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バックオフィスラボ | コラム | 領収書がない!は清算を諦めてもらうべき?

領収書がない!は清算を諦めてもらうべき?

 
 

更新日:2020.05.29

レシートも領収書になる

経理担当の立場から言えば、領収書がない清算は諦めてもらう!というスタンスにあるかもしれません。領収書がない経費など税務署が認めてくれない、そんな思いが基本にありますので当然の考えでしょう。
しかし、税務申告の面では、書面に「領収書」と書かれたものしか認められない、というものでは決してありません。

例えばレシート。これも実は立派な領収書として認められます。さすがに金額しか示されていないような「簡易」レシートでは問題ですが、日付、購入した品物や金額、消費税などが記載されているレシートであれば、領収書として十分通用します。むしろ経理担当にしてみれば、総額のみ記載されている領収書より、飲食などの場合、参加人数や利用時間など、詳細な情報が記載されているレシートの方がむしろ便利ですし、最近ではレシートの方が税務署にも信用されやすいという面さえあるようです。
 さて、では今回のテーマ、領収書をなくしてしまった!といった場合について。今申し上げた通り、レシートが残っていればその代わりとして精算を行うことには問題はありません。
 あるいは、支払いをカードで済ませたという場合でしたら、お店が発行するクレジットカード利用明細でも、実際にお金を支払った証明になりますので、これも領収書の代わりとして認めることができます。
 ただ微妙なのが、毎月月末にカード会社から発行されるカードの請求明細書です。そこには、1か月分の利用状況が記載されていて、お金を実際に支払ったことの証明にはなります。しかし、これを領収書の代わりに使用するということは、税務署に対して領収書やお店の利用明細をなくしたという状況をいちいち説明しなければならない可能性もあります。

メールのプリントアウトは領収書がわりになるのか?

最近、会社でもネットで様々な物品を購入する機会が増えています。
こうした場合、もちろん手書きの領収書は入手できませんし、取引内容のメール等での記録しか残っていないような場合もあります。
実は、こうした取引の記録もプリントアウトして領収書として使用することが可能です。
 
こうした書類は、日付、金額、購入した品物、誰が購入したのか、そしてどこから購入したのかも詳細にわかりますので、レシートと同様かそれ以上に豊富な情報が記載されているためです。むしろ、領収書が社員である本人が本当に支払ったのかが不明なのに比べ、誰が払ったかがしっかりとわかるこうした書類の方が、信用性が高いくらいでしょう。唯一欠点があるとすれば、購入者が社名ではなく個人である点ですが、これも社内の規則としてOKであれば構いません。
 
ちなみに、こうした例は少ないかもしれませんが、領収書のコピーのみがあるといった場合。残念ながらコピーは、領収書として認められないケースが多いようです。なぜなら改ざんの恐れがあるためです。例えば領収書の数字を後から直すような改ざんが行われた場合、原紙では改ざんの痕跡を見破りやすいのですが、コピーですと分かりにくくなってしまいます。何よりコピーで大丈夫ということですと、何度でも日付を変えながら繰り返し生産することも可能になってしまいます。

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