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バックオフィスラボ | コラム | 「テレワーク」と「リモートワーク」お勧めツールはコレ!

「テレワーク」と「リモートワーク」お勧めツールはコレ!

 
 

更新日:2020.06.19

「テレワーク」と「リモートワーク」は、言い方は違えど、ほぼ同じ意味。自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、オフィス以外の自由な場所で働くことを指しますが、コロナショックからこちら、自宅勤務作業の意味合いが強くなっているようです。
 さて、このテレワーク(リモートワークも含めた意味で使います)、これまでWebデザイナーやエンジニアといったIT系の専門職を中心に活用されていましたが、昨今、インターネット環境が整いICT技術が飛躍的に進歩して、経理や総務といったバックオフィスのお仕事をされている方々も含め活用される方が増えているようです。
 まずこの「テレワーク」、どのようなメリットがあるのでしょう。特に、経営者の方にとっての大きなメリットは次の2つかもしれません。
 
・優秀な人材の確保につながる
・経費やオフィス維持費を削減できる
 
 例えば、地方にいなければならない事情がある方、例えば子育て中の方など。優秀な方でもオフィスに通うことができないという理由で働いてもらうことが難しかった方がたにも、活躍してもらえるようになります。人材募集の際も、在宅可能となれば、採用対象も大きく広がり、優秀な人材の確保につながります。
 また経費面での効果も大きいでしょう。在宅が増えるということは、出社人数が減り、会社の面積も小さくて済みます。家賃や光熱費も減少しますし、交通費も削減されます。

 一方、「テレワーク」ならではの課題も存在します。それは、

  • コミュニケーションが取りづらい
  • 社員が何をしているのか分かりづらい
  • 勤怠管理など労務の問題が生じる
  • 情報共有がしにくい
  • 教育や伝達が行き届かない
  • 経理系を代表に書類仕事が処理しにくい

 
 といったものです。昨今、広く使われだしてきた「テレワーク」のための様ざまなツールは、言ってしまえばこうした課題を解決するためのお役立ちのツールといえるかもしれません。

では現在どんなものがあるのか、ざっとチェックしていってみたいと思います。
 

■「コミュニケーションが取りづらい!」を解消するWeb会議システム

 テレワークといえば、皆さん最初に思い浮かべるのがこの会議システムかもしれません。
 複数人が会議のように参加して、顔を見て話せるだけでなく、資料や画面を共有しながらコミュニケーションをとることができます。新型コロナ対策によるテレワークで、その利便性や簡易さを多くの人が体験することになり「Zoom」や「Skype」のユーザーが一気に急増し、今や仕事に必須のツールとなっています。

■「社員が何をしているのか分かりづらい!」を解消するバーチャルオフィスツール

 バーチャルオフィスツールとは「コミュニケーション不足」を防ぐため、さまざまな便利機能を搭載したツールです。簡単に言ってしまえば、「テレワーク」を会社にいるような環境にするための機能を備えたツールです。
 例えば2分おきに在席者の顔を撮影・表示する。他の在席者同士のやり取りを見るといったことも可能で、実際のオフィスにいるような状況で仕事をすることができます。
 「人がいる存在感」「つぶやき」「雑談」など、「テレワーク」だけでは実現できない、人がランダムにコミュニケーションをとることで生まれる「創造」の部分を補助する機能も用意されています。

■「勤怠管理など労務の問題が生じる」を解消する勤怠管理システム

 「テレワーク」では勤怠の管理も一つの課題です。このため用意されているのが、こうした勤怠管理システムです。
 Webブラウザやスマートフォンアプリを通じて「タイムカード」が打刻できる、クラウド勤怠管理システムなどがあり、テレワークで働きながらストレスなく打刻できます。また集計も自動化されるため労務管理業務も効率化が図れます。

■「教育や伝達が行き届かない」を解消するナレッジ(社内情報)共有ツール

 ナレッジ共有ツールとは、企業が持っている知恵やノウハウ等、あるいは業務上の資料などを共有するためのツールです。例えば設計書や仕様書、業務マニュアル、社内用語集、研修資料、議事録、日報など、「共有」が必要な書類をおさめ、権利を持った人だけが閲覧することができます。有名なツールとしては「kintone」や「アルファスコープ 」などのサービスがあります。

■「情報共有がしにくい」を解消するビジネスチャット

 「テレワーク」では、会議などの際の書類の交換などが減る分、プロジェクトごとのメンバー間の資料の共有が課題となりがちです。
Chatwork(チャットワーク)などビジネスチャットのためのツールは、コメントを付加しながら、様ざまな形式のデータを決まったグループ内で共有できるもので、メールとも連携しているため、とてもシンプルで見やすい形で情報の共有を行っていくことができます。

経理系の書類仕事が処理しにくい

 テレワークを進める中で、多くの会社が見落としがちなのが、この毎月定番の請求書の送付や処理などの「手仕事」です。
 会社の社判を家に持ち帰ることができないのはもちろん、通帳を持ち帰ることなどできません。そのため会社に行って銀行に回り記帳する。こんな作業がまだまだ経理の仕事として行われています。
 テレワークが社会全体の流れとして進む中、このもっとも「手仕事」が残っている作業も、電子化、ネット化を進めるチャンスです。

 
 

 例えば、毎月、月末月初に業務が集中する帳票処理業務は、勤務者の移動時間の短縮でも大きく業務効率向上効果を発揮できそうです。
 例えば経理系の代表的なツール、請求業務管理クラウドサービス「MakeLeaps」の場合、こんな作業が可能です。
1.請求書などの帳票作成
 クラウドなので、いつでもどこでも帳票作成が簡単にできます。
2.承認機能
 書類を送付する前に、上長の方などが書類を承認することができ、誤送付の防止が可能となります。印刷して承認のハンコをもらう行為がPCやスマホなどのデバイス上で簡単にできます。
3.メール送付・郵送代行
 書類の送付はセキュアなメール送信で行う方法と、郵送代行で郵送作業を完全自動化できる方法があるので、会社に行かなくても郵送作業が簡単にできます。
4.入金消込
 通帳と照らし合わせて行っていた入金消込を画面上のみで完結できます。口座連携機能を使うとさらに消込業務が簡単にできます。
 無料トライアルも用意されているので、まず使ってみて、どの程度自分の作業が軽減されるのかを体験してみるのもよいでしょう。
 詳細はこちらへhttps://www.ricoh.co.jp/service/makeleaps/special/point

サービス資料ダウンロード

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