社内ポータルサイトとは、社内で情報を共有するために作られるWebサイトのことです。社内ポータルサイトが整備されていると、業務上で不明点が生じた際に、求める情報をすぐに入手できます。また、自身が持っている情報を投稿することで、簡単に社内共有ができるというメリットもあります。業務効率化という点で、上手に使えば非常に効果の高い方法です。

社内SNSやグループウェアなどとは異なる

社内ポータルサイトは、社内SNSやグループウェアなどと似ていますが、役割や機能が異なります。

社内SNSは、コミュニケーションや情報共有を担います。また、グループウェアはスケジュールやタスクの共有で業務の効率化を目指すために用いるものです。

一般的なポータルサイトとも異なる

一般的なポータルサイトは、GoogleやYahoo!などから誰でもアクセスできる検索サイトです。社内、社外を問わず、情報が公になっています。社内ポータルサイトは社内のみで使える検索サイトなので、Googleなどからアクセスすることはできません。

社内ポータルサイトの導入によって得られるメリットについて解説します。

迅速な情報共有が可能

社内ポータルサイトを活用すると、大規模な機能でも掲示板機能などを利用することで迅速な情報共有が可能になります。内容を一度書き込むだけで全体に情報配信ができるため、何度もメール発信するなどの手間が省けます。

業務の効率化や生産性の向上につながる

社内ポータルサイトの機能として備わるコミュニケーションツールを使用すると、会議の日程調整や資料の印刷などの手間が省けます。仕事の時間を奪っていく不要な作業が減り、自分の業務に力を注ぐ時間が増えることもメリットです。

リモートワークが推進される

インターネット環境が整っていれば、社内ポータルサイトへアクセスできるため、リモートワークがやりやすくなります。出社コストの削減や、フレキシブルな出社・退社にも対応できるようになり、従業員の働き方改革にもつながるでしょう。

問い合わせ対応の負担が軽減できる

就業規則や福利厚生など、基本的な情報や質問の多い案件をあらかじめ掲載しておくことができます。こうすると従業員自身で必要な情報を確認できます。各部署の担当者は従業員からの問い合わせが減り、業務に専念できるでしょう。

コスト削減につながる

紙で行っていた精算・申請作業を社内ポータルサイトで行うと、ペーパーレス化が図れます。したがって印刷代の削減にもなるでしょう。書類保管スペースを確保する必要がなくなり、業務効率化による人的コストも削減されます。

社内の情報を一元管理できる

部署毎に分散している情報を、社内ポータルサイトで1カ所にまとめて管理できます。これによって情報探しにかかる時間を短縮するだけでなく、書類の重複や混乱を抑制し、収集した情報の抜け漏れを防止することが可能です。

ここでは、社内ポータルサイトの主な基本機能について確認しましょう。

精算・各種申請機能

社内ポータルサイトでは、精算と各種申請の機能が備わっていることが多いでしょう。この機能では物品購入や出張の交通費など、かかった費用を申請し、機能を使って精算することができます。これだけでも経理の手間はかなり減るでしょう。

勤怠管理機能

出社時間や退社時間、有給休暇などを管理する、勤怠管理機能があることも、社内ポータルサイトの特徴です。有給休暇を申請するときは予めポータルサイトから申請できます。病気などで急に休んだ場合も同様です。

スケジュール管理機能

仕事の詳細なスケジュールを管理できる機能です。個人でタスクを入力し、自分の仕事を管理したり、社内でこの情報を共有して、チームで日程調整を行ったりすることができます。お互いの日程がわかるので迅速に打ち合わせが決まるでしょう。

プロジェクト管理機能

プロジェクト管理機能では、チーム内で現在進行形のプロジェクトについて、進捗やタスク管理を共有することができます。メンバーがそれぞれの進捗を把握し、お互いに補助し合いながらプロジェクトを前に進められます。

顧客管理機能

社内ポータルサイトの中には、顧客管理機能を有するものもあります。顧客の情報について社内で誰でも、いつでもアクセスできるようになっていれば、急な問い合わせがあっても、不要な情報収集を必要とせずに対応が可能です。

コミュニケーションツール機能

ポータルサイトを通して、社内の担当者に問い合わせができるコミュニケーションツールは大変便利です。ただ社内からの問い合わせに過剰なリソースを割くことはできません。チャットボットなどのツールを導入し、対応するリソースを削減するのがおすすめです。

レポート機能

レポート機能は、報告書の作成を補助し、作成した報告書を分類、保存する機能です。報告を作成する場合、データをグラフ化する機能などで手軽に作成が可能です。すでに作成した報告書は、外出先からも簡単にアクセスや検索ができます。

掲示板機能

従来、社内報などで発信していたような社内に対する情報を、掲示板を使って一斉に発信できる機能です。掲示板では社員同士のコミュニケーションも可能になるため、相互理解が深まり、社員の間に一体感が出やすいのも良いところといえます。

ストレージ機能

社内で共有したいもの、保管したいデータを、保存しておくことができる機能です。オンライン上に保存できるため、申請書類などが必要になったときにいつでも取り出せて便利です。社員同士で共同編集ができるものもあります。

便利なように見える社内ポータルサイトが機能しない場合には、どのような理由があるか解説します。

簡単に使えない

社内ポータルサイトのなかには使い方が難しく、マニュアルがないと使えないようなものもあります。マニュアルを見なくては使えない社内ポータルサイトは、従業員に浸透しません。不必要な機能が多いと混乱につながるため、自社に必要な機能を選びましょう。

