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生産性向上とは?目的や有効な施策やツールの紹介

生産性向上のために有効な施策やツールとは

働き方改革の推進や新しい生活様式に伴うテレワークなどの多様な働き方の推進により、生産性向上が求められています。そのような中、生産性向上を目指す場合に、その一般的な方法と使えるツールの選び方をご紹介します。

1. 生産性向上とは?その目的は?

生産性とは、 モノやサービスなどの価値を生み出すために、どれだけ労力や資源の投入を行ったかを表す指標のことです。投入量が少なければ少ないほど生産性が高いといえます。

一般的に、生産性とは、付加価値労働生産性のことを指します。付加価値労働生産性とは、労働者1人当たり、または労働者1人が1時間当たり、どれだけの付加価値を生み出したかということです。

生産性向上の産出につながらない労力や資源を減らしたり、産出を増やすことのできる活動に取り組むことが対策となります。

生産性向上は、近年、働き方改革を目的に広く取り組まれています。また、なかなか業績が上がらない、無駄を見つけたいといった場合にも生産性向上に取り組む場合があります。

2. 生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と業務効率化はよく混同されがちですが、意味合いは異なります。

生産性とは価値を生み出すためにどれだけの労力や資源の投入を行ったかを表す指標の事です。
つまり生産性向上とはできるだけ少ない労力や資源を少なくし、多くの価値を生み出すことということになります。

一方、業務効率化とは仕事の無駄な作業などを見直し、労力や資源を減らすための施策の事を指します。つまり、業務を効率化とは生産性を向上させるための一つの手段であるということが言えます。

3. 生産性を向上させるメリット

生産性が向上することによる企業や個人のメリットをご紹介します。

  • 【企業側のメリット】

    ・人手不足の改善
    労働人口の減少に伴い、人手不足に悩んでいる企業も多く見られますが、従業員一人一人の生産性を向上させることで、一人がアウトプットできる量が増えるため、ある程度の人手不足はカバーすることができます。

    ・コスト削減
    個人の生産性が向上すると、同じ労力と時間で多くの価値を生み出すことが見込めるため、コストを削減することへとつながります。

  • 【従業員側のメリット】

    ・ワークライフバランスの充実
    生産性が向上すれば短い時間で成果を出すことができるようになるので、長時間労働する必要がなくなり、ワークライフバランスを充実させることへとつながります。

4. 生産性向上のための一般的な方法

生産性向上のための施策には、このような方法が一般的です。

省力化投資を行う(機械化・IT化など)

仕事の省力化のために人が行う業務を一部機械で自動化したり、業務効率化に役立つソフトウェアを開発するなどのIT化によって短縮したりして生産性向上を目指します。

業務プロセス自体を効率化する

業務のムダ・ムリ・ムラを洗い出し、業務プロセスそのものを効率化します。

労働者の職業能力を向上させる

労働者の教育・研修を行うなど、スキルアップを通して生産性向上を目指します。

人事労務管理の適正化

意味のない残業をなくしたり、労働者の勤務体制を見直したりするなど、人事労務管理を適正に行うことも生産性向上のための取り組みの一つとなります。

5. 生産性向上施策の指標

生産性向上に取り組む際、具体的に何を指標として施策の効果を測っていけばよいでしょうか。
一般的には以下の指標として使うことで、施策の効果を検証していきます。

労働生産性
労働生産性=生産量/労働者数

労働者1人あたりの労働生産性を計算する場合は上記の式になります。労働生産性の値は会社規模や業種によって異なるので、自社の過去のデータと比較して評価すると良いでしょう。

更に労働生産性は、「物理労働生産性」と「付加価値労働生産性」に分けることができ、
物理労働生産性は一般的に上記の式で表し、付加価値労働生産性は以下の式で表すことができます。

物理労働生産性=生産量/労働者数
付加価値生産性-付加価値/労働投入量

付加価値生産性は、付加価値の値を労働投入で割った値となり、労働者が付加価値をどれくらい生み出しているか効率を確認することができます。

6. 生産性向上ツールの中でも有効なチャットボット

上記に挙げた省力化投資の方法の一つにチャットボットがあります。チャットボットは、生産性向上のための、さまざまなメリットが期待できます。

問い合わせ工数が削減できる

チャットボットは、従来のお客様からの電話やメールでのお問い合わせとは異なり、自動的に回答します。お客様の悩みを解決することができれば、問い合わせ工数の削減につながります。

省力化・省人化できる

チャットボット導入により、人の対応が不要になることから、省力化と省人化が可能になります。

社内ヘルプデスクなどにも活用できる

チャットボットは、お客様からの問い合わせに対応するだけでなく、社内問い合わせやヘルプデスク、社員教育にも使え、幅広く業務を効率化することができます。

顧客満足度が向上する

チャットボット導入でお客様をお待たせせず、問い合わせのストレス軽減が実現することで顧客満足度が向上し、売上アップにつながる可能性もあります。

会話データが蓄積できる

チャットボットの会話データが蓄積できるため、そのデータを分析することができます。それにより顧客のニーズや思わぬ本音を知ることができ、顧客対応改善やマーケティング・販促施策に役立てられます。

7. まとめ

リコーの「RICOH Chatbot Service」は、チャットボットサービスの中でも導入や操作性が簡単で楽に行える点や、業種別のQ&Aテンプレートを利用できるので、Q&Aの作成やメンテナンスの手間もかからない特長があります。こうしたことから、チャットボットとしては、生産性向上の効果が出やすいといえます。生産性向上を目指されている場合は、ぜひご活用ください。

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