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業務効率化に役立つツール
- AIを活用して業務効率を向上

働き方改革関連法案の一部が施行されたこともあり、いかにして自社の業務効率化を実現するか、模索している中小企業も多いことでしょう。そんな中で、業務効率化を実現するためには、ツールの導入は不可欠と言えます。

業務効率化を実現するためには、ツールの導入は不可欠

働き方改革関連法案の一部が施行されたこともあり、いかにして自社の業務効率化を実現するか、模索している中小企業も多いことでしょう。 社員・スタッフ1人1人の意識とスキルを高めることで業務効率化を図るという正攻法はもちろん素晴らしいのですが、やはり業務効率化を実現するためには、ツールの導入は不可欠と言えます。

ツール導入により業務効率化を実現したいと思った時には、「どの業務を効率化するか」「その業務をどのツールで効率化するか」の2ステップで考えることをおすすめします。

<効率化すべき業務を見つける視点>
1.その業務の発生頻度は?
2.その業務の業務量は?
3.その業務内容は単純作業か、複雑作業か?

発生頻度が高く、業務量が多く、単純作業であればあるほど業務効率化に適している業務と言えます。逆に、年に数回しか発生しないような業務や、経験豊富なメンバーが熟考を重ねないと処理できないような業務は、業務効率化には不向きと言えます。

<業務効率化のためのツールを選定する視点>
1.分厚い説明書を読みこんだり、研修を受けたりしなくても直感的に使えそうか?
2.普段行っている業務フローの中にそのツールを組み込めそうか?
3.価格はその機能に対して適正か?

業務効率化を謳っているツールは非常に多く市場に出回っていますが、価格も機能も選択肢が多すぎて、どのツールを選んだら良いか分からないという方も多いのではないでしょうか。

もちろん、ツールならどれでも良いわけではなく、自社の課題をしっかり見極めてそれに合ったツールを選定することが大切であり、価格は、その急所を解決する費用対効果と照らして考えるのが良いと言えます。まずは予算ありきではなく、各ツールにどのような機能がついているのか、その機能で自社の課題を解決できそうかどうかという広い視野で見てみましょう。

また、業務効率化ツールにはAI(人工知能)を搭載しているものとそうでないものがあります。もちろん、価格的には非搭載のほうが安くつきますが、AIを搭載しているツールを使えば、これまで人間が多くの工数を投入して行ってきた複雑な業務を短時間で処理してしまえることが多く、より業務効率化の効果が期待できるため、できれば長い目で見てAI搭載のツールを選ばれることをおすすめします。

効率化すべき業務を特定しツールを導入したら、学習をさせる

上記2ステップで効率化すべき業務を特定し、その解決に役立ちそうなAI搭載の業務効率化ツールを選定できたら、さっそく使ってみましょう。

ただ、AI(人工知能)という言葉の響きから、「AIは自分で勝手にどんどん賢くなっていくから、導入後は放っておいても良い」と考えられる方がいらっしゃるかもしれませんが、この考え方は正しくはありません。

AIも人間の子どもと同じように、徐々に知識を吸収していくことで賢くなっていきます。また、時には間違った判断をすることもあるため、間違っている場合に「これとこれの判断は正しいが、これは間違っている」ということをしっかりと指導してあげる必要があるのです。 このAIに勉強させるためのデータを学習データと言います。

例えば業務効率化のためにAIを搭載した会計ツールを導入したとしましょう。取引の仕訳をする際にAIが取引内容から勘定科目を推察して、会計ツールに自動的に記入してくれます。AIが自動記入した勘定科目に問題がない場合はそのまま処理を進めれば良いのですが、もし間違っている場合には「この企業とのこの取引はこの勘定科目だよ」ということを教えてあげると、次からAIは前回の間違いを繰り返さないように学習してくれます。

このようにAIがより賢くなるための学習データ量が多ければ多いほど、AIは正しい判断ができるようになります。また先ほどの例のように、間違った判断・処理をAIが行った場合にしっかりと間違いを指摘し、正しい処理方法を教えてあげるということを地道に行い続けることで、賢くなるスピードも上がっていくことでしょう。

特に毎月、仕訳と勘定科目決定が何千回も必要となる会計処理を月末・月初に行っている企業の経理ご担当者にとっては、仕訳と勘定科目決定をAI搭載の会計ツールが自動で行ってくれ、自分はその処理が正しいかどうかのチェックをするだけで済むようになれば、業務効率が格段に高まるはずです。

ツールを導入する際には、導入効果目標を明確にする

このように、AIを搭載した業務効率化ツールを導入すれば、ほとんどの場合、驚くほど業務効率は高まるでしょう。でも、せっかく費用をかけて業務効率化ツールを導入するからには、「すごく業務効率がアップした」などのように定性的(感覚的)に喜ぶのではなく、「毎月20時間もかけてこなしていた業務が10時間ですむようになったので、業務効率が200%になった」というように、定量的にその成果を図るべきです。

もちろん、使い始めてから指標を採るのではなく、ツール導入前に導入効果目標を明確にしておきましょう。

例えば、
・この業務効率化ツールを導入することで〇〇の業務効率を200%にして
・スタッフAさん・Bさん2名の業務工数を毎月合計20時間削減し
・2名の残業時間を20時間減らす
・さらにその仕事の後工程の業務を担当するCさんの業務も毎月10時間削減
・部門としては毎月合計30時間の残業時間を削減
・福利厚生や租税公課も含めた人件費概算を2,000円/時間とすると毎月6万円の削減効果
⇒ツール利用料が1.5万円/月なので、確実にペイする

などのように、定量的に目標設定を行い、最低でも毎月1回は実績を確認してPDCAを回していくことをおすすめします。

現在、日本国内における業界別AIの活用度合いは、金融業がトップ、次に情報通信業、製造業と続くそうです。自社内に大量のデータが蓄積されていればいるほど、AIを搭載したツールの導入時にスムーズに事が進み、また導入後のAIの学習スピードを高められると言えます。

ぜひ、業務効率化ツールの比較検討と共に、自社の各業務を「データ化・定量化」することを心がけておいてくださいね。

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