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解決率の高いFAQサイトを作るには?
レイアウトのコツまで徹底解説!

解決率の高いFAQサイトを作るには?レイアウトのコツまで徹底解説!

FAQサイトとは、顧客からのよくある質問やその回答をまとめたWebサイトのことです。近年、企業に対しては、顧客満足度の向上や業務効率化などのために、質の高いFAQサイトが求められる傾向にあります。この記事では、FAQサイトとは何か、活用するメリット、解決率が高いFAQサイトを作るポイントを解説しています。自社のFAQサイト作成の参考にしてください。

1. FAQサイトとは?

FAQサイトとは、顧客からのよくある疑問や相談をまとめたWebサイトのページです。「Q.分割支払はできますか?」「A.できます」などの形式で作成されます。

FAQサイトは、インターネットが普及し、企業がサービスサイトを持つようになってから活用されるようになりました。現在では多くの企業が採用していますが、十分な効果を発揮できていない企業も少なくありません。次項から、手順やレイアウトのコツなどを解説します。

2. FAQサイトを作成するメリット

FAQサイトを上手に活用すれば顧客と企業の双方にメリットがあります。ここでは、3つの観点から解説します。

顧客満足度の向上につながる

時間や場所を問わず、すぐに回答を得られるFAQサイトを運営すれば、結果として顧客満足度の向上につながります。営業時間内に電話ができない顧客や、すぐに回答を知りたいユーザーのサポートも可能です。

現在は従業員からの福利厚生や就業規則などへの質問に対応するFAQサイトも一般的になってきました。社内向けFAQサイトは、従業員満足度の向上にもつなげられます。

問い合わせ件数を削減できる

FAQサイトによって顧客が自己解決できれば、そのぶん問い合わせ件数が減ります。そのため、定型的な質問にわざわざスタッフが対応する必要も少なくなるでしょう。

結果として、カスタマーサポートの負担軽減や、従業員が本業に集中しやすくなることにつながります。

マーケティングに活用できる

FAQサイトへのアクセス数や回答への反応などのデータを分析すると、顧客ニーズを発見できます。たとえば、関連ツールとの連携についてのFAQがよく読まれていれば、拡張性のニーズが高いことがわかります。操作方法へのアクセスが多ければ、ユーザーインターフェースに問題があるかもしれません。

このようなフィードバックを効率的にするには、FAQサイトと連動できるツールを導入し、分析機能を活用することが必要です。

3. FAQサイトを作成する手順

FAQサイトの作成は、「目標設定→質問・回答の作成→FAQシステムの導入→サイト公開」の手順で進めます。それぞれのステップを解説します。

目標を確認する

FAQサイトをどのような目的で作成するか決めましょう。たとえば、顧客満足度の向上、問い合わせ対応の工数削減、業務負担を軽減して離職率を低下させたいなどの目標を決めます。これらについて優先順位と目標数値を達成すると、さらに具体的になります。

必要な質問と回答を作成する

過去の問い合わせ内容を元に必要な質問と回答を作成します。安全や情報セキュリティに関するような重要な内容は、従業員が内容を精査することも大切です。

手元にデータがない場合は、他社のFAQサイトやそれに準じるページを参考にするのもよいでしょう。急がないならば、顧客に対してアンケートやインタビューを実施する方法もあります。

効率的にFAQサイトを構築したい場合には、専門業者を利用するのもよい方法です。ノウハウを持つ業者から、Q&Aのテンプレートやガイドラインの提供などの支援を受けられます。

FAQシステムを選定・導入する

FAQシステムとは、検索機能やレコメンド機能などをFAQサイトに実装できるツールです。また、FAQを効率的に作るための機能や、アクセス分析を視覚化する機能など管理者向けの機能もあります。さまざまなタイプがあるので、自社に適したものを選びましょう。

選定のポイントとしては、Excelファイルやデータベースなど、現在のデータ資源を移行しやすいかどうかが重要です。また、運用者のスキルに応じた使いやすい製品を選びましょう。たとえば、HTMLの知識がなくてもFAQシステムを導入できる製品もあります。

FAQサイトを公開する

FAQサイトを公開する方法の1つは、最初から本運用で公開する方法です。社外ユーザーへのFAQサイトでは、スモールスタートしても利便性が低く運用者の手間もかかるため、この方法がとられます。ただし、重要度が高い情報の内容は十分注意して記述します。

一方、社内向けFAQサイトなどでは、範囲を限定して公開することや、反応をみながら追加・修正していくのもよいでしょう。

4. 解決率の高いFAQサイトのレイアウトのコツ

解決率が高いFAQサイトにするにはどうしたらよいのでしょうか。情報の配置やカテゴリ分け、アコーディオン形式の採用などの6つのコツを解説します。

閲覧数の多いFAQをページ上部に表示する

需要が多いFAQは、サイトの目立つ位置に表示しましょう。トップページにランキング形式でFAQのリストを表示することも効果的です。また、季節によって利用方法が変わる場合や新製品を販売した場合など、アクセスが増えた注目キーワードを優先表示すれば、顧客の利便性も高まります。

