COLUMN

請求書の送付状の正しい書き⽅・基本マナーは?ケースごとの例⽂も紹介

請求書を送る際に送付状が必要な理由、送付状に記載する項⽬や挨拶⽂の書き⽅、送る際のマナーなどを詳しくご説明します。


受発注・請求 2020.02.20

請求書を送る際に送付状をつけるものの、正しい送付状とはどういうものか、作成する際のマナーがよくわからないという⽅も多いのではないでしょうか。送付状は会社や担当者の印象にもつながるので、正しい書き⽅を知っておくことは重要です。

この記事では、送付状を請求書につける理由、送付状に記載する項⽬や挨拶⽂の書き⽅、送る際のマナーなども詳しく説明していきます。シチュエーションに応じた送付状の例⽂も紹介しているのでぜひ参考にしてください。

請求書に送付状が必要な理由は︖

送付状とは、請求書や郵便物などに添えて、挨拶を述べたり、送付内容を記載したりする⽂書のことです。カバーレターや添え状などともいいます。ビジネスシーンでは、よく⽬にする⽂書の⼀つです。メールで請求書などを送る場合には、メールの本⽂が送付状の代わりとなります。そのため、別途送付状を作成して送る必要はありません。

請求書を郵送やFAXで送る際になぜ送付状が必要かについて、以下で解説していきます。

ビジネスマナーとして送付状は必須

業界に関係なくビジネスにおいて、⽂書や郵便物などを送る際には、送付状を添えるのがマナーとなっています。そのため、請求書を送る際には送付状は忘れずに添えるようにしましょう。

間違いや漏れがないかチェックするため

郵送・FAXどちらの場合でも、請求書などの重要書類を送る際には送付状は必須です。マナーという意味合いだけでなく、内容の確認という意味でも重要です。送付状には、送付する内容を記載するので、送る側・送られる側双⽅にとって、枚数や内容に誤りがないか確認ができます。また、万が⼀送付先を間違ってしまった場合にも、被害が最⼩限に抑えられます。

補⾜の説明も可能

送付する請求書や書類に補⾜説明やメッセージを加えたい場合にも、送付状は役⽴ちます。同封した請求書が何に対する請求書なのか、相⼿が忘れている可能性もあります。送付状に詳細の説明を記しておくことで、トラブルも回避できるでしょう。

請求書の送付状に⼊れる項⽬

請求書の送付状に記載する項⽬としては、以下があります。

・宛先の情報(社名・部署名・担当者名)

・送付する年⽉⽇

・送信者の情報(社名・部署名・担当者名・連絡先)

・挨拶⽂・本⽂

・記書き(送付する書類の内容・枚数)

宛先は、会社宛に送る場合には、「〇〇〇(社名)御中」と書き、担当者宛に送る場合は、社名に加えて部署や役職名も⼊れます。社名を書く際は、(株)など略式で書かないように注意してください。また、送信者の情報は宛先よりも下の位置にくるようにしなければいけません。

記書きの部分は、始めに「記」と書き、書類の内容や枚数を記載したうえで、最後は「以上」と締めます。宛先や送信者の情報は誤りがないように⼊念にチェックするようにしましょう。

請求書の送付状で知っておきたい4つの基本

送付状をつける際には、押さえておきたいポイントがあります。以下で4つの基本ポイントを⾒ていきましょう。

送付状はA4サイズ1枚にする

送付状に定められた形式はありませんが、A4サイズ1枚にまとめるのが⼀般的です。どうしても複数枚になってしまう場合は仕⽅ありませんが、可能な限り1枚にしましょう。

送付状は1枚⽬に来るようにする

郵便で送る際には、相⼿が封筒を開けたときに最初に送付状が確認できるよう、請求書の上に送付状を重ねます。相⼿が郵便物の内容を把握しやすくするためです。また、FAXで送る際も同様に、送付状は1枚⽬にして送りましょう。

封筒に⼊れる時は三つ折りにする

印刷されている⾯を内側にし、請求書と送付状を重ねます。三つ折りにするときは⽤紙の下を先に内側に折ってから上を内側に折りましょう。こうすると、相⼿が⽂書を開いたときに印刷⾯の上部から読めます。三つ折りの場合の封筒サイズは⻑形3号、折らない場合の封筒サイズは⾓2封筒が最適です。

封筒の表に「請求書在中」と記載する

封筒が縦型であれば表⾯の下のほうに、横型であれば表⾯の下または右下に「請求書在中」と記載します。送付する請求書が多い場合は、スタンプを使うと便利です。請求書であることが⼀⽬でわかるので、相⼿も処理がしやすくなります。

請求書の送付状での挨拶の書き⽅

送付状には、さまざまな挨拶の⽂⾔が使⽤されています。ここでは、送付状の挨拶⽂の書き⽅を解説します。

時候の挨拶は⼊れるべき︖

送付状を書く際は、基本的に時候の挨拶は⼊れなくても問題はありません。挨拶よりも⽂書の中⾝が重要視されるためです。省いても失礼にはあたらないと考えるのが⼀般的でしょう。

正しい頭語と結語の使い⽅

時効の挨拶は不要ですが、頭語と結語は必要です。⼀般的によく使われるものを覚えておくと、ビジネス⽂書を作成するときに便利です。ビジネス⽂書でよく使⽤する頭語と結語は、主に以下の3つがあります。

・祝い状・詫び状などかしこまった⽂書の場合
頭語「謹啓」
結語「謹⾔」

・⼀般的な⽂書の場合
頭語「拝啓」
結語「敬具」

・前⽂を省略する⽂書の場合
頭語「前略」
結語「草々」

⽀払いがされない場合はどうする︖

請求書を送付状とともに送っても、何らかの不⼿際で⽀払いがされない場合があります。その場合の対処法を紹介します。



メールで確認する

請求書を送る際、送付状には⽀払いの期⽇を記載しておきましょう。そのうえで、期⽇までに⽀払いがされない場合は、メールで相⼿先に確認をします。何らかのトラブルが起こっていたり、請求書が届いていなかったりする可能性もあるので、丁寧な⽂⾯で確認することが⼤切です。

請求書を再送する

メールで確認がとれなかったり、何かの⼿違いで請求書が届いていなかったりした場合には、請求書を再送しましょう。再送する場合の請求書の⽂例は、次で紹介するので、ぜひ参考にしてください。

請求書の送付状の例文

ここでは、具体的な請求書の例⽂を紹介していきます。ケースごとに紹介していくので、あてはまるものをぜひ参考にしてください。

通常の請求書に同封する送付状

通常の請求書に同封する場合の送付状例です。

新年に請求書を送る際に同封する送付状

新年に請求書に同封する場合の送付状例です。

年末に請求書を送る際に同封する送付状

年末に請求書に同封する場合の送付状例です。

再請求する際に同封する送付状

再請求する場合に同封する送付状の例です。

まとめ

ビジネスにおいて、⽂書や郵便物に送付状をつけるのは基本的なマナーです。また、相⼿が内容物を確認する際にも役⽴ちます。特に、請求書のような重要書類を送る際には、トラブルを防⽌するためにも送付状は必ず添えるようにしましょう。

送付状を作成する際は、特に宛先や送信者の情報に間違いがないかしっかりチェックしましょう。また、挨拶⽂や封筒の⼊れる順番などにも配慮することが⼤切です。会社や担当者の印象にも繋がりますので、正しい送付状の基本を押さえて、この記事で紹介した例⽂なども参考に作成してみてください。

記事一覧に戻る
関連記事

CONTACT

お問い合わせ

リコートレードエコシステムや各種サービスに関するお問い合わせはお気軽にご相談ください。