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人手不足はAI+人+クラウドで解決する

中小企業の人手不足は今後更に深刻化することが予想されますが、AI(人工知能)とクラウドを活用して業務の生産性向上を実現することができれば、ムダやムラの撲滅につながり、ひいては労働人口の減少にも対応できるのではないでしょうか。

労働力人口の減少による中小企業の人手不足は今後さらに深刻化する

厚生労働省によると、日本の人口は2008年の1億2,709万人をピークとしてすでに減少し始めているそうです。2065年には9,000万人を割り込み、高齢化率は38%になると推計されています。
労働人口を見ても、2030年には現在の88%、2040年には79%、2065年には60%まで減ってしまうという予測です。つまり、日本の労働人口は今後確実に減り続け、中小企業の人手不足は今後更に深刻化していくことは間違いないだろう、ということです。

現時点でも採用難で人手不足に悩んでいる国内企業にとっては、この労働力人口の減少に正面から向き合っていかなければなりません。

労働基準法の改正・施行もあり、最近は「働き方改革」が声高に叫ばれていますが、働き方改革とは単に残業時間を削減しようとか、有給休暇を積極的に取得しようという表面上の話ではありません。働き方改革とは少ない労働力人口でも付加価値を高められるように労働生産性および知的生産性の向上をしていくことなのだと捉え、早急かつ抜本的に対策を施さなければならないのです。

中小企業白書によると、中小企業の人手不足の対応方法として、「賃上げ等の労働条件改善による採用強化」、「多様な人材の活用」が上位に挙げられていますが、社員の給与を上げるためには、少ない労働人口で大きな成果(利益)を上げるための仕組みづくりをする必要があります。

少ないインプット(労働時間)で大きなアウトプット(利益)を上げるということは、「気合と根性で乗り切る」や「社員一丸となって頑張り続ける」というようなスローガンだけを掲げていても実現はしません。業務の中のどこにムダやムラがあり生産性を落としてしまっているのか、ということを具体的に突き止め、その改善をし続けるというPDCAを回すほかないのです。

中小企業の企業間取引業務における課題

多くの企業で発生しているムダやムラを分析してみると、実は企業間取引業務において発生しているということが判ります。

■予実管理・月次決算
■売掛・買掛
■伝票・帳簿の入力・管理
■取引先への支払い
■取引先からの入金確認
■請求書の発行・郵送

などのような「企業間取引業務」は月末月初に集中します。業務の繁閑差が大きいため、またそれらの業務に慣れた優秀な人に仕事が集まってしまうために、人員調整が難しくなってしまいます。経理部門の1ヵ月間における業務の50%が月末・月初に集中してしまうという企業も珍しくはありません。

現状、月末月初の業務集中に対応するために企業は残業で対応していますが、働き方改革の実現も並行していかなくてはいけない中、どうしたら良いのでしょうか?

先に結論から申し上げると、企業間取引業務の人手不足はAI(人工知能)技術で補えば良いのではないでしょうか。
現在、日本国内の企業間取引業務においては、紙ベースと電子ベースの取引が混在しています。

顕著な例では、企業が取引先企業に請求書を送るというフローだけでも、「パソコンで請求書を作成、紙ベースで出力、封入、切手貼り、ポスト投函」したものが企業に届き、請求書を受け取った企業においてもまた「紙ベースの請求書内容を目視で確認、社内から支払申請があった内容との照合、支払管理ソフトなどに手入力して支払処理を実施」というように、紙ベース・電子ベースの処理が混在しています。

一言で言えば、このムダな商習慣フローの多くをAI(人工知能)とクラウドで処理をして業務の生産性向上を実現することができれば、ムダやムラの撲滅につながり、ひいては労働人口の減少にも対応できるのではないでしょうか。

AI+クラウドで企業間取引業務の生産性向上を実現し、働き方改革につなげる

日本企業の財務・会計、受発注など企業間取引領域のIT導入率は高くなっています。しかし、多くの中小企業においては、それらの業務をクラウド化するまでには至っていません。
E-invoicingという企業間取引の電子化が進んでいる中、各業務をクラウド化することにより、中小企業においてはより生産性を向上することができるでしょう。

企業間取引を電子化・クラウド化することによるメリットは、①どこでも利用できる ②容量・機能の拡張が簡単 ③ハードの管理が不要 ④低価格の4点が挙げられます。
また、見積から注文、請求、支払までのデータが電子化されるとAI(人工知能)が取引プロセス全体の履歴を学習し、仕訳や請求書の承認、注文内容との照合等監査が自動化されるなどのメリットも見込まれます。

「AIができることはAIに任せて、人間はほかの業務に集中できるようになる」
これこそがAIを導入することの大きなメリットです。AIと人間は競争するものではなく、「人がAIを使う」ことにより生産性向上を協創していけば良いのです。

ここで、AI+クラウドツールの導入で生産性を向上している事例を2つご紹介しましょう。

<事例1>
社員数70名の製造業A社様では、お客様から届く請求書を毎月130枚ほど処理していて、その処理工数に325分+αの工数がかかっていました。
事業部門が支払データを作成するために130枚×30秒/枚=65分、経理部門は仕訳データの入力、請求書チェック・確認と支払システムへの入力で130枚×2分/枚=260分+αもかかっていたのです。

「RICOH Cloud OCR for請求書」の導入により、毎月325分かかっていた工数が80分で済むようになり、75%の削減を実現しました。
Cloud OCRとは、紙の請求書をスキャンするだけで、AIが請求書情報をテキスト化してくれ、入力工数の大幅削減ができるというものです。クラウドサービスなので、請求書の取り込みは事業部門が担当、仕訳・確認作業は経理部門が担当などというように業務分担ができるだけでなく、在宅勤務でも対応が可能なため、働き方改革にもつながるのです。

<事例2>
社員数30名のITコンサルティング企業B社様では、お客様に請求書を毎月30枚ほど送っていました。
毎月経理部門でExcelを使って手入力で帳票作成を行い、社長への承認依頼も紙で行っていました。社長が出張の際は承認業務もストップしてしまうため、非常に無駄な工数と労力を費やしていたのです。また、取引先からの入金消込も毎月目視で行っていたため、見落としなども発生していました。

「MakeLeaps」の導入でこれらの業務をクラウドで処理できるようにしたことにより、請求書や見積書の作成、発行も営業担当者が行うことができ、経理部の負担が減少しました。また、社長が出張中でも承認作業を行うことができるようになったため、承認待ちによる業務フロー中断もほとんど起こらなくなりました。

MakeLeapsは帳票作成をクラウド上で行えるだけでなく、取引先への送付や入金消込作業もワンクリックで完了するため、大幅な工数削減を実現します。また、送付した請求書の閲覧状況や入金状況もWeb上ですぐに確認できるのです。

いかがでしょうか?私たちは、AI+ 人 + クラウドで人手不足は解決できる!と信じています。ご興味がある方は、ぜひこちらをご覧ください。

〉関連サービス: RICOH Cloud OCR for請求書
〉関連サービス: MakeLeaps

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