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Webマーケティング実践のためのウェブ活用ラボ | コラム | テレワークによるコミュニケーション問題の対処法とは?業務を円滑に進めるコツを解説

テレワークによるコミュニケーション問題の対処法とは?業務を円滑に進めるコツを解説

近年、テレワークは働き方のひとつとして拡大しつつあります。しかし、社員同士のコミュニケーションが不足しがちという課題もあり、導入するには事前の対策が必要です。この記事では、テレワークで発生するコミュニケーション問題とその対応策、コミュニケーションを円滑にするためのコツを紹介します。業務を滞りなく進める手段として役立ててください。

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更新日:2020.11.30

テレワークとは

テレワークはインターネットや電話などを利用し、オフィスから離れた場所で勤務する働き方です。主に、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つがあります。また、テレワークと似た用語で「リモートワーク」もあります。リモートワークには「遠くで働く」といった意味がありますが、テレワークとの明確な定義の違いはありません。

テレワークの導入が拡大した背景

日本は少子高齢化や労働力の減少といった課題を抱えています。これらの課題に対応するために政府が打ち出した政策が「働き方改革」です。「働き方改革」とは、多様な働き方を選択できる社会を目指すことで、これを実現する選択肢のひとつとしてテレワークが推進されています。
 
新型コロナウィルスや地震、台風といった自然災害への対応もテレワークが拡大した要因です。また、延期になりましたが、東京オリンピック・パラリンピックのような大規模イベントの開催時における交通機関の混雑を緩和する目的もあります。

テレワークのメリット・デメリット

テレワークの導入は、優秀な人材の確保や離職防止につながります。テレワークでは、自宅で仕事ができるため、育児や介護を理由に離職を検討している社員の離職防止が可能です。また、社員の交通費やオフィスの各種費用の削減になります。また、社員にとっては家族と過ごす時間が増えるメリットがあり、業務効率化にもつながります。
 
ただし、スケジュール管理は自分で行う必要があること、社で仕事するためセキュリティ対策を徹底しなくてはならないといったデメリットもあります。

テレワークでのコミュニケーション不足で起きる4つの問題

ここでは、テレワークによるコミュニケーション不足で起きる、4つの問題について解説します。

1.雑談や談笑ができず孤独感が募る

自宅では、周りに人がいないため社員が孤独感や閉塞感を感じてしまうことがあります。自宅に一人という状況からストレスが溜まり、仕事に集中できなくなる場合もあります。オフィスでは社員同士で雑談や質問ができますが、テレワークでは他の社員の状況が見えにくく、気軽に声をかけづらいと感じやすいからです。

2.周りの目がないためモチベーションが維持しづらい

周りの目がないためモチベーションの維持が難しいのも、テレワークが抱える問題のひとつです。一日中、自宅で過ごすことで仕事とプライベートの区別がつけにくくなります。真面目に仕事をしていても、上司や周りにサボっていると思われるのではないかという不安を感じたり、評価に対して不満を持ったりする社員が出てくる可能性もあります。

3.仕事の評価を判断しにくい

テレワークでは部下の動きが見えない、仕事の受け方や返答があっているのかわかりづらい部分があります。そのため、上司は部下の状況がつかみづらくなり、勤務態度での評価が難しくなります。また、日本人は働き過ぎになる傾向があります。お互いの状況が見えない分、長時間労働には注意する必要があります。

4.情報共有にタイムラグが生まれる

オフィスであれば、他の社員が近くにいるので些細な伝達事項もすぐに共有できます。しかし、テレワークだと共有相手がその場にいないため反応も遅れがちです。また、相手の気持ちや態度を察しにくいこともあるでしょう。コミュニケーションが不足すると、意見の食い違いや伝達事項の漏れが発生する可能性があります。

コミュニケーション不足を補う3つの対策

ここでは、コミュニケーション不足を補う3つの対策を解説します。実際にテレワークを導入する際の参考にしてください。

1.チャットツールを導入する

チャットツールは、複数のメンバーで情報共有ができ、リアルタイムに近いやりとりが可能です。チャットツールに書き込む際は、メールで使うような文頭の挨拶や締め言葉は不要です。また、電話のようにお互いの時間を合わせる必要もありません。短い言葉や絵文字、スタンプなどで気軽にメッセージをやり取りして、コミュニケーション不足を解消できます。

