自社の顧客対応の質を高められれば、顧客満足度も自然に向上させられます。顧客が求める情報を提供することも大切ですが、顧客対応の質はそれと同じくらい顧客満足度を左右する大きな要因です。

顧客対応の質を上げるためには、顧客の声にしっかり耳を傾ける必要があります。聞き取った内容を自社の商品やサービスの改善に活かせば、顧客満足度はさらに向上します。その結果、売上もアップし、企業の成長にも大きく貢献するでしょう。

また、顧客対応の質を上げるためには、常に顧客対応の状況についてもチェックする必要があります。常にモニタリングしていれば、課題があってもすぐに業務プロセスを変更できるからです。また、優れた顧客対応のモデルケースがあれば、企業全体の業務プロセスを改善する際に役立てることも可能です。

顧客満足度を上げるためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。ここでは、顧客対応に必要なスキルについて解説します。

自社サービスの理解

適切な顧客対応をするためには、自社が提供している商品やサービスについてきちんと把握している必要があります。理解が浅ければ顧客に適切な商品やサービスを紹介できず、購買や契約にもつなげられません。

顧客ニーズの理解

顧客満足度を高めるには、それぞれの顧客のニーズにあわせて最適な提案をすべきです。そのためには、顧客の話を聞いてニーズを正確に把握できるスキルが求められます。顧客の立場に立って考える力も必要です。顧客自身が自覚しているニーズだけでなく、潜在的ニーズまで見極められると、さらに購買や契約を促進しやすくなります。

課題解決力

顧客ニーズを理解したうえで、課題を解決するための提案をすることも重要です。課題が生じている原因を顧客と一緒になって探り、どうすれば解決できるか考えましょう。単に商品やサービスを紹介するだけでなく、商品やサービスを使うとどのような効果を得られるか示す必要があります。複数の解決策を用意できれば、顧客が自分の意思で選択しやすくなります。

コミュニケーション力

顧客のニーズや課題を理解するためには、コミュニケーション力も必要です。まずは、顧客の意見や考えを真摯な姿勢で聞きましょう。そのうえで、自社から提案できる内容をわかりやすく論理的に示します。一方的なアピールで終わらないよう、常に相手の立場に立って提案や案内を行う必要があります。

ビジネスマナー

顧客とやり取りするうえでは、ビジネスマナーも必要不可欠です。最低限のビジネスマナーさえ身につけられていないと、顧客対応の過程で顧客が不快感をもつ可能性があります。ビジネスマナーは、顧客との信頼関係を構築するための重要なスキルです。ビジネスマナーを徹底すれば、顧客とのやり取りも円滑に進めやすくなります。

ここでは、顧客満足度を上げるにはどのような顧客対応をすればいいかについて、具体的に解説します。

顧客接点を増やす

顧客満足度を高めるためには、まず顧客との接点を増やすことが大切です。顧客とやり取りする機会が増えれば、その分顧客のニーズを正確に把握しやすくなります。

また、顧客に関するデータを元に顧客の行動履歴を分析すれば、ニーズに即した顧客対応がしやすくなります。

業界の専門知識を身につける

顧客満足度の向上を目指すうえでは、顧客から信頼を得る必要があります。そのためには、顧客から質問を受けた場合、すぐ対応することが重要です。業界の専門知識を身につけ、スムーズに回答できるようにしてください。また、専門的で高度な内容を質問されるケースも想定し、回答できる担当者と連携できるよう体制を整えておきましょう。

ノウハウを全体で共有する

顧客対応に関するノウハウは本人だけで保有するのではなく、全体へ共有しましょう。役立つノウハウを共有すれば、自社全体の顧客対応力を底上げできます。ほかの担当者のノウハウも活用できるため、効率的に顧客満足度の向上を目指せます。使用する共有ツールや共有時のルールを定めておくと、スムーズな情報共有を実現可能です。

電話で顧客対応をする場合、さまざまなポイントがあります。ここでは、具体的なポイントについて解説します。

3コール以内で電話を取る

一般的なビジネスマナーでは、電話が鳴ったときに3コール以内で取るべきだとされています。顧客を待たせないよう、電話は3コール以内で取ることを基本にしましょう。3コール以上待たされると顧客は不満を感じやすくなります。万が一、3コール以内で取れなかったときは「大変お待たせいたしました」という一言を添えましょう。

ゆっくりと明るい声で話す

電話は互いの顔が見えず、声しかわかりません。声が暗いと全体の印象も悪くなるため、なるべく明るい声で話すことが大切です。顔が見えないとしても笑顔で話すようにすると、声も自然と明るい雰囲気になります。また、早口だと聞き取りにくいため、意識的にゆっくり話すようにしましょう。顧客にとってどのように聞こえるか、常に意識してください。

