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バックオフィスラボ | コラム | テレワークで請求書も電子化

テレワークで請求書も電子化                    

 原本やハンコといった現物がなければ処理ができないとされてきた請求書処理ですが、テレワークの普及により、急速に電子化が進んでいます。
ぜひ参考にしてください。

更新日:2020.06.19

今回のテレワーク拡大は働き方改革にとっての「塞翁が馬」になるのか?
~帳票作成等の定型業務こそテレワークが向いている~

新型コロナウイルスの感染が拡大する中、従業員の安全確保や感染拡大を防止する目的で、テレワークを実施する企業が急増しました。
 テレワークとは、勤労形態の一種で、情報通信インフラ等を活用し、場所の制約を受けずに、柔軟に働くことができる仕事のスタイルのこと。
 皮肉なことですが、今回の災いによる社会状況が、「強制的」に私たちにテレワークや、情報ネットワークを使った仕事の便利さ、そして何よりその効果を体験する機会を作ることとなりました。

ちなみに、産業別のテレワークの導入状況は、昨年の総務省の調査では右記のような様子でした。
 
この時の調査ではモノを作ったり、対面での接客が必要な「現場にいてナンボ」の業種ほどテレワーク化が進んでいないということがわかります。
 ただ、今回の新型コロナウイルス感染症対策では「会社に行くのが仕事」という根強い意識を持っていた業種でも、変化を余儀なくさせているようです。
 そもそも私たちはどうして毎日満員の通勤電車に乗って会社に通っているのでしょう。
・対面での会議や打合せが必要(コミュニケーション)
・必要な書類が会社にある。(ファイル保管・共有)
・書類の受け渡しや説明・承認・押印が必要。(ワークフローシステム)
・会社のシステムやPCでないと仕事ができない。(情報ネットワークの有効活用)
など、人と会わなければならないこと、紙でなければならないこと、紙で出力しなければならないこと、社内のシステムを使うために会社に行っている、という状況が大きいようです。 
その背景には、
・自社内と、取引先やお客さん先に遠隔会議の仕組みが導入されていない。
・紙データのファイル保管・共有が電子データ化されていない。
・これまで紙でやり取りしていたものを無理に電子化できない。
・業務に利用するためのシステムやアプリケーションがオフィスの中でしか使えない。
といった、テレワーク化を阻む問題があるようです。
これが今回の新型コロナウイルス感染症対策で、世間や自社の風向きも変わってきました。この機会をぜひ前向きに活用したいものです。

 

(総務省平成30年通信利用動向調査)
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/190531_1.pdf

テレワークの道具の数々(入門編)

さて、こうした状況でどういったテレワークのツールが使われているのかを見ていくことにしましょう。
まずは安価で、スモールスタートできるWebサービスを中心にご紹介していきたいと思います。(注)どれもクラウド活用で非常に簡単です。

コミュニケーション(会議・打合せ)

実際に顔を合わせる会議の代わりになるコミュニケーションツールがWeb会議システムです。PCやスマホから映像、音声での打合せや、画面上で資料共有などができます。代表的なのは「Zoom」と「Webex」など。どちらもSkype for Businessなどと連携できます。インターネット接続できる環境があればどこからでも会議ができるため、テレワークに欠かせないツールといえます。

ファイル保管・共有(書類の保管・共有)

書類データなどをWeb上で保存・共有するサービスがあります。クラウドストレージと呼ばれるサービスです。今まで会議室で紙で配っていた書類も、このサービスを使えば配布の必要がなくなります。しかもパソコンだけではなく、スマホなどでも書類を見ることができるため、自由度はこれまで以上。
代表的なサービスとして「Dropbox(クラウドストレージの代表的存在。無料で2GBまで)」「OneDrive(Office 365と連携するなら)」「Google Drive(無料で使える容量が大きい)」などがあります。

ワークフローシステム(書類のやり取り・承認)

稟議や届出申請、報告書の提出など、企業内で行われる情報のやり取りや業務の一連の流れを設定、管理するシステムです。申請や承認などの業務の流れを一元化及び可視化することで業務の効率化をサポートし、承認がどこまで進んでいるのかを一覧する機能があります。代表的なサービスとして「ジョブカンワークフロー(無料プランあり)」「Create!Webフロー」)などがあります。

テレワークの導入目的は、昨年の総務省の調査では右記のような様子でした。
 
この調査によると、定型的業務の効率性(生産性)の向上と、勤務者の移動時間の短縮
がテレワークの導入目的のツートップになっています。
定型的業務の代表格といえば、請求書等の帳票処理業務です。毎月、月末月初に業務が集中する帳票処理業務は、勤務者の移動時間の短縮でも大きく業務効率向上効果を発揮できそうです。


(総務省平成30年通信利用動向調査)
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/190531_1.pdf

もっと請求業務をかんたんに 請求業務管理クラウドサービス「MakeLeaps」のご紹介

 テレワーク化を助けるMakeLeapsの機能
1.請求書などの帳票作成
 クラウドなので、いつでもどこでも帳票作成が簡単にできます。
2.承認機能
 書類を送付する前に、上長の方などが書類を承認することができ、誤送付の防止が可能となります。印刷して承認のハンコをもらう行為がPCやスマホなどのデバイス上で簡単にできます。
3.メール送付・郵送代行
 書類の送付はセキュアなメール送信で行う方法と、郵送代行で郵送作業を完全自動化できる方法があるので、会社に行かなくても郵送作業が簡単にできます。
4.入金消込
 通帳と照らし合わせて行っていた入金消込を画面上のみで完結できます。口座連携機能を使うとさらに消込業務が簡単にできます。
MakeLeapsを使うと毎月の請求書処理業務や入金消込業務の作業時間を劇的に削減できるうえ、テレワークでの作業も簡単に実現できます。
無料トライアルも用意されているので、まず使ってみて、どの程度自分の作業が軽減されるのかを体験してみるのもよいでしょう。
 
詳細はこちらへ https://www.ricoh.co.jp/service/makeleaps/special/point 

サービス資料ダウンロード

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