ChatGPTとは、「Chat Generative Pre-trained Transformer（文章生成モデル）」のことを指し、米国企業OpenAIが開発したAIチャットサービスです。人工知能（AI）によってインターネット上にある大量のデータを学習しており、まるで人間と話しているかのような自然な会話が可能です。

その回答の幅の広さや、文脈を考慮した自然で柔軟性の高い文章生成力が評価されており、既に多くの企業が業務に利用しています。

そこで、ChatGPTを仕事に活用する方法をジャンルごとにご紹介します。

メール文作成

ChatGPTに対して誰に向けて、どんな目的で、どのような調子のメールかなどを指示することで、適切なメール文を作成してくれます。例えば、日頃からお世話になっている取引先に向けて請求書の発行依頼を丁寧にメール文を作成したい場合に、指示通りに生成してくれます。生成された文章を元に最適なものに修正することで業務に利用できます。

社内の業務文書自動作成

社内の各種文書作成を自動で作成させることができます。例えば業務用マニュアルを作成したい場合に、一般的な業務であればドラフト案を自動で作ってくれます。人間が行う場合は抜け漏れのリスクや項目の洗い出しの手間がかかりますが、ChatGPTによるドラフト作成によって作業効率が上がるでしょう。

顧客・社外向け文章作成

営業やマーケティング、顧客対応などのシーンで文章やキャッチコピーなどが必要になることがありますが、ChatGPTが助けになります。SNSの投稿文やSEO向けタイトル作成、本文の作成が容易に行えます。

文章要約

議事録や論文など要約文を作りたいときにもChatGPTは役立ちます。例えば文字数を指定して元の文章と共に要約を指示すると文字数通りの要約を行ってくれます。端的に素早く要旨を知りたい業務リサーチなどに役立たせることができます。

翻訳

ChatGPTは翻訳もできます。例えば何らかのリサーチ中に英語の資料が見つかり、読解したい場合にChatGPTへ翻訳を指示すれば日本語に翻訳してくれます。完璧で正確な翻訳とはいえないため、そのまま社外向けに展開することはできませんが、自分の下調べの範囲で利用する場合は便利です。

企画リサーチ補助

情報検索や収集も可能です。何らかの企画を立案したいときにリサーチにおける補助に役立ちます。調査項目を指定して指示すれば、リサーチを人に代わって行ってくれます。ただし、情報が古かったり、不正確な情報であることもあるため、人による裏取りチェックは欠かせません。

表計算ソフトの関数の記述

Excelなどの表計算ソフトの関数の記述方法を尋ねると、教えてくれます。具体的な関数の書き方がわからない場合に利用できます。また行いたい処理がある場合に、関数があるかどうかを尋ねることもできて便利です。

クロスレビュー

サービスの提供前に複数人で行うクロスレビューに、ChatGPTを加えてよりレビューを充実させることもできます。完全にChatGPTに任せるのはリスクがありますが、人によるレビューにおいて偏った意見しか出ないなどのケースでは参考になるでしょう。

コードのバグチェック

プログラミングのソースコードにバグがあるかどうかのチェックや、不具合が生じているが原因が特定できない場合のバグの抽出などに利用できます。ただし、ソースコードは企業の機密情報に該当するため、ChatGPTサービスに入力すると情報漏洩になってしまいます。詳細は後述しますが、十分注意してください。

壁打ち、アイデア出し

企画やアイデアを自由な発想で出す必要がある場合に、ChatGPTに尋ねればヒントをもらえます。これまでになかった視点や見落としていた事柄を発見できるかもしれません。

ChatGPTはさまざまな用途やシーンで仕事に活用できることがわかります。一方で、仕事で使用するときには、注意しなければならないことがありますので、必ず事前に対策を取っておきましょう。

情報漏洩のリスク

ChatGPTは通常、サービスを利用する際に、提供元のOpenAIのサーバーを通じて利用することになります。そのため、入力した情報は外部に公開したことになります。仕事で使う際に機密情報や個人情報などの外部に漏らしてはならない情報をChatGPTに入力してしまうと、情報漏洩となってしまいます。

またChatGPTはユーザーが入力した内容も学習するため、機密情報が学習されてしまうと、他ユーザーに表示されてしまうリスクがあります。

対策としては、業務利用はしない、機密情報や個人情報に該当する情報は入力しないルールにする、外部アプリケーションと連携する仕組みであるAPIを通じてChatGPT利用して入力内容を学習させない仕組みを構築するといったことが考えられます。

単語の意味や文化的背景は理解されていないことを理解する

ChatGPTで文章を生成する際には、まるで人間が作成したような流暢な表現であり、文脈を理解していると実感できます。しかしながら、人間のように一つ一つの単語に含まれる意味合いや文化的背景による表現方法の配慮などは行えません。その点を注意して、不自然な表現や文化的な配慮のない表現になっていないか人の目によるチェックが必要です。

サービス停止リスクを考慮する

ChatGPTは永久に存在するサービスではありません。障害などが起きて急にサービスが停止したり、何らかの都合でサービスが終了する可能性があります。業務に利用する際に、「ChatGPTがなければ業務が回らない」といった状態にならないように注意しましょう。

人によるチェックは必須

先述の通り、ChatGPTの学習したデータは最新のものではなく、古い情報となります。また、インターネット上にある大量のデータを学習しているということは、すべてが正確ではないということを意味します。またそこには著作権のあるコンテンツも含まれるため、著作権侵害になっていないかの確認も必要です。つまりChatGPTを利用する場合、特に社外に出す文章やコンテンツについては人によるチェックが必要ということです。その点はよく押さえておきましょう。

プロンプトを工夫しなければならない

プロンプトとは、ChatGPTにおいて使われる際には命令や質問文を指します。例えば「○○の資料を1000文字で作成して」などの指示をしますが、この指示文のことを指します。ChatGPTは、プロンプトによって回答が大きく変わるため、プロンプトをいかにうまく作ることができるかが重要です。さまざまなプロンプトを試してみて、うまくいくものを見つけることで、より活用できるでしょう。

ChatGPTを仕事で活用する方法と注意点をご紹介しました。ぜひ注意点を押さえながら、有意義な活用を進めてください。

リコーでは、AI活用型チャットボットサービス「RICOH Chatbot Service」のオプションサービスとして、ChatGPTをご利用いただける「RICOH Chatbot Service for 生成AI」をご提供しております。

専用のアプリなどを別途インストールする必要がなく、チャットボットのユーザーインターフェースで自然な文章で応答できるので、今回ご紹介した活用方法にてご利用いただけます。通常のChatGPTとは異なり、入力した内容は学習に利用されない点もおすすめのポイントです。