紙の帳票の整理や書類の提出に追われる経理の立場としては、ペーパーレス化が進んで業務が改善されればどんなに素晴らしいだろうと考えずにはいられません。しかし、いざ進めようとすると、なかなか進まないのもペーパーレス化。そこで今回は、ペーパーレス化が進まない原因と、円滑に進めるための方法について考えてみました。
「世間ではペーパーレス化が進んでいる（ように見える）のに、なぜわが社ではなかなか進まないのか」
そこには、こんな理由が潜んでいるかもしれません。
ペーパーレス化が進まない理由
取引先がペーパーレスになっていない
自社の経理をペーパーレス化していく上で、いつも大きな課題となるのが取引先との関係です。取引先の企業や官公庁で紙書類での請求や書類の提出が必要な場合、どうしてもそれに合わせる必要が生じます。
コロナ渦にあって、デジタル化、ペーパーレス化が進んでいる企業の担当者が、顧客に紙の書類を提出するため、わざわざ出社してデータを紙に出力、押印をして郵送するという、笑えないことをやっている話もあります。ただ、コロナ渦の中、行政側や多くの企業でもペーパーレス化、押印の廃止などが進められようとしています。
会社全体のテーマになっていない
ペーパーレス化が会社全体のテーマになっていないと、なかなか進まないようです。いくら経理が率先してペーパーレス化を進めようとしても、他部署が対応しなければ、常にやり取りが発生する業務の中でペーパーレス化を進めるのは困難です。
経営陣がペーパーレス化に抵抗がある
経営陣は年配であることも多く、紙の文化に長年親しんできた人ばかりという場合もあります。ペーパーレス化を進める場合、こうした方々に理解していただき、会社全体で進めていくという体制を整える必要があります。
無理と思い込んでいる
経理担当者が、そもそも「紙はなくせない」とあきらめている場合もあるようです。例えばバックオフィスには、次のような書類が存在します。
「受発注書類」「領収書」「会計資料」「月次報告書・決算報告書」「一定期間の保存が義務化されている資料」「社内の申請処理」「年末調整業務に関する書類」「給与明細」などなど。
しかし、こうした書類を一つ一つ検証してみれば、どれも絶対に「紙でなければならない」ものではありません。
こうした書類を対象にペーパーレスを支援するサービスも存在しています。まずは「ペーパーレス化できないか」という視点を持って検証していくことが大切です。
ペーパーレス化のメリットとデメリットを認識する
ペーパーレス化が進まないもう一つの理由として、自社のメリット、デメリットをきちんと示せていないというケースもあるようです。
長年やってきて、慣れ親しんだやり方を変えることは、大きな労力がかかり、新しいことを覚えなくてはならない面倒もあります。方法が分からないゆえ、切り替え時期には今までより多くの時間が取られてしまうということもあるでしょう。デメリットとなる部分もゼロではありません。ペーパーレス化は「もう世の中はペーパーレス化が進んでいるのだから、うちでもやらなくては」といったあいまいな状況で進めようとしても、失敗することが多いようです。
ペーパーレス化を進めるためには、「世の中は」ではなく、自社にとってのメリット、デメリットをしっかり認識する必要があります。
ここではメリット、デメリットの例をご紹介してみます。
ペーパーレス化のメリット
- 印刷代、紙代、保管代を削減できる
- 検索性が向上する
- 情報の共有がしやすい
- 人為的ミスが減る
- クラウド化によりバックアップや分散管理ができる
- セキュリティが向上する
- 紙の資料が減り、保管スペースが削減できる
- 作業によってはリモート化が可能となる
ペーパーレス化のデメリット
- 資料にメモをすることができない
- 資料が見づらい場合がある
- 移行時の作業の増加
- 導入まで時間がかかる
- 通信環境の多重化やセキュリティ対策にコストが必要
- 新しいシステムに慣れるまで作業効率が低下する場合がある
上記のメリットとデメリットをしっかり認識しておくことが必要です。
試験的に導入し体感させる
ITシステムやサービスを使う習慣がなかったのに一気にペーパーレス化しようとするのは非常に大変な作業です。例えば、ITに馴染みのない経営者の方々も含め、ペーパーレスの便利さを体感させる機会を用意するのも一つの方法です。
その際、社員の方々から意見を求めることで、自社の業務内容にあったペーパーレス化の方法を考えていくこともできますし、協力してペーパーレス化を進めていくという感覚を持ってもらうこともできます。
成功事例を作る
「紙の方が楽だった」などと言われないためにも、まずはペーパーレスに親和性の高い業務に限ってペーパーレス化を進め、成功例を作るのも一つの方法です。社内規定や経費精算などにまつわる書類のペーパーレス化から始めてみるのも良いでしょう。
担当者・管理者を巻き込む
ペーパーレス化によって業務の流れにも変化が生じます。業務の変化に最も影響を受ける担当者や管理者の意見をまとめながらペーパーレス化の検討を進めていくことが成功へつながります。