曖昧な表現は避ける

電話では言葉でしか説明できず、誤解を生む可能性もあります。誤解を生まないようにするには、曖昧な表現は極力避けるべきです。誤解はクレームの原因になる恐れもあるため、注意が必要です。

特に、時間の感覚は人によって異なります。時間の目安を伝えるときは具体的な時間を示すと、誤解が生じるのを防げます。

メールで顧客対応を行う場合も、意識したいポイントがあります。具体的なポイントについて以下で解説します。

読みやすいメールを作成する

メールでは文字を羅列するため、情報を詰め込みすぎると読みづらくなります。要点を押さえ、なるべく簡潔に内容をまとめましょう。

また、読みやすいレイアウトを意識することも大切です。適宜改行を入れ、顧客がひと目で内容を把握できるよう工夫してください。

できるだけ迅速に対応する

メールの返信は、早ければ早いほど印象がアップします。可能な限り迅速に対応しましょう。遅くとも24時間以内には返信する必要があります。回答に時間がかかる場合は、その旨とともに、回答ができる時期について知らせるメールを送るようにします。

担当者や対応状況を共有する

顧客からの連絡に対し、複数人で対応を進めるケースも少なくありません。そのため、メールにおける顧客対応は、状況を共有しながら行いましょう。対応状況をこまめに共有すれば、返信漏れや二重返信などのトラブルを防止できます。

ツールを活用して情報共有すると、担当者の不在時でもほかの人がフォローしやすくなります。使いやすいツールを導入し、スムーズに対応状況を共有できる体制を整えましょう。

顧客対応ではクレームを受ける場合もあります。しかし、クレームに適切な対応ができれば、自社のファンになってもらえる可能性もあります。クレームにはさまざまなものがあるため、臨機応変な対応が必要です。

ここでは、クレームを受けた際の顧客対応のポイントを解説します。

迅速な対応を心がける

クレームを受けたときは、できる限り迅速に対応しましょう。早ければ早いほど印象がよくなります。対応が遅れるとクレームを増やす原因になるため、要注意です。

クレームに迅速に対応するためには、情報共有のためのツールやシステムを活用すると効果的です。情報共有がしやすくなれば、どのようなクレームが入った場合もスムーズに対応しやすくなります。

お詫びと感謝を伝える

クレームには真摯な態度で対応することが大切です。まずはクレームの内容にしっかりと耳を傾けたうえで、お詫びの言葉を伝えましょう。基本的には、どのようなクレームにも心を込めて謝罪する必要があります。

また、クレームは自社を成長させるための機会だと捉えてください。そのような機会を与えてもらったことに対し、感謝の気持ちを伝えましょう。

顧客の立場に立って話を聞く

クレームに対応する場合、単に謝罪するだけでなく顧客の話をよく聞くことも重要です。状況を理解しないままお詫びの言葉を伝えても、顧客の怒りは収まりません。顧客の立場に立って話を聞き、気持ちを理解する必要があります。そのうえでしっかりと謝罪をすれば、顧客も納得しやすくなります。

事実確認をしっかり行う

クレームを受けたらそのままにするのではなく、事実確認を行う必要があります。そのうえで、なぜクレームが発生したか原因を究明しましょう。原因がわかれば具体的な対処もしやすくなり、再発防止にも役立てられます。

事実確認の結果、クレームの内容が誤解だと判明する場合もあります。その場合でも、誤解を生まないための業務改善につなげることが可能です。

クレーム内容の共有と再発防止に努める

クレームへの対処が済んだら、再び同じクレームが発生しないよう対策を講じる必要があります。組織内でクレームについて情報共有を行い、どのような原因や課題があるのか周知しましょう。そのうえで、チェック体制を強化し、再発防止につながる具体的な仕組みを作る必要があります。

顧客対応は、ツールやシステムを活用するとより効率的に強化できます。中でもチャットボットを活用することで、利用者は24時間いつでも問い合わせができ、回答までの待ち時間を削減することができます。
また、電話対応であれば担当者によって回答の質にばらつきが出てしまいますが、チャットボットは回答の品質を均一化することができます。
定型文だけでは回答が返せない複雑な質問の場合は、有人対応に切り替えることができるチャットボットを選ぶことで、チャットボットからオペレーターに対応を引き継がせることもが可能です。

ポイントを押さえて顧客対応を改善できれば、顧客満足度も高めやすくなります。状況によって意識すべきポイントは異なるため、臨機応変な対応ができるような体制を検討しましょう。

顧客対応は、ツールやシステムを活用するとよりスムーズに強化できます。中でも、チャットボットを活用すると顧客満足度アップに効果が期待でき、同時に企業側も問い合わせ業務の効率化を実現することができます。

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