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HOMEコラム一覧 > 現在の会議はハイブリット

創意工夫してみたらコミュニケーションが予想以上!?テレワーク【5】
会議のハイブリット化で効率アップ

 
コロナウイルスにより日常が一変しました。三密を避けつつ円滑なコミュニケーションを図る方法を日々模索しております。当初、オンライン一択だった会議が少しずつ緩和されると、貴重な対面の時間を何に充てるかが重要となりました。
リモートワークが長引くと、業務上の円滑なコミュニケーションだけでなく、孤立を防ぐという精神的サポートの大切さも見えてきます。日々奮闘している我々の取り組みをご紹介いたします。

更新日:2020.11.30

オンライン/オフラインのいいとこどり

今回は、『創意工夫してみたらコミュニケーションが予想以上!?テレワーク』の5回目となります。 前回は、オンラインで実施したラウンドテーブルをご紹介しました。
今回は、オンライン会議が定着した今の日常の様子をご紹介します。
 
今年(2020年)3月から新型コロナウイルスの対応で弊社はリモートワークを基本としております。現時点で早9ヵ月が経過し、少しずつ変化してきました。
 オンライン会議にも慣れて当たり前の光景となりましたが、会議の内容によっては対面の方が向いているもの、オンラインが良いもの、どちらでも変わりがないものがわかってきて、良いとこどりのハイブリット化が進んでいます。
 
第3波がきている現在、対面はまた難しくなってはいますが、必要に応じて密な状態を作らないことを条件に開催可能となっています。
テレワークが始まった当初は全てが違和感だらけで「オンラインだから」やりにくいのか、「慣れていないから」やりにくいのかの判断もできませんでしたが、最近はオンライン/オフラインそれぞれの向き/不向きを鑑みて“使い分け”で効率良く会議ができています。
 
 たとえば、大勢が集まって行う会議では、オンラインの方がチャット機能により意見が出やすいうえ、対面だと一人が話していると、他の人は割り込みにくいですが、チャットで書き込むことによって同時に何人もが参加し、話している人以外でも対応可能な応答はチャットだけで完結してしまうため、時間も大幅に節約ができます。また、文字として残るので、取りこぼしも軽減できます。
特に説明会のような疑問・質問が多く発生する場面では大変便利です。
 
逆に、アイデア出しのような具体的に議論する内容が定まっていない場合は対面が向いています。
同じ空間で、大きなホワイトボードや紙に一緒に絵を描きながらイメージを固めていくといった作業では、モニターによって見え方が違うオンラインより、全く同じものを共有できる対面の方が意見が出やすいと感じます。

オンライン/オフラインのハイブリット

向き/不向きによる使い分けは前出の通りです。が、現在はそれだけでなくメンバーの一部が対面、残りはオンラインという組み合わせも行っています。
 
たとえば、複数の部門や立場の人間が集まる会議の場合、それぞれの代表者だけが会議室に集まり、議論する一方で、担当者はオンラインで参加し、必要に応じて情報提供などを行う場合に有効です。人数が多ければ全員が集まってしまうと密状態になるため、それを防ぐことができます。
思わぬ効果として、人数が増えれば増えるほどスケジュールをおさえるのが大変だったのですが、移動時間が大幅に削減されたため、設定できる時間が増え、スピーディーに会議設定ができるというメリットがありました。
 
 ただし、マイクやスピーカーの性能や配置次第でオンラインで繋いでいるメンバーが会話に参加できないうちに話題が進んでしまうリスクもあるので、きちんと声が届いているか、ホワイトボードなどに書き込んでいて、共有されていない情報はないか、常に配慮することが必要です。
弊社では、インタラクティブ ホワイトボードLinkIconhttps://www.ricoh.co.jp/iwbLinkIcon)が会議室に設置されていますので、ホワイトボードの書き込みも共有ができるため、便利に使っています。
 

オンライン会議の際のちょっと嬉しい使い方を発見

本来の目的からするとあまり推奨できる使い方ではありませんが・・・
オンライン会議ならではの嬉しい使い方を二つご紹介いたします。
 
一つ目は移動しながらの会議参加です。
電車などで移動しながら、携帯電話で参加している方をお見掛けします。
移動しながらの参加では、声を出して発言することはできませんが、チャットで発言することはできますので、積極的な参加も可能です。お客様とのアポイントなどどうしても移動しなければならず、今までだと会議を諦めなければならなかった状況でも参加できるのはありがたいです。
ただし、移動中であるため、周囲への迷惑にならないように配慮することはお忘れなく。
 
二つ目は、会議のダブル参加です。
情報共有だけしておきたかった会議など、今までは優先順位が低くなってしまいなかなか参加できなかった会議にも参加が可能になりました。
これは人により向き不向きがあると思いますが、便利です。とはいえ、両方とも中途半端にならないように聞き取らなければいけませんのでかなり消耗します。
 

オンライン会議の落とし穴

便利な一方、思わぬ弊害もありました。
移動時間不要。ということは、隙間なく予定が入ってしまいます。
 
<弊害1>前の会議が遅れると、その分次の会議が遅れてしまう
<弊害2>ブレイクタイムが無い。
 
どちらもなかなか難しい問題ですが、<弊害1>は電車の遅延を思い浮かべるとわかりやすいと思います。一度遅延してしまうとその後のダイヤがことごとく乱れてしまうので、スピードを上げて短縮するか、電車を間引くかの2択になります。会議も同じです。時間短縮には限度がありますし、間引けば多くの人に影響してしまう場合もあり、簡単には解決できません。
<弊害2>は影響範囲は自分だけですが、工夫しないとかなりキツイです。
思考を切り替える時間が無いのも大変ですが、飲み物を取りに行く余裕も、トイレに行く時間もありません。会議室を移動する合間に済ませていた些細なことにも気を配らないと、快適な環境にはなりませんので、スケジュール管理は今まで以上に自己管理が必要です。
 
いかがですか?思い当たる方も多いのでは?
 

 最後に 

 
オンライン会議が普通になってきた一方で、対面の重要性にも気付くこととなりました。
コミュニケーションは、仕事を進めるうえで欠かせません。技術の進歩でオンラインでのコミュニケーションは当たり前にできるようになりました。選択肢が増えたからこそ、より良いコミュニケーションを実現するために、今後も日々工夫して我々自身も進化していきたいと考えます。