現在、電子帳票など、紙書類の電子データ化が進んでいます。コスト削減や省スペース化によるメリットもあり、これからはますます推進されていくでしょう。また音声入力で帳票を作成する動きもあります。そこで今回は、紙の帳票を電子化するメリットや、音声入力による手間の削減、効率化の可能性についてご紹介します。
紙の帳票の電子化のメリット
電子化とは、紙の帳票などを、スキャナーなどを用いて電子データ化し、ハードディスクやCD、クラウドなどの記録メディアに保存することを指します。
電子化には、次のようなメリットがあります。
紙の帳票の電子化のメリット
・検索性の向上による業務効率化
・通信費・保管スペースのコスト削減
・一元管理が容易
・テレワーク化がスムーズになる
・セキュリティ強化につながる
・BCPの一環になる
このように、紙の帳票を電子化することで、検索や管理が容易になり、業務が効率化します。また保管のためのスペースと保管費用が大幅に削減できます。
また、昨今のコロナ禍によるテレワーク化もスムーズに行えます。電子化により、紙の帳票の受け渡しや押印などの手間がかからなくなるためです。
閲覧制限などにより重要書類の改ざんを防ぐことができるため、セキュリティも強化できます。
また電子化することで、災害時のデータ消失を防ぐことができるため、BCP対策の一環にもなります。
このように、紙の帳票の電子化にはさまざまなメリットがあります。
注目が高まる帳票の音声入力
現在、特に帳票の音声入力が活用されているのが、現場での作業スタッフにおける日々の業務報告の作成時などです。
例えば、工事現場など、手入力のしにくい場合や、製造・検品を行う作業現場で、手袋着用によりデバイスを操作しにくい場合、修理や点検等で両手が汚れたり、ふさがったりする業務の場合などに、音声入力は最適です。
音声入力により、手書きも手入力も不要になりますし、ミスも削減できます。
音声入力を帳票記録に活かしている例
音声のテキスト化を帳票作成に活かしている事例があります。これはBONX(ボンクス)というワイヤレスデバイスを利用し、オーダースーツの採寸の際の伝票入力を音声で行うことで、これまで採寸する人と採寸結果を記録する人の２名体制だった採寸工程を１人で行うことができるようになりました。
オーダースーツの制作はカウンセリングから、生地選び、熟練スタッフによる採寸、デザイン・仕様の選択まで、その体験全体を楽しんでいただくことを大切にしたいという思いから、熟練スタッフによる採寸工程はそのままに、音声をデータ化することで業務効率化を実現することができました。
まとめ
帳票の電子化が進む中、音声入力によるさらなる業務効率化の可能性が生まれています。今後は、帳票を手書きすることがなくなるだけにとどまらず、入力すらしなくなるよう、進化する可能があります。