生成AI議事録作成ツールの概要と種類をご紹介します。

●生成AI議事録作成ツールとは？

生成AI議事録作成ツールとは、生成AIの技術を利用し、会議の議事録を自動生成するツールです。生成AIが会議の音声データをもとにテキスト化し、議事録としてまとめます。生成AIはデータをもとに要点をまとめたり、指定のフォーマットにコンテンツを整形したりすることが可能であるため、単なる文字起こしではなく、議事録を作成することが可能です。

●生成AI議事録作成ツールの種類

生成AIによる議事録作成ツールは、主に次の3つの種類に分かれます。

• 1.議事録作成に特化
• 2.会議の効率化全般に対応
• 3.会議・商談内容の可視化に対応

純粋に議事録作成を行うシンプルなツールのほか、議事録作成のみならずアジェンダや会議内容を受けたToDoの抽出などの会議全般の効率化に対応したツール、会議や商談の内容を分析して可視化することに対応するツールがあります。

生成AI議事録作成ツールには、主に次の機能があります。

●議事録の自動作成

会議や打ち合わせの音声を読み取り、リアルタイムかつ自動でテキスト化を行い、議事録として自動生成します。複数の話者を分離したり、要約したり、カテゴリ分けやタグ付けを行ったりできるツールもあります。

●会議の要約

端的に会議の内容を振り返るために要約やサマリーを生成する機能です。会議後はもちろん、会議中にも確認することで、議論の内容を参加者全員が把握し、共通認識を持った上で効率的に会議を進められます。

●翻訳

会議中の発言が外国語であった場合に、日本語にリアルタイムで翻訳し、議事録に反映させる機能です。

●クラウド保存・共有

生成した議事録をクラウド上に保存し、会議を行ったチームや関係部署に共有しやすくする機能を持つツールもあります。議事録の共同編集機能により、会議後の確認や修正も円滑に行えます。

●アジェンダ作成

会議前にアジェンダを作成し、参加者に提供できる機能です。

●会話の分析・可視化

会議の音声を分析し、可視化する機能です。話者ごとの発言の頻度やトーンのほか、ポジティブやネガティブなキーワードを抽出する機能を持つツールもあります。
またツールは会議のほか、商談時にも利用できますが、商談の音声を解析することで、商談の質の改善にも役立てられます。

生成AI議事録作成ツールの導入メリットをご紹介します。

●議事録作成の工数削減

議事録作成を生成AIが自動化することで、従来の手作業による作成工数を大幅に削減します。会議の内容や次のアクションへ注力できるため、会議の意義を高めることができると考えられます。

●議事録の正確性・客観性の向上

会議中のメモや音声データをもとに人が作成するよりも、生成AIによる議事録作成のほうが、正確性が上がります。また人による主観も排除できるため、客観性を高める意味でも有効です。

●会議の効率化・生産性向上

議事録作成だけでなく共同編集や共有、アジェンダ作成などの機能を利用することで、会議が効率化し、結果的に紐づく業務全般の生産性向上に寄与するでしょう。

●コスト削減

議事録作成の工数削減により、人的リソース削減が可能になればコスト削減が見込めます。また会議効率化による長期的なコスト削減につながることも期待できます。

生成AI議事録作成ツールを導入する際には、最適なツールを選定することが重要です。選び方とおすすめのツールをご紹介します。

●生成AI議事録作成ツールの選び方

生成AI議事録作成ツールを選ぶ際には、最低限、次の基準を押さえておきましょう。

・種類は最適か

ツールの種類に応じて最適なものを選びましょう。選定のポイントは、生成AIの導入目的を明確にし、目的に合致するかどうかを検討することにあります。

・AIモデルの精度

議事録作成に当たって不可欠な文字起こし機能ですが、AIモデルによって精度が変わってきます。精度の高いAIモデルほど、できあがる議事録の精度も上がるでしょう。

・共同編集機能の有無

作成された議事録をチーム内で共同編集したい場合は機能の有無を確認する必要があります。議事録編集により会議の効果を高められるでしょう。

・他ツールとの連携性

作成した議事録を他のツールやアプリケーションと連携できるかどうかは、会議後の業務効率に関わります。例えばチャットツールやタスク管理ツールとの連携により、次のアクションにつながりやすくなるでしょう。

・議事録作成以外の機能の状況

翻訳やアジェンダ作成、会話分析などの議事録作成以外の機能についても、必要に応じて利用することも検討しましょう。

●おすすめツール

おすすめの生成AI議事録作成ツールを5つご紹介します。

1.「RICOH Chatbot Service」

リコーが提供するかんたん導入・らくらく運用・手間いらずのAIチャットボットです。「生成AI活用型」プランではチャットボット上で気軽に議事録要約を作成することができます。例えばMicrosoft Teamsで行った会議などの文字起こしデータをチャットにコピーアンドペーストすることで、会議の議事録を要約し、議事録が生成されます。

RICOH Chatbot Service

2.「toruno（トルノ）」

リコーが提供する文字起こし・録音・議事録作成ツールです。対面会議・Web会議の音声を自動で文字起こしして、生成AIが議事録作成・要約を行います。 スマホやICレコーダーで録音した音声ファイルの文字起こしや文字起こし精度を高めるために、企業独自用語を文字起こしできる辞書機能、画面キャプチャ機能など便利機能を数多く搭載しています。

toruno

3.「スマート書記」

音声とAIで議事録作成を自動化するツールで、高精度な文字起こしと自動要約、要点抽出により議事録作成業務を自動化します。
生成AIにより、専用エディタ上で文字起こししたテキストや、会議中に作成したメモなどの自動要約・清書が可能なAIアシスト機能が搭載されています。文字起こしの清書や重要な発言の抽出などの作業を効率化します。

4.「Notta（ノッタ）」

AIによる自動文字起こしツールです。AI音声認識エンジンを搭載し、高精度な文字起こしが可能です。生成AIによる要約機能も搭載しており、議事録作成に役立ちます。オートテンプレート機能では、議事録作成テンプレートが用意されており、用途に応じて最適な形式にて出力が可能です。

5.「ZMEETING」

独自の音声処理技術により精度の高い文字起こしが可能です。音声を感情認識エンジンに通すことで会議の感情分析が可能になり、会議ムードを把握するのに役立ちます。
近年は新たに生成AIによる要約機能を搭載し、利便性を高めています。

生成AI議事録作成ツールは、議事録作成の工数削減を実現し、正確性・客観性の向上、会議の効率化・生産性向上、コスト削減などさまざまな効果が期待できることから、導入が進んでいます。

社内に高いセキュリティを保ったまま導入したい場合には、リコーの「RICOH Chatbot Service」と「toruno」がおすすめです。

・RICOH Chatbot Service

RICOH Chatbot Serviceは、かんたん導入・らくらく運用・手間いらずのAIチャットボットです。 お客様の環境にあわせた「生成AI活用型」や「Q&A型」など豊富なラインナップを月額18,000円から利用できます。 社内外の問い合わせ対応を自動化したり、チャットボット上で議事録作成が簡単にでき、セキュアな環境で利用できるため、情報漏洩の心配もありません。
RICOH Chatbot Service

・toruno

高い精度の音声認識が特徴で、音声認識AIで会議の会話をリアルタイムで文字起こしできます。音声の録音や30秒に1回、会議画面を自動でキャプチャする機能もあり、会議をまるごと記録することもできます。
また、脆弱性対策や情報漏洩対策、サービス妨害対策、機器障害対策など幅広いセキュリティ対策を行っているため安心にお使いいただけます。
toruno
生成AIをセキュアな環境で活用されたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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