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生産管理の業務効率化を進めるのに有効なチャットボット活用法

生産管理の業務効率化を進めるのに有効なチャットボット活用法

現在、各業界・業種での業務効率化は欠かせませんが、特に製造業などの生産管理において、業務効率化は急務となっています。
そこで今回は、生産管理の業務効率化を進める方法の一つとして、問い合わせ業務の効率化に有効なチャットボットの活用方法をご紹介します。

1. 生産管理の業務課題

一般的な生産管理の業務においては、さまざまな課題があります。その中でもよくある課題は次のことがあります。

・手配漏れや誤発注 生産管理と一口に言っても、さまざまな業務がありますが、中でも販売計画にもとづき、出荷計画や生産計画を立て、生産に必要な資材や人員の手配や発注を行う業務は重要です。その手配に漏れが出たり、誤発注が生じたりすると計画全体に支障が生じてしまいます。

・生産負荷の偏りによる標準化の必要性 生産に偏りが見つかった場合には、調整して標準化する必要があります。

・不良率の最適化 もし不良品が多いなどの場合には、生産工程そのものを見直す必要があり、最適化を図る必要があります。

・部署間のコミュニケーション不足 部署間のコミュニケーションがうまくいかないと、フローに遅れやミスが生じ、コミュニケーション不足が起きることが懸念されます。

・問い合わせ対応の負荷が大きい 発注方法や必要な書類に関する社内外からの電話やメールでの問い合わせが多く、対応しきれない、もしくは対応に追われてコア業務に集中できないといった課題があります。

2. 問い合わせ対応業務はチャットボット活用で解決

社内外の問い合わせ対応が多く、生産管理業務に支障が生じている場合に、解決策として挙げられるのが、チャットボットです。

チャットボットとは、人からの質問に対してロボットが自動で返答を返す自動会話プログラムです。近年はWebサイトやアプリに実装され、ユーザーが手軽に問い合わせや情報取得のできるツールとして導入が進んでいます。

社内・社外のそれぞれで発生するよくある質問をチャットボットに登録しておけば、自動で回答できるため、無人対応が可能となります。

また電話での問い合わせと異なり、営業時間外でも対応でき、24時間365日対応ができる点も大きな特徴です。

3. チャットボットで生産管理の業務効率を上げるには

チャットボットを活用することで、生産管理の業務の効率化につなげることができます。例えば、次の活用法が考えられます。

・問い合わせ対応業務時間を削減 問い合わせ対応を一部チャットボットで吸収できれば、対応時間の削減につながり、業務効率化が実現します。

・コア業務に集中できる 問い合わせ業務が削減できれば、その分、コア業務へ時間を割くことができるので、集中でき、結果的に生産性向上につながります。

・問い合わせの機会損失を防止 電話や問い合わせフォームからの問い合わせよりもユーザーのハードルが低いため、問い合わせの機会損失を防ぎます。

・問い合わせ品質向上 お問い合わせ内容のデータを見える化することで、チャットボットが答えられなかった質問や満足度の低い回答を見直しやすくなるため、お問い合わせ対応の品質を上げていくことが可能です。

・ユーザーのニーズを把握でき、さらなる業務改善が図れる 無人対応であるため、電話やメールでは得られなかった本音を、チャットボットならユーザーから引き出すことができることもあります。そうしてユーザーの生の声を拾い上げることで、業務改善に生かすことができます。

4. まとめ

生産管理の業務効率化の中でも、問い合わせ対応業務の効率化は、早急に取りかからなければならないものです。

リコーの「RICOH Chatbot Service」は、生産管理業務が欠かせない製造業の方々にもおすすめのチャットボットサービスです。
使い慣れたExcelで作ったQ&Aデータを読み込むだけですぐに利用開始でき、業種別FAQテンプレートもご用意しているので、導入の手間に不安を感じている方にもおすすめです。

チャットボットで生産管理を効率化する方法をご検討の場合には、ぜひお気軽にご相談ください。

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