領収書がない場合の対処法

［目次］
・出金伝票とは？
・冠婚葬祭で届けたお金は精算できる？

　結構ありますね。細かい交通費に関しては、どの会社でも清算のためのルールが決められていることも多いようですが、その他の項目は、領収書もなく、清算しずらいケースになってしまう場合もあるようです。
　また、領収書を無くしてしまった！といったケースでは、清算そのものを断念ということもあるようです。領収書は再発行が難しいため、あきらめるというもの。領収書を再発行することで、架空計上が疑われたりする場合もあるので、これは仕方がないことでもあります。
　しかし領収書やレシートなしの状態での支出をきちんと計上する方法は、きちんと存在しています。出金伝票を使い、清算する方法です。

 出金伝票とは？

　伝票に現金を支払った際の記録を残す伝票で、言ってしまえばただのメモなのですが、きちんと要件さえそろえば税務署のチェックがあっても問題のない書類になります。出金伝票が「正式」な書類となるためには、次のような項目がきちんと記載されている必要があります。
 
1.支払いをした日付
2.支払いをした相手の名称
3.支払った金額
4.支払いの目的や品物・サービスの内容
 
　つまり、レシートなどとほぼ同じ内容が記載されていることが必要です。
　お客さんとの割り勘の場合なども、割り勘した金額、相手の名称等、上記の項目をきちんと記入しておけば、経費として認められることが多いようです。
　ただし出金伝票の金額があまりにも高額だったり、たびたび領収証の紛失が起こるといった場合、当然税務署に不信感を持たれることも考えられます。こうした危険もあるため、経理担当者は払い出しに応じないケースもあります。

 冠婚葬祭で届けたお金は精算できる？

　また、取引先のお葬式や結婚式では、出席に際し香典やご祝儀などを包みます。この際、まさか領収書を！とは言えません。こうした場合、どのように処理すればよいのでしょうか。
　例えばお葬式の場合。相手が仕事上で関係する場合に限りますが、経費にすることが可能です。
　ただ、仕事上の関係といってもお客様ばかりではありません。時には従業員のお葬式に出席することも考えられます。
　これも経費として処理することは可能なのですが、この両者は、清算を行う場合、厳密には勘定項目の違いがあります。
　取引先の場合＝接待交際費
　従業員の場合＝福利厚生費
　となります。この場合、出席するために使った交通費なども含むことができます。
　
　さて次に、結婚式等で届けるご祝儀。これも経費としての精算が可能なのですが、ケースごとに少々異なる点もあります。
　取引先等、つまりお客さんの関連の結婚式に出席した場合。これは香典と同様、接待交際費で清算することとなります。
　少し事情が異なるのは、社内の部下の結婚式に上司が出席したようなケースです。
　例えば、上司が部下の結婚式に出席した場合。払うご祝儀を清算し、最終的に会社が出してくれたようなケースでは、部下の給与として扱われる場合もあります。つまり、所得税の対象となってしまいます。　
　会社によっては、こうしたケースを考え、社内規定として「祝金」を社員に支給するところもあります。これは福利厚生費として経費にできるので所得税の対象にはなりません。
　また贈与税も関連してきます。社会通念上の金額内であれば問題ありませんが、大幅に逸脱した場合にはこの対象となるケースもないとは言えません。
　結婚祝い金の場合の「社会通念」の一般的な相場は、管理職社員で5万円、一般社員で3万円程度が相当な範囲と理解されているようです。ご参考まで。