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業務改善にツールを導入するメリットや役立つツールを機能(種類)別に紹介

業務改善にツールを導入するメリットや役立つツールを機能(種類)別に紹介

業務改善を目指すために、ツールの導入を検討している担当者も多いでしょう。この記事では、社内業務の効率化を目指している企業の担当者に向けて、業務改善ツールの導入が注目される背景や導入で得られるメリット、ツールを選ぶ際の注意点を解説します。あわせて、業務改善に役立つツールも機能別に紹介します。ぜひ参考にしてください。

1. 業務改善ツールとは

業務改善ツールとは、自社の業務改善を図るためのサポートツールを指します。IT技術の進化により業務改善をスムーズに進めるには、ITツールの活用が必要不可欠です。業務改善ツールを活用すれば、業務の可視化や自動化、業務時間の削減や人事や労働時間の管理、経営計画達成など、さまざまな課題の解決に役立ちます。

2. 業務改善ツールの導入が進められている背景・目的とは

業務改善ツールの導入が進んでいる理由は何なのでしょうか。ここでは、業務改善ツール導入が進む背景や目的について解説します。

労働力の減少に伴い、生産性を向上させる必要が生じた

日本では、少子高齢化が加速化しています。少子高齢化に伴って、労働人口も減少しており人材不足に陥っている企業も少なくありません。しかし、人材が不足しても業務量は変わらないため、生産性向上を目的として業務改善ツールの必要性が増しています。

業務の効率化のために可視化が必要になった

日本の場合、業務の課題が明確化されていないために、改善すべき点が把握できず、業務上でムダや非効率的なことが生じているケースがあります。ムダを排除して生産性を高めるには、業務を可視化することが重要です。業務を可視化することで、業務改善につながるとして、業務を可視化できるツールにスポットが当たっています。

働き方改革などに伴う環境整備の課題に対応するため

政府による働き方改革の推進などに伴い、短時間労働化への対策は急務になっています。また、テレワークなど多様な働き方や就業形態に対応する必要もあります。これらへの対応として、業務改善ツールは期待されています。

DX(デジタルトランスフォーメーション)の重要性が高まっているため

2018年9月・経済産業省発表の「DXレポート」によると、DX推進がされない場合、2025年以降年間で最大12兆円の経済損失が生じる可能性があるとされています。いわゆる、「2025年の崖」です。

これを受け、2020年12月の経済産業省ではDXの加速に向けた中間報告書を発表しています。それによると、DX化が進む企業と進んでいない企業が二極化しつつあるとされています。世界的なコロナ禍で企業環境は不安定になっており、環境変化への対応は必須です。迅速な対応をするために、業務改善ツールが役立つでしょう。

ツールによる業務改善が主流になっている

上記で解説した流れを受けて、現在ではツール導入で業務改善を図るという流れが進んでいます。導入される業務改善ツールは、主にITツールであることも特徴です。
3. 業務改善ツール導入で得られる5つのメリット

業務改善ツールを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。以下では、5つのメリットを解説します。

1.生産性向上に役立つ

業務改善ツールの導入により、単純な業務の自動化が可能です。人が行う必要のない業務が自動化されるため、重要な業務に集中できるようになります。また、業務が可視化されることで、業務が改善される点も大きなメリットでしょう。業務の可視化で業務進行のミス防止にもつながるため、生産性の向上に役立ちます。

2.労働環境改善に役立つ

業務改善ツール導入によって、労働環境改善が期待できます。業務改善ツールを導入すれば生産性が向上し、業務にかかる時間は軽減されます。結果として、不要な残業がなくなるなど社員の負担が減り、労働環境改善につながるでしょう。また、長時間労働の低減なども期待できるため、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなり、満足度向上につながります。

3.サービスや品質の向上につながる

業務改善ツールを導入すると、業務の自動化や負担軽減につながるため、今まで業務にかけていた時間が削減できます。プロジェクト管理にかかっていた多くの時間が削減できるため、その分サービスや品質の向上といった部分に時間をかけやすくなります。品質向上によって、顧客満足度の向上なども見込めるでしょう。

4.コスト削減につながる

業務改善ツールの導入で、コスト削減できるケースもあります。例えば、従来は紙で印刷・郵送していた契約書や請求書などをツールで電子化すれば、印刷にかかる紙代やインク代、郵送費などのコストが削減できます。印刷や郵送の手間もなくなるため、人的コストの削減にもつながるでしょう。

5.属人化を防ぐことができる

ツールを活用して業務フローを簡潔にしたりマニュアルを作成したりすると、業務プロセスが共有できるため属人化を防げます。また、コミュニケーションツールを導入し、タスク管理や業務内容の共有などを行うことも属人化の防止につながるでしょう。
4. 業務改善に役立つ代表的なツール機能(種類)9選

日々の業務をIT化するための、さまざまツールがあります。ここでは、代表的なツール機能を9つ紹介します。

1.社内外からの問合せに対応するためのツール(マニュアルを電子化して公開するツール、FAQ、チャットボットなど)

社内外からの問い合わせに対応するためのツールがあります。例えば、マニュアルを電子化して社内ポータルやグループウェアなどで共有するツールなどです。これにより、いつでも最新版のマニュアルを参考にでき、業務改善につながります。

また、チャットボットの導入も効果的です。チャットボットとは、問い合わせに自動で回答できるシステムのことで、よくある質問に適切に対応できます。社員が対応する必要がないため、24時間対応が可能になります。

