テレワークのコミュニケーション課題を改善！
スマートフォンを利用した
グループコミュニケーションツールとは

近年、急速に導入が進んだテレワークですが、いまだに社内のコミュニケーション不足や不便さなど、多くの企業が悩みを抱えています。さまざまな工夫や対策が講じられている中、スマートフォンを活用した、音声を中心としたグループコミュニケーションツールへの注目が高まってきています。
そこで今回は、テレワークにおけるグループコミュニケーションの課題を取り上げ、解決策についてご紹介します。

テレワークにおけるグループコミュニケーションの課題

テレワーク化が進み、今後は、オフィス勤務とテレワークとのハイブリッド型の勤務スタイルが定着するといわれています。しかし、テレワークはメリットが大きいものの、現場勤務の社員とオフィス勤務の社員がどちらか一方、もしくは両方がテレワーク化した際に、社員間のコミュニケーションに課題を抱える企業も少なくありません。特に、テレワークのグループコミュニケーションには多くの課題があります。

 

●テレワーク化すると社員同士が気軽に話せない

オフィス勤務だった社員がテレワーク化した場合のことを考えてみましょう。テレワークでは、オフィス勤務のときより、さらに現場勤務の社員とのコミュニケーションを簡単かつ即座に行う環境がありません。メールやチャットは文字を打つのが面倒で、特に急ぎの用件のときには不便です。また、テレワーク中の管理を担う社員が、現場でのトラブル発生時や遠隔指導が必要なシーンで、現場にいるメンバーの状況把握ができず、今、連絡をしてもいいのかためらうこともあるでしょう。反対に、現場の社員が事務仕事を処理するために時々テレワークを行うような場合でも同様ですが、気軽にコミュニケーションを行えないのがテレワークのデメリットです。

●Web会議システムは相手の応答がないと話せない

在宅勤務や屋外でWeb会議システムを利用する際、会議を事前に設定する必要がありますし、相手の応答がないと話せません。また、チャットは、画面を見る手間やタイムラグが発生するため、緊急時などに瞬時にコミュニケーションができないという大きな問題が生じる恐れがあります。

●チャットでは伝わりづらいときの代替手段が限られる

チャットなどの文字では相手に伝わりづらいこともあります。また、文字では表すのが難しいニュアンスを伝えたいときもあります。その場合、電話やオンライン通話、ビデオ通話が選択肢になりますが、グループのメンバーに同時に伝えたいときには不便です。 

テレワークのグループコミュニケーション課題を解決するツールBuddycomとは？

こうしたさまざまなテレワークのグループコミュニケーション課題を解決するツールの一つに「Buddycom」があります。Buddycomは、3G、4G、Wi-Fi ^TMといったインターネット通信を利用して通信でき、ボタンを押すだけで、電話のように、リアルタイムにグループ通話ができるアプリです。無線機やトランシーバーのように、グループメンバーに対して一斉通話も可能です。スマートフォンやタブレットなどの端末にインストールするだけですぐに使い始められ、イヤホンやマイクを接続することで、より円滑に業務利用できます。
 
Buddycomは、先に取り上げたテレワークのグループコミュニケーション課題を解決することができます。

●ボタンを押せばすぐにグループメンバーに一斉に話しかけられる

Buddycomは、ボタンを押して話すだけでグループメンバーに対して一斉に発信できるので、「テレワーク化すると社員同士が気軽に話せない」という課題を解決します。例えば、不明点が出たときにグループ発信すれば、グループ内のメンバーのうち、分かる人が答えてくれるでしょう。オフィスでの会話のように、横から他メンバーが補足で解説するといったことも可能です。その手軽さから、遠隔指導にも利用できるでしょう。

●常にメンバーがつながっていて、音声ですぐ会話できる

Buddycomは「会議の事前設定の必要性・相手の応答がないと話せない」という課題を解決します。また、チャット画面を見る手間が必要なく、作業で手が離せなくても、ハンズフリーで対応できるため、遅延なくスムーズに会話できます。

●文字では伝わりづらいことも音声・写真・映像で手軽に伝達できる

Buddycomは、文字では伝わりにくいことがあっても、音声で手軽に通話ができるほか、画像や映像の共有も簡単にできるため、「チャットでは伝わりにくいときの代替手段が限られる」という課題を解決します。特にライブキャスト機能では、相手に共有したい映像をそのまま見せながら通話ができるので、伝わりづらいことも瞬時に伝わります。

多機能を有するBuddycomの特長とは？

Buddycomは、テレワークでグループコミュニケーションを行う際に生じる課題を解決できる可能性があります。そのBuddycomには、先にご紹介した機能のほかにも、さまざまな機能があります。
 
例えば、アプリを一度起動すれば自動受信可能、自動受信履歴保存、チャット、Map上における位置情報の確認、音声テキスト化、録音、トランシーバー翻訳などの機能があり、テレワークでの利用のほか、社内外のイベント時や災害時の緊急連絡ツールとしても活用できます。
 
そのシンプルな操作性や安定した品質と優れた機能により、すでに屋内・屋外問わず、さまざまな業種・業態において、現場の業務改革を実現している事例も多くあります。

まとめ

現在、テレワークでは、主にパソコンでのチャットやメール、Web会議システムでのコミュニケーションが浸透していますが、今後はBuddycomによる手軽な音声通話で、オフィスや現場に近しいグループコミュニケーションが実現され、テレワークのコミュニケーションがより活性化していく可能性があります。
 
リコーでは、Buddycomの導入支援サービスをご提供しております。テレワークのグループコミュニケーションを改善したい場合には、ぜひお気軽にご相談ください。
  
※Buddycomは、株式会社サイエンスアーツの登録商標です。
※Wi-Fi™は、Wi-Fi Allianceの商標です。