総務部が新年度でやるべきこと
最終更新日:2021-04-28
 

新卒で多くの社員が入社し、人事異動や配置換えが発生する4月は総務部にとって業務が増える時期です。各種届出、納税などの通常業務と同時平行に新年度にあたり新しい事業計画等を周知させるといったことも総務担当の重要な役割になります。

 

総務担当が4月にやるべき主な事柄

 

・入社式、歓迎会、入社手続き、新入社員教育、新入社員のケア
・社会保険、労働保険の資格取得・喪失の手続き
・新年度の事業計画と予算の発表
・定時株主総会準備(株主名簿確定と決算取締役会開催)
・備品のチェック
・ゴールデンウィーク休暇の準備
・年次有給休暇の更新
・固定資産税(都市計画税)第1期分の納付

 

 新年度、総務部の最大の仕事は、やはり新入社員対応です。公平性に気を配りつつ、新入社員集合研修、OJTなど場面ごとに細やかなチェックとサポートを行いましょう。

 

説明会・研修の準備

 4月に新人を迎えると、組織の代表としてまずは人事総務部が預かることになります。
 その際には、会社の理念や概要、働き方に関する社内規則などについての説明会や研修を実施します。また、新入社員歓迎会の実施の準備なども必要です。

 

社会保険、労働保険の資格取得・喪失の手続き

 新入社員や退職者等、人の動きにともなって、社会保険、労働保険の資格取得・喪失の手続きが必要となります。

 

新年度の事業計画と予算の発表

 3月の決算を受けて、4月は多くの経営者が新たに事業計画を作成することになります。総務では経営者の意向を反映し、その内容を社内に徹底させたり広報したりといった発信業務も行う必要があります。

 

定時株主総会準備(株主名簿確定と決算取締役会開催)

 事業年度末日が3月31日の場合、株主総会は、決算日(基準日)から3カ月以内に開催します。短期間に多くの事務手続きが必要となりますので、念入りな事前準備が必要です。

 

備品のチェック

 新入社員や新たな人員配置が行われることにより、社内の備品に過不足が発生する場合があります。
 事前に準備を進めていても、やはり実際に業務を開始してみて、何かしらの不足に気がつくということもあります。

 

ゴールデンウィーク休暇の準備

 GWの連休期間中に旅行をする人たちの行き先を把握し、もし何らかのトラブルが合ったときに適切に対応できるように情報を把握しておくことも重要です。
 また連休中に社用の福利厚生施設を使用したいという人がいる場合には、申請書に基づいて施設などの手配をすることも必要になります。

 

年次有給休暇の更新

 社員の年次休暇は、入社からの日数によって付与されるに数が変化します。この更新作業もこの時期に発生します。

 

固定資産税(都市計画税)第1期分の納付

 固定資産税の第1期分の納付があります。
 また、業務で軽自動車を使用している場合には軽自動車税の納付を行います。

 

 

 年間を通した通常業務に加え、新年度ならではの作業が発生するこの時期は、総務担当が1年でもっとも忙しい時期の一つといえるでしょう。
 年度初めの慌ただしさが収束する5月には、ついほっとしてしまいがちですがぜひ普段できない環境整備などに注力したいものです。
 例えば、年間目標達成に向けた環境整備。そのための総務部門が担う重要な役割を意識して取り組みましょう。