このような運用を手動ですることも可能ですが、現在はFAQシステムのデータ分析機能やAIを活用することも一般的です。

FAQをカテゴリ分けする

FAQの量が多い場合は、カテゴリ分けが必須です。製品別や利用目的別など、顧客の立場になって内容を分類しましょう。同一サービスでも、料金プランや解約手続きなどのカテゴリで細かく分けて解決率を高めることも可能です。

カテゴリが適切であれば、顧客は目的の情報にスムーズにアクセスすることができます。また、スタッフへの問い合わせ件数が減りやすくなります。

回答詳細はアコーディオン形式で表示する

回答詳細をアコーディオン形式で表示すると、FAQサイトが見やすくなり、利用者のストレスを減らせます。アコーディオン形式とは、「+」や「>」ボタンを設けておき、回答詳細を見たい人だけが、折りたたまれた情報を開ける方法です。

FAQサイトは網羅性も大切ですが、薬の注意書きのような読みにくい印象を与えることは好ましくありません。すっきりしたレイアウトになるアコーディオン形式を積極的に活用しましょう。

問い合わせ動線を設置する

FAQサイトのみで解決できなかったときのルートも用意しておき、適切に誘導しましょう。

FAQサイトからの問い合わせ動線でまず効果的なものは、チャットボットです。チャットボットとはAIやプログラムが、文字入力や音声入力に会話方式で応対するシステムです。FAQサイトよりも柔軟な対応が可能なことが特徴で、たとえば自由形式のテキストをAIが解釈して適切な回答を表示できます。利用者が見つけられなかった回答を適切に表示することができ、満足度も高まります。

関連するFAQへの動線を設置する

複数の疑問を抱えてFAQサイトに訪問するユーザーも多いため、関連するFAQへの動線を設置しておくことも有効です。たとえば、タブレット端末のFAQなら「電源ボタンを付けても反応がない」という問題が解決できたら、「バッテリーがすぐに切れる」などのFAQも表示するなどです。こうすることで、さらなる解決を促せます。

ただし、関連情報の動線を整理するには、顧客行動を解析しなければならないことも少なくありません。そのため、シナリオ作成をサポートする機能を持つFAQシステムを導入する企業も増えてきました。

レスポンシブデザインにする

レスポンシブデザインとは、ユーザーのデバイスや画面サイズに応じて表示レイアウトが変わるWebサイトの仕様です。たとえば、小さな画面のスマートフォンでもFAQの内容が見やすく表示されます。

レスポンシブデザインで設計することは、運用側にとってもメリットがあります。パソコン用とスマートフォン・タブレット端末用でサイトを分けて作らなくてもよいからです。

5. 解決率の高いFAQサイトを作成するためのポイント

ここでは、解決率の高いFAQサイトを作成するために、検索性向上やチャットボットの併用など5つのポイントを解説します。

検索機能を使いやすくする

スムーズに必要な情報にアクセスしてもらうためには、検索機能が重要です。たとえば、キーワード検索をすると、FAQサイトでヒットした内容を一覧表示するなどです。

ただし、高度な機能を実装すればよいわけではありません。よく検索されるキーワードを選べるようにしておくなど、顧客の検索負担を軽くすることにも配慮しましょう。

理解しやすい回答を作成する

回答内容は新規顧客で基礎知識を持っていない人に合わせることが基本です。したがって、専門用語はできるだけ避け、誰が読んでもわかるような表現を使います。

また、文字情報だけでなく、図や画像も積極的に用いましょう。直感的に理解できる説明は解決率を高めるからです。複雑な説明を必要とする回答で動画を使うこともめずらしくありません。

チャットボットを設置する

FAQサイトの補助として、または解決できなかったときの手段として、前述したようにチャットボットを設置する企業が増えています。チャットボットに会話方式で質問したり、チャットボットから提示された選択肢を選んだりすることで、目的の情報に辿り着ける確率を高められるからです。

近年はAI搭載のチャットボットも増えており、定型的な内容だけでなく複雑であいまいな内容にも対応できるようになってきました。チャットボットをFAQサイトと有人接客の間に挟むことで、解決率を高められます。

最新の情報を掲載する

FAQサイトの情報更新も重要です。回答内容が古くて役に立たない情報になっているかもしれないからです。また、新旧の情報が混在することで、検索性が悪くなることもあります。FAQサイトは作ったら終わりでなく、現在の状況に合わせて最適化を続けることが大切です。

フィードバックを受けて見直す

ユーザーからのフィードバックを受けて、定期的に内容や表現を見直し、改善することも必要です。たとえば、カスタマーセンターに「FAQサイトがわかりにくい」などのクレームが来たら、その原因を考える必要があります。

FAQシステムのなかには、「解決しましたか?」などの質問をポップアップして、自動的にアンケートが取れるものもあります。結果を分析することで効率的な改善ができるでしょう。

6. まとめ

オンライン経由で自己解決したいユーザーが多いなか、FAQサイトの重要性が増しています。ただ、FAQサイトだけでは限界があるため、導入が進んでいるのがチャットボットです。チャットボットは会話形式の柔軟な応対ができるため、顧客の解決率を高められます。

RICOH Chatbot Serviceは学習済みのAIを使用し、表記ゆれを自動で吸収できるチャットボットです。FAQサイトにタグをコピー&ペーストするだけの簡単導入で、自動運用をスタートできます。Q&Aのテンプレートや作成ガイドの提供などの手厚いサポートもあるため、安心してお任せください。

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