必要な情報がみつけにくい

社内ポータルサイトのなかで情報が散乱していると、必要な情報をみつけるのに時間がかかります。大規模なポータルサイトほど混乱が大きくなるため、検索性能を付けたり、ページのレイアウトやデザインなどの工夫も必要になります。

利用者が少ない

社内ポータルサイトを利用している従業員が少ないと、メリットを十分に活かすことができません。「面倒」「よくわからない」といった使わない理由を排除し、多くの従業員が習慣的に利用できるよう、デザインや使い勝手の工夫が必要です。

情報が古い

社内ポータルサイトに掲載されている情報が古いと従業員の役に立たないため、社内ポータルサイトが利用されず、敬遠される状態につながります。情報は常に更新しつつ、古いシステムの場合は、最新ツールの導入も検討しましょう。

テンプレートの設定がない

テンプレートの設定がないと、情報の掲載方法がバラバラになってしまいます。また従業員が情報を投稿する際にためらってしまい、結果として投稿しなかったり、内容が不十分だったりと、社内ポータルサイトを使わない原因を作ってしまいます。

社内ポータルサイトを上手に活用するコツについて紹介します。

運用目的を明確にして構築する

社内ポータルサイトの運用により、どのような課題を解決したいのか、目的をはっきりさせることが大切です。運用目的があやふやだと、使い勝手も効率も悪くなり、社員から敬遠されてしまうでしょう。

社内ポータルサイトを１つにする

大規模企業では、複数の社内ポータルサイトが存在する場合もあります。しかし、あちこちに情報が分散してしまい、かえって社員の負担が大きくなってしまいます。情報の一元管理こそ利便性を高める方法です。

使いやすいデザインにする

サイト内のデザインについて、デザイン性を重視するよりも、誰もが使いやすい社内ポータルサイトにすることが大切です。どこに何があるのかがわかりやすく表示され、さらに簡単に操作できるような、視認性の良いデザインにしましょう。

情報を更新し続ける

社内ポータルサイトの情報が更新されず古いままでは、従業員が利用しなくなります。したがって、情報を更新し続けることが重要です。常に最新情報を掲載することで、従業員がチェックする必要性を感じるようになります。

セキュリティ対策を行う

人事情報や顧客情報など、社内ポータルサイトには自社の大切な情報が集約されています。厳重なセキュリティ対策は必須です。漏えいが起こってからでは遅いので、アクセス制限や閲覧制限などを行い、あらかじめ情報漏えいを防ぐ体制を整えましょう。

社内ポータルサイトを作るには、自作と外部発注の2つの方法があります。自作をするにはある程度、プログラミングなどの専門知識がなければ不可能です。

専門知識のもとに自作するか、外部発注で社内ポータルサイトを制作した場合、リリースまでの納期はおよそ4カ月から6カ月となることが多いでしょう。サイトの規模によってそれよりも長くかかることもあります。

社内ポータルサイトを作るときの制作からリリースまでの大まかな流れを確認してみましょう。

1．事前準備を行う

構築したい社内ポータルの企画を立てます。同時に、競合他社についてどのような社内ポータルサイトを持っているかリサーチしましょう。

2．要件定義を固める

社員がどのようにアクセスするのか、コンテンツの内容、ボリューム、利用する端末や閲覧制限など、要件定義を固めます。

3．設計

公開画面と管理画面、双方のサイト設計を行います。要件定義からさらに具体的にコンテンツの内容を決め、サイトの骨組みを組み立てる工程です。

4．デザイン作成

社員に使いこなしてもらえるデザインを作成します。情報の配置やボタンの押しやすさなどを検討し、わかりやすいデザインを意識しましょう。

5．社内ポータルサイトの作成

デザインが決まったら、実際にシステムを構築していきます。同時にこの時点で、セキュリティ対策なども行ってください。

6．データ移行

現行のポータルサイトがある場合は、新システムにデータを移行しなければなりません。新規システムの場合は不要です。

7．テスト・リリース

形が整ったらテストを行い、情報の掲載や使い勝手などをチェックしましょう。問題がなければ晴れてリリース、公開となります。

チャットボットとは企業のWebサイトやアプリなどに組み込むことで、Web上でユーザーからの質問に自動回答を行うツールのことです。
社内ポータルサイトが機能しない理由として、必要な情報がみつけにくいことがあります。そういった際に、社員からよくある問い合わせを事前にチャットボットに組み込むことで、社員は社内ポータルサイト内で知りたい情報を探す手間が減り、問い合わせ担当者の負担を軽減することができます。
また自己解決の促進にもつながるため、問い合わせ担当者の対応時間も併せて削減が可能となります。

総務・人事・情報システム部の問い合わせ対応工数をRICOH Chatbot Serviceで削減

社内ポータルサイトは、社内の運用に関わる情報を一元化し、社員が必要な情報にアクセスできる便利なサイトです。活用することで問い合わせ対応などが減り、コストの削減につながると考えられます。

社内ポータルサイト運営において、問い合わせ対応をより効率よく実施するために、チャットボットの導入をおすすめします。RICOH Chatbot Serviceなら、導入も運用も簡単で、社員の問い合わせにも自動で答えることができます。チャットボットの導入を検討している場合は、RICOH Chatbot Serviceにぜひお問い合わせください。

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