社内コミュニケーションツールとは、社内において社員同士がコミュニケーションを行うためのツールです。

従来、社員同士のコミュニケーションツールのメインはメールでした。しかし、現在は、チャットツールやSNSなどで行うことができるように進化しています。自社に合ったツールを使うことでスムーズなコミュニケーションが期待できます。

2019年のHR総研の「社内コミュニケーションに関する調査」によると、社内コミュニケーションに課題を感じている企業は73%にも及びます。内容を見ると、中堅・中小企業よりも、大企業の方が課題を感じていることがわかります。

社員の人数が増え、プロジェクトが大きくなるごとに、コミュニケーションが取りにくくなる可能性は高まるでしょう。 ※参考：HR総研：「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告｜HRpro

企業にとって、社内コミュニケーションは重要です。コミュニケーション不足は、生産性の低下を招くためです。

社内コミュニケーションが活性化すると、お互いの進捗やモチベーションが見えてきます。また、相手が持っている案件が現在どうなっているかといった確認の手間や、伝達のミスが減り、生産性の向上にもつながるでしょう。

ここでは、社内コミュニケーションツールを活用するメリットを具体的に解説します。

業務効率化につながる

社内コミュニケーションツールを使うことで情報伝達スピードが上がり、業務効率化につながります。

ビジネスチャットツールはメールよりもライトに使えることがメリットです。さらに、以前のやりとりが見やすいため、情報検索の手間も減り、時間の短縮が可能です。社員同士のスムーズなコミュニケーションが取りやすくなります。

コスト削減につながる

社内コミュニケーションツールを使ってオンラインで会議ができれば、対面の会議が減らせます。

会議のために他支店から人を呼ぶと交通費が発生します。また、会議室を手配したり、会議室にパソコンなどの荷物を運んだりすると手間がかかるでしょう。オンライン会議ならば、これらの費用や時間のコストを大幅に削減することが可能です。

チームワークを強化できる

お互いのやりとりを簡素化する社内コミュニケーションツールを使えば、コミュニケーションを取りやすい環境が作れます。

気軽に意見をいえるようになることで、社員同士のチームワークが強化されます。さらに、チームの改善点が共有でき、新しいアイデアが生まれやすくなるでしょう。総合して、生産性の向上が期待できるといえます。

情報を一元管理できる

社内コミュニケーションツールに備わったグループ機能を活用すれば、複数の社員が関わるプロジェクトの情報を一元管理できます。一元管理ができるとお互いに進捗情報を把握し、かつ情報共有が可能になるでしょう。

報告がなくても進捗が把握できたり、情報を共有できたりすることは、時間的にも業務効率的にも大きなメリットです。

社内コミュニケーションツールとはどのようなものか把握するため、社内コミュニケーションツールの機能について具体的に紹介します。

チャット

社内コミュニケーションツールに備わった代表的な機能が、チャット機能です。チャットは会話形式で文章をやりとりするもので、件名やメッセージごとの冒頭文は必要ありません。スピーディーなコミュニケーションを可能にする機能といえます。

通話・オンライン会議

通話とオンライン会議の機能では、音声通話やビデオ電話を使うことが可能になります。離れた場所にいるメンバーともスムーズにコミュニケーションを取れることがメリットです。ビデオ通話では顔だけでなく資料を見せることもできます。

情報共有

チャット内にファイルをアップロードすれば、チャットに参加しているメンバーがそれを各自でダウンロードできます。スムーズに情報共有することができ、しかも参加しているメンバー以外は見られないので安心です。

タスク管理

プロジェクトに関わるタスクは、社内コミュニケーションツールのなかで管理できます。社員同士がお互いにどのようなタスクを抱えているのかを見える化すると、進捗把握になるでしょう。仕事の指示をオンラインで行えることもメリットです。

ここでは、ビジネスチャットツール、情報共有ツール、モチベーション管理ツールの3つに分けて、おすすめの社内コミュニケーションツールを紹介します。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、主にチャットのやりとりと、通話やビデオ会議を行うためのツールです。ファイルのやりとりもできます。 Slack Slack（スラック）は、自社の中でも細かくプロジェクトを分け、それぞれメンバーを指定してコミュニケーションを取ることのできるチャットツールです。自社ネットワークの中に入っていれば他プロジェクトのやりとりも閲覧できます。 Chatwork Chatwork（チャットワーク）は導入数が非常に多く、実績のある国産社内コミュニケーションツールです。ファイル送信、メッセージのやりとり、ビデオ通話などができます。情報が暗号化されているので、安心度も高いツールです。 WowTalk WowTalk（ワウトーク）は国内での人気が非常に高い、有料の社内コミュニケーションツールです。特徴は精度の高い翻訳機能が備わっていることで、海外拠点とのやりとりにも便利です。 Microsoft Teams Microsoft Teams（マイクロソフトチームス）は、Microsoftの公式Officeツールのひとつです。チャット、会議、通話はもちろん、WordなどのOfficeファイルをリアルタイムで共同編集できます。 Talknote Talknote（トークノート）は「カルチャーマネジメント」を行う社内コミュニケーションツールです。社員の働き方管理ができるほか、メッセージではスタンプが利用でき、未既読確認機能、予約投稿可能などが備わっています。タスク管理やファイル共有ももちろん可能です。

