チャットボットは、社内向けに様々な用途で導入が進んでいます。活用法として、主に次のようなものがあります。

社内向けFAQとして

社内の「よくある質問」をデータベース化して構築したFAQの役割を、チャットボットに持たせたものです。
チャットボットに質問を入力することで、キーワードを拾ってチャットボットが回答を返します。

社内ルールの案内

社内ポータルなどにチャットボットを導入し、福利厚生や交通費、休暇などの申請方法や、健康診断や引っ越しの際の手続き情報などの社内ルールの案内を引き出せるようにします。

業務マニュアル参照

社内ポータルなどにチャットボットを導入し、社内システムやアプリの業務マニュアルを参照できるようにすることも行われています。

採用用途として

新規採用や中途採用で応募者を募る際に、採用フローや自社の特色についての疑問に答えるチャットボットを採用サイトに導入します。

チャットボットを社内に導入することにより、さまざまなメリットが生まれます。
主なメリットを紹介します。

社内問い合わせ対応の業務効率化・負担軽減

従来、各部門の担当者が社内問い合わせ対応をしていた場合には、チャットボット導入により、問い合わせ対応の工数が削減されます。

社員利便性・満足度向上

社内の担当者に問い合わせをしても忙しくてなかなか対応してもらえない、FAQでは必要な情報が探しづらいという社員の不満をチャットボットが解消する可能性があります。

社内ナレッジの蓄積

社内向け各種FAQや社内ルール、業務マニュアルを整備することで、社内ナレッジの蓄積がどんどん進んでいくことになります。会社の財産として残すことができます。

社内ニーズの蓄積

チャットボットのログを蓄積することで、「どんな問い合わせが多いのか？」がわかり、社員の働く環境の改善などに役立てられます。

新卒・中途採用活動の促進

採用用途でチャットボットを導入することで、応募者がより質問しやすくなるため、応募へのハードルが下がります。
結果的により多くの応募者を募ることができるようになる可能性があります。

リモートワークの促進

チャットボットの導入により対面や電話での問い合わせ対応が自動化されることで、リモートワーク化の促進へとつなげることができます。

社内向けチャットボットを導入したことで成功した事例を2つご紹介します。

社内問い合わせ対応負荷をチャットボットで解消

家電などのコンポーネント業を営む会社は、契約書締結が多いことを背景に、法務部に対して全社員から入る契約書関連の問い合わせが多く、メンバーの業務負荷が大きい状況でした。そのような問い合わせのうち、手続関連の問い合わせ対応をチャットボットが自動受付するようにしたところ、問い合わせ対応に要する業務負荷が軽減しました。
チャットボットで対応するようにしたのは、定型的な回答となる、押印や申請のやり方や、契約書雛型の保管場所など、手続や処理の事務的な質問です。この定型質問をチャットボットで受け付けるようにしたことが、この事例の特徴的なポイントといえます。

新卒採用にチャットボットを導入した会社の事例

ある会社は、新卒リクルートサイトでチャットボットを導入し、学生からの就職活動の疑問に答えました。チャットボットに設定したQ&Aは、若手社員の意見に基づくもので、多くの問い合わせを受けたといいます。チャットボットというまだ新しい技術を導入していること自体も学生たちに好印象を与え、イメージアップ効果も出ました。
チャットボットのQ&Aに若手社員の意見を取り入れたことは、この事例の見習うべきポイントといえそうです。

社内向けにチャットボットを導入したいと考えている方におすすめなのが、リコーの「RICOH Chatbot Service」です。

社内向け導入事例も多数あり、社内問い合わせ負荷を軽減するために定型質問への対応をチャットボットに担わせたいという場合に特におすすめです。

Excelで作ったQ&Aデータを読み込むだけで、手軽に利用可能になっており、始めやすいチャットボットです。またリコー独自技術により、類義語、同義語、表記のゆれを自動で理解する高精度のチャットボットを利用できます。業種・シーンを問わず幅広く活用でき、業務で利用しているTeamsやLINE WORKSとの連携も可能です。

詳細をお知りになりたい方は、サービス詳細ページをご覧ください。