更新日：2020.12.24
会議につきもの。●●●●●を大幅時短！？
今回は、『創意工夫してみたらコミュニケーションが予想以上！？テレワーク』の6回目となります。 前回は、会議のハイブリット化をご紹介しました。
今回は、会議の（我々にとっての）救世主をご紹介します。
今回ご紹介するのは、手前味噌ですみません。自社で開発している簡易の議事録システムです。詳しくは兄弟サイトのコミュニケーションエコシステム事業サイト「開発者インタビュー」をご覧ください。
販売前商品なので、一般の皆様より早く恩恵を受けています。社内に開発部門がある特権！ですね。大変ありがたいです。
ところで、
会議の“議事録”や、欠席者との“共有”、どうされていますか？
会議をすれば、必ず話し合われた結果や意見があり、記録が必要です。また、欠席者がいれば、結果だけでなく、経緯も細かい説明が必要になります。
状況が全く分からない人に伝える文章を書くのは、手間も時間もかかる作業ですよね。文字にしてしまうと微妙なニュアンスが伝わらないこともよくあります。
同じ文章でも、発言したシーンや、言い方で真逆の意味になることもあります。こんな悩みに応えてくれたのが、今回ご紹介するシステムです。
我々の部門では、これを試験導入したおかげで、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できました。
オンライン会議が主流になったおかげで情報共有がラクに
オンライン会議が増えたことで、録画している方も多いのではないかと思います。対面で行う会議だと、録音データ（音声のみ）と、投影資料がせいぜいでしたが、オンライン会議になったことで、会議をそのまま録画しておくことが可能になりました。
これは便利ですね。もちろん、あらかじめ参加者に合意をとってから録画を始めなければ後々問題になることもありますので、こっそり撮るのはNGです。
オンライン会議では、複数が同時に話すことができない制約が、話している時には不便に感じる一方で、後から見直すときにはとても便利です。音声データでは、声が被って何を言っているのか聞き取れないこともよくありましたが、この制約のおかげでバッチリ聞き取れます。
録画データは議事録を作成する際にも大活躍で、これによって抜け漏れは大きく減らすことができました。
ところで、一言で“会議”と言っても、規模や決定事項の重みはさまざま。正式な議事録が必要な場合もあれば、メモ程度で充分な場合もあります。つまり、会議のたびに正式な議事録が求められるわけではありません。「記録が残っていれば良い」そんな時はできるだけ簡単に済ませたいですよね。
特に、意見交換が目的の会議では、欠席したメンバーでもわかるように議事録を書くのはかなり大変です。試しに「時は金なり」として時給で計算してみると、これはかなりの高額出費。
ここで登場したのが、現在開発中の音声を自動で文字にするシステムです。
コロナ前は、聞こえに障害のある方々のために細々と開発していたシステムですが、オンライン化により期せずしてシステムの弱点が克服できたことで注目され、社内実践で多くの社員が恩恵を受けることができました。
自動でテキスト化された文字を読みながら会議を振り返り、変換ミスを修正しておくだけで簡易の議事録として使えます。
正直なところ、慣れてしまうと変換ミスは読み手が脳内変換するので、特に編集もなくそのまま保存している方をよく見かけます。
本システムでは、文字データと一緒に録画データも保存していますので、わかりにくいところだけ、録画を見直すこともできてとても便利。
その他にも開発メンバーが提案してつけてくれていた便利機能がなかなかの優れもので、開発した当人たちの期待以上に好評です。
このシステムのおかげで、議事録の作成にかかる時間が減っただけでなく、欠席者が短時間で内容を把握できるようにもなったため、まさに我々にとっては救世主です。
詳しくご紹介できないのがとても残念ですが、販売開始までもう少し。
ぜひ楽しみにお待ちください。
最後に
目に見えない、小さな脅威により、世界中の生活が一変してしまいました。今までの常識が覆り、新しい常識が生まれつつあります。我々、トレードエコシステム事業を推進するメンバーは、世の中の急激な変化をいち早く受け入れ、率先して新しいスタイルに変化することで皆さまの“課題”や“不便”を実感し、“解決策”を模索しています。
“実感”から生まれる商品群を、ぜひご期待ください。