目的の１つ目は、在学生や受験生に対する利便性向上と業務効率化です。２つ目はコロナ禍をきっかけとした対面形式によらない在学生への修学支援業務の見直しと大学業務のDX化です。

在学生に対しては、本学ポータルサイト等でQ&Aやあらゆる情報を掲示しています。しかし、そのQ&Aや情報自体にたどり着かない場合もございました。
また、昨今のデジタル社会においては、直接窓口に来ることへの抵抗感等が見受けられ、時代の変化をとらえた修学支援業務と学生サービスの向上を図る必要性を感じておりました。

そんな中、話し言葉による質疑応答が24時間365日可能となり、正しい情報の理解を促進させることのできるチャットボットの導入を考えました。

チャットボットの導入に際して、数社からプレゼンと見積提示を受けましたが、リコージャパンの導入費用と月額利用料のランニングコストの低さ、そして管理や入力の簡易さと視認性の高さでコストパフォーマンスが最も優れていた点が決め手になりました。

問い合わせ対応が減少したかどうかは実感できていませんが、利用件数から推察すると、実は疑問に思っていても直接問い合わせはせずにそのままやり過ごしている学生が多数いたのではと思われ、そのような学生を少しでも救えていることに一定の効果があると思われます。

学生が疑問に思っていることがデータとして蓄積されることで、大学側が想定していない疑問点も視覚化され、大学が行う案内もどのように明確していけばよいかが認識できるようになりました。

システム操作はマニュアルを一読したのみで、ある程度感覚的に入力を進めていけるため、非常に使いやすく、管理もしやすく感じています。

そして、管理画面トップのダッシュボードでは、利用日毎にどのカテゴリの質問がされていたのかがグラフにて可視化されており、また、よく質問されている事項がランキング形式でまとめられていて、利用者のニーズの確認が容易に出来ます。今後は、そのニーズや利用状況を確認しながら回答できる事項をどんどん増やしていこうと考えています。

また、導入後のアフターサービス、サポートセンターによるオンラインミーティングがきめ細かく充実しており、有難く感じています。

システムチャットボット導入のメリットの一つとして、問い合わせ対応の減少による業務効率化があると思います。チャットボットで入試に関する問い合わせは毎日一定数ありますので、「○○について知りたいけど電話で問い合わせをする程でもない」という方のお役に立てているのではないかと感じています。

また、問い合わせの内容を蓄積できる点もチャットボットのメリットだと思います。これにより、受験生や保護者の問い合わせの傾向を容易に分析でき、それをFAQに反映させることで、回答の精度を高め、受験生や保護者により満足いただける回答をお届けできるようになります。

本課への問い合わせは、入試シーズンに多くなる傾向がありますので、それまでにFAQを充実させることで、業務効率化につながることを期待しています。

チャットボットの運用には、事前にFAQを準備する必要があり、若干の時間を要したものの、システムとしての操作はわかりやすく、特に難しいマニュアルを読まずとも、直感的に操作が可能で、容易に運用を開始することができました。

今後のメンテナンスにより回答の精度を高め、またFAQを充実させることにより、本学を志望する受験生や保護者の皆さんが、便利にご利用いただけるように努めたいと思っています。

チャットボットに入力された利用者からの質問に対して、AIが本学の用意したFAQから類似の質問を探しだして回答するため、この点は非常に便利だなと感じています。メンテナンスで回答精度をより改善しつつ、可能な限り利用者の方が便利に利用できるよう努めたいと思っています。