社内SNSとは、企業での使用を想定しているSNSです。導入すると、社員同士がよりコミュニケーションをとりやすくなります。メールよりも簡単にメッセージをやり取りが可能です。

リモートワークの普及により、ビジネスチャットツールを導入する企業が増えていますが、ビジネスチャットツールも社内SNSのひとつです。

社内SNSの導入目的や特徴

社内SNSの目的は、コミュニケーションの活性化や情報共有などです。個人対個人だけでなく、複数人でのやり取りにも対応しています。

社内SNSなら効率的なやり取りができ、時間や場所を問わないコミュニケーションが可能です。選ぶツールによっては、タスク管理も行いつつ、メッセージをやり取りできる場合があります。

社内SNSを導入する企業は増加傾向にある

社内SNSを導入している企業は増加中です。2018年の段階で社内SNSを導入している企業は、53.3％でした。2019年には62.7％の企業が社内SNSを導入しており、前年から10％近く割合が多くなっています。社内SNSを導入する企業は今後もますます増えると予想でき、企業にとってメジャーなツールになる可能性が高いです。

社内SNSは、導入目的によって大きく三つのタイプに分けられます。自社の課題は何かを明確にし、どのタイプが最適かを見極めましょう。

情報共有型

会社から従業員への情報伝達をスムーズにし、迅速で正確な情報共有を促進します。部署やチームを超えた情報格差の解決に繋がります。

コミュニケーション活性化型

雑談や気軽な意見交換を促す機能が豊富で、組織の一体感を醸成します。従業員同士の繋がりを強化し、風通しの良い組織作りを支援します。

ナレッジ共有促進型

特定のテーマについて情報やノウハウを蓄積・共有する機能に優れています。個人の持つ知識を組織の財産として活用し、全体の生産性向上を目的とします。

各タイプで機能の初期設定が異なるため、目的に合ったものを選びましょう。

なかには、社内SNSを導入しても定着しない企業もあります。ここでは、その要因について解説します。

どのように活用したらいいかわからない

高機能な社内SNSを導入しても、実際にツールを使用する社員が活用方法を理解していなければ、なかなか活用されません。そのような状況に陥るのは、導入する前に社員に対してきちんと使い方を説明していないためです。社内SNSを企業全体で有効活用するためには、社内SNSの利便性や活用方法について事前に周知する必要があります。

SNSの弊害が生じる可能性がある

社内SNSには、一般的なSNSと同様のデメリットもあります。特定の社員だけが頻繁に投稿し、ほかの社員はほとんど利用しないケースもあります。また、投稿に対してネガティブなコメントがつく恐れもないとはいえません。テキストでのやり取りは誤解も生じやすく、直接的なコミュニケーションよりも面倒だと感じる社員もいます。

社内SNSを導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的なメリットについて解説します。

コミュニケーションが活性化する

社内SNSは社内のコミュニケーションの活性化に役立ちます。あまり接点がない部門の社員とも、簡単にコミュニケーションがとれるようになるでしょう。自分の都合がいいときに確認できるため、社内で気軽なメッセージのやり取りを増やせます。

効率的に情報共有できる

社内SNSを使用すれば、複数人への情報共有もスムーズに行えます。たとえば、参考資料やノウハウなども簡単に投稿でき、参加している社員は自由に閲覧可能です。社内SNSを通して情報共有すれば、自動的にナレッジが蓄積されていきます。社内SNSでは検索もできるため、後からでも必要な情報をすぐにみつけられます。

業務効率化をはかれる

社内SNSは、インターネットに接続できる環境であれば、いつでもどこからでもメッセージを送信できます。外出の多い社員やリモートワーク中の社員も、ほかの社員と簡単にやり取りできます。柔軟なコミュニケーションを実現でき、業務効率化が可能です。

社内SNSにはデメリットといえる部分もあります。具体的なデメリットについて解説します。

導入や教育にコストがかかる

社内SNSを導入するには、ツールの利用料がかかります。ツールによって利用料は異なるため、初期費用とランニングコストの両方を考慮する必要があります。また、社内に定着させるには、教育のためのコストも必要です。社内SNSが社内全体に浸透するまでには時間がかかるため、計画的に教育しなければなりません。

SNS疲れにつながる恐れがある

社内SNSは便利ですが、SNS疲れが発生する可能性もあります。たとえば、社員が「すぐに返信しなければならない」という意識をもち、過度なプレッシャーを感じる恐れもあります。事前にルールを決めておき、社員がストレスを感じず利用できるようにしましょう。