情報共有ツール

情報共有ツールは、コミュニケーションよりも情報共有に特化したツールです。代表的なものを紹介します。 Google Drive Google Drive （グーグルドライブ）はGoogleが提供する、企業向けのオンラインストレージサービスです。アップロードできるファイルの種類が多く、ドキュメントやスプレッドシートの共同編集機能も備わっています。 Dropbox Dropbox（ドロップボックス）は、オンライン上にファイルを保管し、ユーザー同士で共有できるオンラインストレージサービスです。ユーザー毎に権限を設定できたり、データを遠隔削除することもできます。外出先からスマホなどの媒体でもアクセスができ便利です。 Confluence Confluence（コンフルエンス）は、共同ワークスペースを提供している情報共有ツールです。プロジェクト計画やミーティング議事録をまとめて管理でき、ツリー形式の掲示板でやりとりができるなど、ファイルストレージに留まらない機能性が魅力となっています。

モチベーション管理ツール

モチベーション管理ツールは、社員のモチベーションを可視化し、管理できるツールです。可視化管理することで業務を効率化し、社員の離職防止にも効果を発揮します。おすすめのモチベーション管理ツールを紹介します。 incentive point incentive point（インセンティブポイント）は、社内ポイント制度をつくるツールです。プロジェクトに成功したり、仕事をやり遂げたりするとポイントがつき、貯まったポイントを社員が好きな商品と交換できる仕組みになっています。 TeamSticker TeamSticker（チームステッカー）は、Microsoft Teamsのサービスのひとつです。チームの会話の中で、デジタルサンクスカードと呼ばれる、相手への感謝を示すカードを送れるツールです。普段相手に伝わりにくい感謝、ねぎらいを伝えられます。

たくさんある社内コミュニケーションツールの中から、自社に合ったものを選ぶポイントを解説します。

自社の課題・目的を明確にする

自社の課題を整理し、導入目的を設定しましょう。どんな目的を達成したいかによって、合ったツールを選択することが必要です。ツールごとの特徴をあらためて見直し、目的に合ったものを選びましょう。

必要な機能が搭載されているのかを確認する

社内コミュニケーションツールにはさまざまな機能がそなわっています。自社の課題を解決できる機能を搭載しているのかどうかが重要です。また、すでに使っているツールと機能が重複しないようにする必要があります。

誰でも使いやすいかを確認する

社内コミュニケーションツールを導入しても、取り残される人がいるのは好ましくありません。社内のどの年代でも使いこなせるシンプルなツールであるかどうかを確認しましょう。導入時には社内研修などのフォローも必要です。

前述にておすすめの社内コミュニケーションツールの一つにMicrosoft Teamsを紹介しました。Microsoft Teamsを導入することで、コミュニケーション活性化の他に、生産性の向上や業務効率化といったメリットが得られますが、チャットボットと連携させることで問い合わせ対応業務の効率化も実現することができます。

そもそもチャットボットとは、Webサイトやアプリなどに組み込むことで、Web上でユーザーからの質問に24時間365日自動回答を行うツールです。
24時間365日対応以外にも、問い合わせ対応が属人化しない、問い合わせ内容を分析することで、社内の課題が見やすくなるといったメリットがあります。

チャットボットを通じて社内の課題を把握し改善することで、より社内コミュニケーションの活性化につなげることができます。

社内コミュニケーションツールは、社員同士のコミュニケーションを補助し、モチベーションを上げて、業務効率をアップすることにつながります。ただ増加するコミュニケーションにあたっては、時にさらに効率化したい等、手助けがほしいと思うことがあるかもしれません。

そんなときはぜひチャットボットサービスをご検討してみてはいかがでしょうか。チャットボットサービスの中でも、おすすめしたいツールがRICOH Chatbot Serviceです。導入から運用まで手間がかからず、学習済みのAIを搭載しており、表記ゆれの自動修正が可能です。また、手厚いサポートにより問い合わせ対応をサポートします。
ご興味ありましたら、RICOH Chatbot Serviceについて、お気軽にお問い合わせください。

【資料ダウンロード】チャットボットの種類と特徴を押さえて自社にあったサービスを選ぶ RICOH Chatbot Serviceのご紹介