発注書（注文書）とは

 

更新日：2020.07.22

１．発注書の基本

発注とは、商品や資材等の注文を出すことで、発注書はその際に用いる文書です。電話注文などの際には聞き間違いや漏れの可能性がありますが、書面に記載したものを発行しておけば、ミスやトラブルの防止に役立つため、ビジネスをスムーズに行う際の欠かせないツールのひとつです。

２．発注書と注文書の違い

言葉の意味には大差ありませんし、企業によっても異なりますが、実際のビジネスにおいてはどちらも使われています。
あくまでも一般論ですが、以下のような使い分けがされている場合が多いようです。
 
・加工や作業を伴う取引を注文する際
例えば、「アプリケーションを開発してはしい」「木材を椅子に加工してほしい」などのような仕事を依頼するときは発注書が使われることが多いです。
 
・形のある物品を注文する際
例えば、「木材を300kg注文したい」「小麦粉を100kg注文したい」などのような依頼を行うときは注文書が使われることが多いです。

３．発注書（注文書）の保管期間

発注書や注文書の保管期間は、国税庁が定める「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」に従う必要があります。平成 26年 10月現在、確定申告の提出期限から紙面上でも電子データ上でも 7年間の保存期間が指定されています。
また会社法上では、株式会社は会計帳簿の閉鎖時から 10年間の保存期間が定められています。
発注書は、「保管期間は 7年間は必須。そして 10年間保存ならより良い」 と肝に銘じましょう。
 
  帳簿書類等の保存期間 国税庁ホームページ