セキュリティリスクへの対策が必要

社内SNSを利用するうえでは、セキュリティリスクにも配慮しなければなりません。たとえば、情報漏洩やアカウントの乗っ取りなどが起きる恐れがあります。

セキュリティリスクを防ぐには、勤務時間以外は社内SNSを使用させないようにしましょう。勤務時間はほかのSNSを使わせないようにするのも効果的です。なお、企業側は、権限の管理を徹底する必要があります。

社内SNSの導入を成功させるには、さまざまなポイントがあります。押さえておくべきポイントを解説します。

導入する目的を明確にする

社内SNSを導入するときは、最初の段階で目的をはっきりさせておきましょう。目的が明確になっていなければ、せっかく社内SNSを導入してもなかなか浸透しない可能性があります。たとえば、導入の目的をまとめた企画書を作成し、社員に共有するのもひとつの方法です。社員が目的をきちんと理解できるようにしましょう。

必要な機能をピックアップする

選ぶツールによって、社内SNSとしての機能はそれぞれ異なります。無料で利用できるツールもありますが、有料のツールに比べると利用できる機能は限定的です。

まずは、自社がどのような機能を必要としているか明らかにし、優先順位をつけましょう。そのうえで、必要な機能を備える最適なツールを選ぶ必要があります。

テスト期間を設け徐々に導入する

社内SNSはいきなり導入するのではなく、テスト期間を設けて導入しましょう。テスト期間中にツールの使い勝手や機能性を確認します。また、最初に決めた運用のルールについて、改善が必要な部分がないかチェックします。テスト期間を設けたうえで導入を進めることで、失敗を防いで確実に社内に定着させられるでしょう。

ツールはセキュリティ面を確認する

社内SNSを利用するうえでは、セキュリティが重要です。セキュリティ面について必ず確認し、安全に利用できるツールを選びましょう。たとえば、アクセス制限やロック機能がついているかは重要なポイントです。通信の暗号化やデータセンターの安全性も確認してください。第三者機関による脆弱性診断の結果も参考にすると、安心して利用できるツールを選べます。

社内SNSを選定する際には、いくつかの比較ポイントがあります。自社の課題を解決し、組織全体の成長を促進できるツールを見極めることが重要です。

目的に合った機能

導入目的に合った機能が備わっているかを確認しましょう。例えば、情報共有が目的ならば、ファイル共有機能や閲覧権限の設定のしやすさがポイントです。

他ツールとの連携

すでに会社で利用している勤怠管理やWeb会議システムなどと連携できるかも確認しましょう。ツール間の連携は、業務効率をさらに高める支援となります。

セキュリティ対策

企業の機密情報を扱うため、会社として信頼できるセキュリティレベルのツールを選定すべきです。

従業員の使いやすさ

従業員全員が使いこなせるかという視点も大切です。操作が複雑では活用が進みません。無料トライアルなどを活用し、部署やチームで試用してみることをお勧めします。

サポート体制

導入後の支援体制も確認しましょう。操作方法のレクチャーやトラブル発生時のサポート体制が充実しているサービスを選ぶことで、安心して運用を続けることができます。

社内SNSとしてはさまざまなツールがあります。ここでは、おすすめツールを紹介します。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsには、チャットだけでなく、Office365との連携や通話、ビデオ会議といった機能も搭載されています。会議の録画やファイルの共有も可能なため、必要な資料や履歴が探しやすいのが特徴です。

詳細はこちら：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/

LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEをビジネスで使えるようにしたツールです。基本的な使い勝手はLINEと同じであり、社員がスムーズに利用できる社内SNSを探している企業におすすめです。料金プランは無料プランのほか、ライト、ベーシック、プレミアムがあります。

詳細はこちら：https://line-works.com/line-works/

Slack

Slackは、カスタマイズ性が高いチャットツールです。外部サービスとも連携しやすく、通知もSlackに集約できて便利です。無料のフリープランでも基本的な機能のすべてを利用できます。ほかのプランとしては、プロとビジネスプラス、Enterprise Gridがあります。

詳細はこちら：https://slack.com/intl/ja-jp

Chatwork

Chatworkは、機能がシンプルでわかりやすいチャットツールです。ビデオ通話や音声通話も利用でき、社外の人ともスムーズに連携できるようになっています。料金プランは、フリー、ビジネス、エンタープライズの3種類です。

詳細はこちら：https://go.chatwork.com/ja/

Viva Engage

Viva Engageは、Microsoft社が提供しています。Twitterのように気軽な投稿を社内でシェアできるツールです。Office365に含まれており、Office365を利用している企業なら追加料金無しで導入できます。

