの機会・接点が厳しく制限される状況が続いています。しかし新学期開始時の春先は、学生募集のタイミングとしても非常に重要な時期にあたります。そのような苦境にあっても状況を好転させるため、四国大学様では新たな施策を展開されました。どのような施策でこの状況を乗り切ろうとしておられるのか、ご担当者の方にお話をお伺いしました。

学校法人四国大学

所在地:徳島県徳島市応神町古川字戎子野123-1
創設:1925年
理事長:佐藤一郎
URL:https://www.shikoku-u.ac.jp/

四国大学様は、徳島県徳島市にキャンパスを置き、大学院4研究科、文学部3学科、経営情報学部2学科、生活科学部2学科1課程、看護学部1学科および短期大学部4学科2専攻を擁する総合大学です。1925年の学園創設以来、5万人を超える人材を社会に送り出し、その実績は地域社会から高く評価されています。また、近年は特色ある大学としての存在感を高め、スポーツや芸術分野で全国レベルの大会やコンテンストで成果を挙げています。

これまでの課題

  • 1
    大学説明会などの実施が制限されているため、志望候補者との代替のコミュニケーション手段が必要
  • 2
    開設したWebオープンキャンパスサイトから、大学ホームページへスムーズにアクセスしてもらいたい
  • 3
    志望候補者のWeb上の行動ログを採りたい

Chatbot導入効果

  • 1
    入試関連の質問がチャットボットに入っておりWebオープンキャンパスと併せて代替コミュニケーションとして効果が出ている
  • 2
    チャットボットにより大学ホームページ上の必要な情報へのアクセスが効率良くできている
  • 3
    チャットボットの外部リンクによるページ参照で行動ログを把握しやすくなった

お客様インタビュー

  • 広報課 課長
    乾寛 様

  • 大学広報戦略室 広報専門官
    今出知佐 様

  • 入試広報部 参事
    河村全人 様

高校生向けの相談会やオープンキャンパスなど重要イベントが軒並み中止に

RICOH Chatbot Service導入の背景となった課題はどのようなものでしょうか。

「例年だと、高校生や保護者向けに対面でのガイダンスや相談会、オープンキャンパスなどを実施して、Face to Faceのコミュニケーションを中心に関係を築いていくのですが、今年度は新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴って、対面でのイベントの開催を制限せざるを得ない状況です。その対策としてWebオープンキャンパスなどのWebを使ったコミュニケーションにチャレンジしました。そこで課題となったのが、Webオープンキャンパスのサイトにアクセスいただいた方に対してより詳しい情報を提供するために、大学のホームページの対象ページにいかにスムーズに誘導するかでした」

また、必要な情報に効率良く誘導したり、的確に情報提供するためには各サイトにアクセスした方のWebの行動ログを取得することも必要でした。

早期立ち上げが可能でしかも導入・運用が容易なことが採択の理由

RICOH Chatbot Service採択の決め手となったのはどのようなことでしょうか。

「Webオープンキャンパスの作成に動き出したのが4月2週目頃から。それからわずか3週間余りの4月30日に同サイトを公開しました。施策を進めていく上で、Webオープンキャンパスから大学ホームページへの適切な誘導や、大学ホームページ内での情報の交通整理を目的に、チャットボットが活用できないか、と考え、他社のチャットボット製品と併せて検討しました。春先5月、6月は高校生や保護者が積極的に進学先の情報収集をする時期で、導入準備に十分な時間をかけることが難しい状況にあり、RICOH Chatbot Serviceは早期に立ち上げ可能なこと、さらに、導入や運用に際して専門知識が不要で難易度が低かったことから採択に至りました」

チャットボットをより効果的にお使いいただくために、どのような準備または工夫をされましたか。

「入学案内の中から重要な事項をピックアップし、それを基にして実際に高校生などから質問として挙がりそうな項目およびその回答をQ&Aとして整理しました。さらにカテゴリーや質問数に制限があるため、重要度に従って取捨選択し、最終的なQ&Aとしてまとめ上げました。チャットボットは、例えばネットワークにおけるルーターのように人と情報とを効率良く”つなぐ”役割を果たすものだと思っています。ルーターとは違ってチャットボットの場合は、少し曖昧な側面もある『言葉』によってそれらをうまく橋渡ししなければなりません。その辺りを意識しながらキーワードやカテゴリーの設定を行ってきました」

RICOH Chatbot Serviceが代替コミュニケーション手段と情報ハブとして機能

RICOH Chatbot Service導入後の効果はどのように現れていますか。

「4月末に開設したWebオープンキャンパスの1日あたりのページビューが約800件。まだ細かくは分析ができていないのですがアクセス解析ツール確認した限りでは、Webオープンキャンパスから大学のホームページの学費や入学試験日程など特定のページに飛んで閲覧している様子が確認できるので、大学ホームページ内の適切なページへ誘導して必要な情報を提供したいという導入の目的を果たしていると判断しています。そのような結果を見る限り、チャットボットを導入しておいて本当に良かったと思っています。説明会などの中止に伴う高校生などとのコミュニケーションの問題については、チャットボットでの質問内容が、我々が予想していたとおり入試に関するものが多く入っていますので、一定以上の効果は出ているのではと判断しています。一番に広報したいのは入試のことですので、『令和3年入試』に関するチャットボットの回答への満足度も高く、必要な情報が提供できているのではないでしょうか」

最終的な導入効果については、実際の出願件数などを見てみなければ判断できない部分も多いのですが、チャットボット立ち上げから2ヶ月間の利活用状況とその効果は上々のようです。

今後チャットボットの活用をどのように進めたいとお考えでしょうか。

「まだまだチャットボットの利用率は高いとは言えない状況ですので、Webオープンキャンパス以外にも設置する場所を増やしていく可能性があります。例えば志望候補者を対象とするならWebオープンキャンパス以外にも入試情報のページに設置したりすることで、さらに的確に情報提供ができるようになるかもしれません。また、今後は大学と学生との遠隔でのコミュニケーションが今まで以上に重要になってくると考えられます。新入生に対する遠隔支援や在学生に対する授業のサポートなど、チャットボットを含むWeb施策全体を充実させることで、現実の場でのコミュニケーション不足を補っていく必要性があると考えています」

デジタルシフトによってさらにコミュニケーションを活性化させる

その他に四国大学様として今後どのようなことをお考えでしょうか。

「従来当学からの情報発信は情報誌などの紙媒体が中心でした。しかし近年若者の紙媒体離れが進み、そこで情報発信しても中々メッセージが届きにくいという現実があります。どのような方法が最も効果的なのかを検討しつつ、デジタル技術を最大限活用した学内外とのコミュニケーションを進めていこうとしています」

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