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音声ビジネスチャットツールを活用した
現場コミュニケーション改善のポイント

2020.12.17

音声ビジネスチャットツールを活用した
現場コミュニケーション改善のポイント

近年、ビジネスのコミュニケーションにおいて、「チャット」を活用するシーンが増えてきました。コロナ禍を受けたテレワークやオンライン化により、さらに加速しています。LINE WORKSやChatworkのようなビジネス向けテキストチャットが主流ですが、最近では“音声”ビジネスチャットに注目が集まっています。
今回は、その音声ビジネスチャットツールが注目されている背景や、テキストチャットツールと比べたメリット、現場コミュニケーションにおける活用ポイントをご紹介します。

音声ビジネスチャットが注目を集める背景.

音声ビジネスチャットツールとは、一般的にはビジネスチャットツール、いわゆるメッセンジャーのようなものにボイスチャット機能を持たせたものや、音声通話ができるものを指します。
こうした音声機能は、電話代がかからないことで、コスト削減のために電話の代わりとして利用されることが多くありましたが、最近ではテレワークの急速な普及からビデオ会議が増加して、映像を伴う音声通話も当たり前になってきました。文字だけでなく、映像や音声によって遠隔コミュニケーションをよりスムーズにする流れが起きてきています。
 
さらに、もう一つの流れとして、無線機やトランシーバーなどから発展した「IP無線」も、音声ビジネスチャットツールといえます。電話と異なり、相手が着信を受けなくとも音声を一斉に発信できたり、複数人が同時に話したりすることが可能です。最近ではスマートフォン対応のIP無線アプリが人気ですが、文字でのチャット機能を持つものもあるため、文字チャットツールとしても活用できます。スマホ対応のIP無線アプリは、新しいビジネスチャットツールといってもよいでしょう。

音声ビジネスチャットのメリット

音声ビジネスチャットは、従来のテキストチャットと比べて、さまざまなメリットがあります。特に業務にもたらす大きなメリットをご紹介します。

●感情面でのすれ違いを防ぐことができる

ビジネスコミュニケーションに限らず、文字だけのコミュニケーションは、人と人との感情面でのミスコミュニケーションを多発させます。また文字だけでは「無機質」に感じられるという人もいます。その点、音声ビジネスチャットなら、極力、そうしたテキストコミュニケーションにおけるすれ違いを防ぐことができます。文字だけでは伝わりにくい、微妙なニュアンスも音声なら表現できます。

●音声で話すほうが文字入力よりも圧倒的に速い

「文字を打ち込むより、話したほうが早い」ということはよくあることです。実際、音声入力のほうが文字入力よりも圧倒的にスピードが速いのです。スピーディーに伝えたい場合など、音声ビジネスチャットが有効なシーンは多くあります。

●声で個人を認識できる

チャットで文字情報を見ただけでは相手が誰なのか、ユーザー名と照らし合わせないとわからないものですが、声と相手が一致している人物の声なら、聴けば一瞬で相手が誰なのかがわかります。

●目や手が離せないときでも使える

音声ビジネスチャットは、業務中、目や手が離せないときでも対話ができます。ハンズフリーであっても、コミュニケーションを取ることができます。

●IP無線なら相手が応答しなくとも音声を届けられる

スマホのIP無線であれば、電話のように相手が応答の操作をしなくとも、メッセージを伝えられるので、緊急時の情報伝達などにも役立ちます。

音声ビジネスチャットツール活用で
「現場」コミュニケーションを改善するポイント

音声ビジネスチャットは、さまざまなシーンで活用できる可能性があることがわかります。その中でも、特に音声ビジネスチャットが活躍するのが、「管理者と現場」もしくは「現場と現場」のコミュニケーションのシーンです。
よくある現場の課題とともに、音声ビジネスチャットでどう解決できるのか、その改善のポイントをご紹介します。

●「相手が応答できない」状況でも確実に緊急メッセージを届ける

建設や医療の現場などにおいて、管理側が現場のスタッフに対して重要なメッセージを伝えたいことがあったとき、よくあるのが、「業務中で手がふさがっていて電話に応答できない」「メールやテキストチャットの画面を見ていない」というケースです。しかし、このような状況では、一刻も早く伝達すべき緊急の情報がある場合に問題です。
このような場合に、音声ビジネスチャットツール、特にIP無線なら、相手が応答しなくとも、簡単かつスピーディーに伝達が可能となります。一人だけでなく、スタッフ全員に一斉発信することもできます。またメールやチャットは返信が返ってくるのが遅いこともありますが、音声ビジネスチャットならリアルタイムでのコミュニケーションが可能になり、その分、現場の業務もスムーズにいくでしょう。

●「文字だけでは正確に伝わらない感情やニュアンス」を音声で正確に伝える

管理側から現場スタッフに注意したり、指導を促したりする場合に、メールやチャットなどの文字では伝わらないどころか、ただの事務連絡と取られてしまったり、心ないメッセージと思われたりしてしまうこともあります。
例えば顧客からクレームが入り、現場スタッフにそれを伝えなければならないとき、テキストコミュニケーションではそのクレームのニュアンスが伝わりにくいですが、音声ならニュアンスや感情面の伝達が容易であることから、現場スタッフの心にまで響き、その後、適切な対応が可能になるでしょう。

●「見えづらい現場の状況」を映像によるライブ中継機能を利用して見える化

管理側と現場のコミュニケーションにおいて、管理側の悩みでよくあるのが「現場の状況が見えづらい」という点です。スマホ対応のIP無線アプリの中には、現場の状況をリアルタイムに映像によってグループに中継しながら説明できる機能を持つものもあります。これにより、現場担当者が現場の状況を伝達することができます。また、技術を伝承することにも活用できるため、教育ツールにもなり得ます。

まとめ

音声ビジネスチャットは、メールやチャットなどのテキストコミュニケーションと比べて、さまざまなメリットがあります。オンライン通話やビデオ会議などのほか、現場とのコミュニケーション課題を解決に導くスマホIP無線アプリによる音声ビジネスチャットは、今後、新しい社内コミュニケーションを活性させてくれるツールとなり得るでしょう。
 

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