2.スケジュール管理ツールを導入する

スケジュール管理ツールは、社員のスケジュールを部署やチーム全体で共有・管理できるツールです。お互いのスケジュールを把握することで、連携しやすくなるメリットがあります。ツール上でスケジュールが確認できるので、いちいち手帳やカレンダーを開く必要がありません。社員のマネジメントの観点からも積極的に活用することをおすすめします。

3.仕事の評価や勤務管理方法を見直す

仕事の評価や勤務管理方法を見直すことも大切です。評価制度においては、テレワークにあわせて実績や成果だけで評価するのではなく、業務スピードの速さなども評価項目に追加するとよいでしょう。勤務管理ではツールを導入する方法があります。勤怠管理ツールを導入することで、社員の勤務時間や作業状況を正確に記録でき、効率性も向上します。

テレワークでコミュニケーションを円滑にする5つのコツ

表情や顔色が見えないからこそ、意識してコミュニケーションを取ることが大切です。ここでは、テレワークでコミュニケーションを円滑にする5つのコツを解説します。

1.コミュニケーションツールの使い方を工夫する

ツールは導入するだけでなく、使い方も工夫するようにしましょう。例えば、チャットはこまめにチェックして早めに返信をする、送信者は即返信を無理強いしないなどのルールを決めましょう。チャットだけでは不十分な場合は、お互いの顔が見えるビデオ会議で対応する方法もあります。

2.スケジュールやタスクは全員で共有する

各社員のスケジュールやタスクは、全員に共有することが大切です。今、ほかの社員がどのような仕事をしているか把握できない状況だと、不安や不信感が募る可能性もあります。スケジュールやタスクを共有することで、急な予定変更があった場合でもすぐに対応できます。また、チーム全体として同じ方向に向かっているという一体感も感じられるでしょう。

3.ビデオ会議ではカメラをONにする

ビデオ会議を利用する際は、全員がカメラをONにするようにしましょう。カメラがONの状態であれば、参加者の表情や顔色を見ながらコミュニケーションをとれます。特に、重要な業務内容を共有するときや商談のシーンでは、音声だけでなく、お互いの顔が見えたほうが安心してやりとりができます。

4.雑談タイムを設ける

リラックスできる時間を共有するためにも、雑談タイムを設けるようにしましょう。テレワークでは、一人で作業する時間が多くなり、社員がストレスを感じてしまうケースもあります。雑談できる時間を作ることで、社員同士が気軽にコミュニケーションができ、お互いのつながりも深まります。

5.感謝やポジティブな意見は積極的に発信する

テレワークを導入すると、普段よりも顔の見えないやりとりが増えます。チャットではスピーディーなやりとりが行われ、その際に言葉足らずで相手へ誤解を与えてしまう可能性もあります。誰かにメッセージする際は、いつも以上に感謝の気持ちを加えたり、ポジティブな意見を積極的に発信したりして、気持ちの良いコミュニケーションを意識することが大切です。

テレワークの今後

テレワークは今後どのように活用されるのでしょう。ここでは、テレワークの今後と意識すべきポイントを解説します。

テレワークは緊急時の対策だけでなく、働き方改革につながる

テレワークのような場所を選ばない働き方は、家事や育児、介護などでオフィスに毎日出社するのが難しい人の離職防止につながります。また、全国から人材を募集できるため、優秀な人材の確保にも役立ちます。新型コロナウィルスやオリンピック・パラリンピックといった一時的な対応だけでなく、今後の労働問題や働き方への影響が期待されています。

セキュリティ対策やルール作りは慎重に

企業がリモートワークを導入する際は、社員のパソコンや書類の持ち出しによる情報漏洩、インターネットを介した第三者からの不正アクセスに注意することがより求められるでしょう。対策としては、セキュリティ意識を高めるセミナーを社員向けに行うなど、教育に力を入れることが大切です。
 
※参考:クラウドサービスのセキュリティ

まとめ

テレワークは、社員の離職防止や優秀な人材の確保、緊急時の対応のため多くの企業で導入されています。リコーグループでも3月より原則在宅勤務となりました。大きな混乱もなくスタートしましたが、実際に始めてみると気づく点は多いです。以下のページで、我々が実施した在宅勤務での創意工夫を紹介します。ぜひご覧ください。
 
創意工夫してみたらコミュニケーションが予想以上!?テレワーク【1】 | トレードエコシステム事業サイト
 
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