詳細はこちら：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-viva/engage

gamba!

gamba!は、日報を共有できるツールです。目標やその達成状況も確認できるようになっています。初期費用のほかに毎月の利用料がかかります。具体的な料金プランを確認するには、問い合わせが必要です。

詳細はこちら：https://www.getgamba.com/

Qiita:Team

Qiita:Teamは、日報や議事録などを共有できるノート機能を備えたツールです。特に、エンジニア向けの機能がそろっています。月額料金は利用する人数によって変化します。無料でのトライアルも可能です。

詳細はこちら：https://teams.qiita.com/

Talknote

Talknoteは、タイムライン上で自分に関係のある投稿を確認できるツールです。メッセージのやり取りだけでなく、タスク管理や出欠連絡などにも対応しています。料金は契約内容によって変わるため、問い合わせて確認する必要があります。

詳細はこちら：https://talknote.com/

NotePM

NotePMは、ナレッジ共有のためのツールです。さまざまな情報を集約でき、検索機能により必要な情報をすぐに呼びだせます。料金は利用人数が増えるほど高くなります。30日間の無料トライアルも利用可能です。

詳細はこちら：https://notepm.jp/

WowTalk

WowTalkでは、チャット機能やタイムライン機能を利用できます。22ヵ国の言語に対応しているため、海外に拠点がある企業にもおすすめです。料金プランは、シンプル、スタンダード、プロフェッショナルにわかれています。

詳細はこちら：https://www.wowtalk.jp/

SKIP

SKIPは、大企業にも導入されている有名なツールです。投稿に対するコメントはツリー型で表示されるため、会話のやり取りがしやすくなっています。料金は利用人数によって決まります。

詳細はこちら：https://www.skip-sns.jp/

Beat Shuffle

Beat Shuffleは、ノウハウやナレッジを共有できるツールです。Q&Aもついており、業務のために必要な情報をスムーズに共有できるようになっています。料金プランは、ビジネスとエンタープライズの2種類です。

詳細はこちら：https://www.beat.co.jp/

クロジカ

クロジカは、メッセージのやり取りやスケジュール管理ができるツールです。料金プランは、ミニマム、ベーシック、プレミアムにわかれています。必要な機能だけを絞り込んで導入する方法もあります。

詳細はこちら：https://kurojica.com/schedule/

前述にて社内SNSのおすすめツールを紹介しましたが、昨今導入する企業が増えている、LINE WORKSやMicrosoft Teamsといったツールとチャットボットを連携することで、社内の問い合わせ時間の削減や、生産性の向上が実現できます。

そもそもチャットボットとはWebサイトやアプリなどに組み込むことで、Web上でユーザーからの質問に24時間365日自動回答を行うツールです。 普段から社内のコミュニケーションの際に利用しているSNSツールにチャットボットを導入することで、気軽に質問などの問い合わせを行うことができ、問い合わせ担当者の業務負荷軽減にもつながります。

社内SNSの最新トレンドは、単なる情報共有ツールの枠を超え、組織全体の力を最大化する戦略的ツールへと進化している点にあります。その中心にあるのが、「エンゲージメント向上」と「データ分析による組織開発」です。

まず、従業員一人ひとりのウェルビーイングを支援し、エンゲージメントを高める活用法が広がっています。感謝を伝え合う文化を促進する機能や、匿名のアンケート機能で従業員のコンディションを把握することは、会社への貢献意欲や満足度の向上に直結します。

さらに重要なのは、こうした活動で蓄積されたコミュニケーションデータを分析し、組織が抱える潜在的な課題の解決に繋げる動きです。例えば、「どのチームとどのチームの連携が薄いか」「情報が共有されずに孤立している部署はないか」などをデータから客観的に把握。適切なプライバシー設定のもとでこれらを分析し、人事配置の最適化や効果的な研修の企画に活かすことで、より強くしなやかな組織作りを後押しするのです。

社内SNSは気軽にメッセージをやり取りできて便利であり、導入する企業が増えています。さまざまなツールがあるため、社内の状況にあわせて最適なものを選びましょう。

LINE WORKSやMicrosoft Teamsを活用して、社員同士のコミュニケーションの活性化をお考えの方には、RICOH Chatbot Serviceがおすすめです。本ツールは学習済みのAIを使用したチャットボットです。LINE WORKSと連携でき、社内での問い合わせなどさまざまなやり取りを効率化できます。

簡単に導入でき手厚いサポートもあるため、ぜひ導入をご検討ください。

LINE WORKSとチャットボットの連携についてはこちら