2.プロジェクトやタスクを管理するツール

企業にはさまざまなプロジェクトがあり、1人で複数のプロジェクトを掛け持ちするケースもあるでしょう。タスク管理ツールでは、従来はバラバラに管理していたプロジェクトやタスクを一括で管理できます。タスクの期限や進捗状況などが可視化されるため、個人のタスク管理が楽になるだけでなく、適正な業務の割り振りなどにも役立ちます。

3.資料・書類・名刺などの管理ツール、ファイル・メモ共有ツール

資料や書類、名刺などの管理ツールやファイルなどの共有ツールを導入すれば、テレワークなどでも役立ちます。資料や文書ファイルなどを共有できるツールを使えば、インターネット環境さえあれば社内のパソコン以外からでもファイルの閲覧や同時編集などが可能です。どこからでも作業できるため、業務の効率化が見込めます。

4.経理業務、給与計算を自動化するためのツール

経理業務や給与計算などは複雑で、人の手ですべて行おうと思うと時間も手間もかかりますし、ミスをする可能性もあります。経理業務や給与計算を自動化できるツールを導入すれば、手間のかかる勤怠管理、請求書の発行や支払い処理なども自動化できます。経理担当者の負担が軽減し、人的コストの削減にもつながるでしょう。

5.コミュニケーションを円滑にするためのツール

企業において、社員同士のコミュニケーションは重要です。コミュニケーションを円滑にするツールとしては、チャットツールやビデオ会議システムなどが挙げられます。チャットツールなどを利用してチームごとのチャンネルを用意すれば、気軽にやり取りできます。また、ビデオ会議システムなら、遠隔地にいる社員や顧客とも顔を合わせて会議でき、コミュニケーションの活性化も期待できます。

6.長時間労働を減少させるためなど、単純な入力業務を自動化できるRPA(Robotic Process Automation)ツール

RPAツールとは、単純な入力業務などを自動化できるツールです。パソコン作業を自動化できるだけでなく、ソフトウェアやアプリケーションを横断できるという点が特徴です。単純作業を社員が行わなくてもよくなるため、業務負担が軽減します。これにより、長時間労働や不要な残業などの減少が期待できるでしょう。

7.マーケティング業務を自動化するMA(Marketing Automation)ツール

MAツールとは、マーケティング業務を自動化するツールです。見込み客の育成やリードの獲得などは時間も手間もかかる作業です。例えば、顧客情報の管理や顧客それぞれに合わせた情報発信などが自動化できます。これにより、見込み客へのアプローチの精度が高まって、マーケティング業務の効率化が図れます。

8.顧客や見込み客を管理できるCRMツール

CRMツールとは、顧客や見込み客の情報を一括管理できるツールです。顧客の個人情報や購入履歴、問い合わせ履歴などを蓄積できます。CRMツールを活用することで、顧客情報を入力する手間や管理の負担が軽減できます。顧客情報や顧客とのやり取りを社内で共有できるため、他部署との連携が取りやすくなる点もメリットです。

9.営業活動に必要な様々な機能を備えたSFAツール

SFAツールとは、営業活動に必要な機能を備えたもので「営業支援システム」とも呼ばれています。SFAツールにもさまざまな種類があり、顧客情報と位置情報を組み合わせた訪問スケジュール管理ができるものや売上予測、データのグラフ化などができるものがあります。営業ノウハウを共有できるため、営業活動の効率化が図れるでしょう。
5. 業務改善ツールを選ぶ際の課題・注意点

業務改善ツールを導入しただけで、業務の効率化が図れるわけではありません。ツールをどのように使うかが重要です。ここでは、ツールを選ぶ際の課題や注意点を解説します。

自社業務、自社の課題や目的に合ったツールを選ぶ

業務改善ツールを選ぶ際には、自社の業務内容や自社の課題、目的に合ったツールを選ぶことが重要です。企業全体として、なぜ業務改善をする必要があるのか、業務改善ツールを導入する目的を共有しましょう。実際に業務を行う現場と経営層では、業務プロセスの認識や感じている課題が異なっているケースもあります。そのため、現場と経営層のすり合わせも必要です。

業務改善を図る際には、まずは業務を可視化して、改善したい業務を明確にしましょう。そのうえで、課題や問題のある業務を分析し、自社の課題や目的に合ったツールを選んで改善策を実行するという流れになります。

社内システムなどとの連携が可能なものや、使いやすいものを選ぶ

業務改善ツールは、他の社内システムとの連携が必要なケースも多くあります。そのため、自社のシステムとの連携は可能かどうか確認しましょう。また、使い勝手のよさも重要です。操作性が高く使いやすいものを選びましょう。

サポート体制が整っているものや、無料トライアルなどがあるものを選ぶ

サポート体制も確認しましょう。電話やメールによるサポートがあるか、日本語対応されているかなどをチェックします。また、無料トライアルがあるものなら、使用感を確認してから本格導入でき、安心感があるでしょう。

費用対効果も考慮して選ぶ

ツールの導入には費用がかかります。そのため、導入費用は妥当かどうか検討しましょう。費用対効果もしっかりと算定して、より費用対効果に優れているもの、機能と料金のバランスが取れているものを選ぶこともポイントです。
6. まとめ

業務改善ツールの導入は、高齢化社会や働き方改革への対応、DX化の促進などにより注目が集まっています。業務改善ツールにはさまざまな種類があり、自社の課題や問題を解決できるツールを選んで導入しましょう。

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