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経理業務プロセスの
効率化手法

働き方改革の関連法が改正・施行により、国内の中小企業では社員の働き方を変えるべく、色々な施策を試してみられていることと思います。
そのような中、効果が出ている部門と、そうでない部門の違いがあるようです。

経理業務プロセスの効率化手法

働き方改革の関連法が改正・施行されたこともあり、国内の中小企業では社員の働き方を変えるべく、色々な施策を試してみられていることと思います。

一方、営業部門ではテレワークを導入することで労働時間の短縮につなげやすいが、経理部門などのバックオフィスでは、なかなか業務プロセスを効率化することは難しいなど、部門によってその成果には違いがあるようです。

経理部門の業務はカバー範囲が広く、プロセスを簡略化しづらい

経理部門にとっての「お客様」には「社内」と「社外」との2種類があります。

社内で発生する仕事の多くは、日々の経済活動の中で発生する仕入れ管理、売上管理、現金出納管理、税金計算、給与・保険料計算や社員の経費精算などを行うことに加え、年次決算・月次決算のための財務諸表や試算表の作成などがあります。

社外の業務には主にお取引先企業への請求や支払、入金管理と税金の納付などがあります。経理部門は非常にカバー範囲が広いですね。

いずれの業務も金銭が絡むためミスが許されないものですが、管理する帳票・証憑が多くなるに比例してミスは多くなってしまいます。また、社内・社外の「お客様」と連携しながら業務を行う必要があるため、自分のペースで仕事を進めづらく、業務プロセスを簡略化・効率化しづらいという特徴があります。

経理部門業務プロセス効率化のポイントは自動化

経理部門の業務プロセスを効率化しづらいもう1つの理由として、「締日や月末などに業務が集中しやすい」点が挙げられます。特に毎月ルーティンで発生する買掛・支払管理においては、仕入れ先から届いた請求書の内容を確認し、請求書に基づき仕入れ先へ代金を支払うという業務を行わなければなりません。

この買掛・支払管理業務は、さらに具体的には、
・請求書に基づき仕入れの会計計上を行い
・仕入れ先への「買掛金」を計上し
・買掛金元帳(仕入先元帳)を使って買掛金を管理し
・買掛金の決済が期日通りの行われているかを確認し
・支払済みの買掛金を取り崩す
という処理をしていくはずです。

これらの一連の業務プロセスを手作業やExcelなどを使って行っていては、膨大な時間がかかると同時に、少なからずミスが発生してしまいます。業務プロセス効率化のためには、クラウドサービスなどを使ってこれらの業務をできるだけ自動化、ペーパーレス化することがポイントです。

例えば、取引先から届いた請求書を処理する際には、
1.経理担当者がペーパーナイフで開封し
2.請求書を取り出し、
3.請求内容と金額を確認し
4.仕入れ担当者からの報告内容と合っているかを照会し
5.金額や支払日付を社内管理用のExcelなどに入力し
6.支払予定額と消込額をシステムに入力し
7.上長の承認を得るために承認依頼メールを送信する

・・・というような業務プロセスを踏むはずです。これらの業務プロセスの大半を自動化してしまうことを目指しましょう。

請求書の情報はOCRサービスで自動的に読みとってしまう

クラウド型のOCRサービスを使えば、届いた請求書をスキャンするだけで、各社が違うフォーマットで送ってくる請求書に記載されている情報をAIが全て自動で読み取ってくれます。その読み取った内容を支払用の会計システムに自動転記する設定をしておけば、「〇月〇日に△△産業に〇円を入金する」という支払指示が、ほぼ自動でできてしまうのです。

経理ご担当者は自動転記された内容を確認し、問題がなければ「支払承認ボタン」を押すだけで業務が終了します。社内で使っている各種サービスとAPI連携をしておけば、例えば取引先企業ごとの年間支払総額などを分析することもできるでしょう。

これまで紙ベースで届いた請求書を目視しながら支払金額を会計システムなどに手入力する、という業務プロセスを踏んでいた経理ご担当者からすると、驚くほど簡単・スピーディに処理ができるはずです。

OCRサービスは「設計レス」が主流に

「確かに請求内容を自動的に読み取ってくれたら業務プロセスの改善につながるだろうけど、各社バラバラの請求書フォーマットをOCRで読み込むには、読み込むための設計が必要なのでは?以前見積もりを取ったら初期投資で数百万円もかかると言われたよ」という方もいるでしょう。

実はつい数年前までは、請求書をOCRで読み込むためには事前設計が不可欠でした。請求書の内容を読み取るために、事前にこの企業の請求書はここに項目、ここに金額が書いてある、ということなどを指示しなければならなかったのです。

それが、AIの発達により「設計レス」によるOCRが実現しました。つまり「どんなフォーマットの請求書であっても、スキャンをすればAIが内容を読み取ってくれる」ことが可能となったのです。このAIの発達により、請求書をOCRで読み込み、データ化するということが可能となりました。

カバー範囲が広く、なかなか自分のペースで業務を進めることができない経理部門において、業務プロセスを効率化することはなかなか難しいと言えますが、まずはご紹介したように毎月処理を行っている請求書をOCRで読み取ることから始めると、活路が見いだせるかもしれません。ぜひお試しください。

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