TeamsはMicrosoftが提供しているビジネスチャットツールで、クラウド上でファイル共有や共同作業が容易にできるなど、社内外のチームが連携して作業するのに向いているツールです。Teamsは業種・業界問わず多くの企業や組織で利用されています。

このTeamsはその標準機能だけでなく、さまざまな外部アプリとAPI連携して利用することができます。API連携のAPIとは「Application Programming Interface（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）」の頭文字を取ったもので、「アプリケーションとプログラムをつなぐ」という意味合いがあります。TeamsにはAPI連携機能が備わっているため、同じくAPI連携機能が備わっているアプリとつなぐことができるのです。連携させることで、Teams上でその連携させたアプリを利用することができます。
API連携機能が備わっているチャットボットアプリをTeamsに連携させれば、Teamsのチャット画面でチャットボットを利用できます。
チャットボットはTeamsだけでなく、ChatGPTやLINEなどの外部サービスともAPI連携して使用することができるため、最近また注目されているツールです。

Teamsにチャットボットを連携すると、さまざまな活用方法が考えられます。例えば次のような活用方法があります。

社内FAQ・問い合わせ

社員が経費申請や有給休暇申請などの方法を知りたい場合、担当課の担当者へ電話やメールで直接問い合わせをしたり、イントラネットのFAQや掲示板などで問い合わせをしたりして確認するのが一般的です。Teamsにチャットボットを連携させ、FAQや問い合わせ自動対応の機能を持たせることで、対応人員が不要になり、社員はいつでもスピーディーに確認できるようになります。

勤怠管理

社員がリモートワークなどでタイムカードスキャンなどの代わりに勤怠管理を行う用途で利用できます。Teamsに連携させたチャットボットに社員が始業と終業時にメッセージを送信することで、出勤退勤時間の打刻や、法定時間外労働の上限が越えそうなタイミングでTemas内のチャットボットから連絡を入れるなど、勤怠管理でも様々な使い方があります。

Teamsとチャットボットを連携させることにより、次のようなメリットが生まれます。

チャットボットとMicrosoft 365との連携が可能に

Teamsにチャットボットを連携すると、Microsoft 365やOffice 365の他製品との連携も可能になります。例えば、スケジュール管理や会議室予約システムの利用をチャットボットで行うことも可能です。これにより、利便性が高まります。

社内問い合わせの利便性向上

社内ヘルプデスクやFAQの用途でTeamsにチャットボットを連携させている場合、社員は普段から利用しているTeams上で手軽にチャットボットから問い合わせや検索をすることができます。これにより、問い合わせハードルが下がるほか、チャットボットは24時間365日いつでも問い合わせることができるため、スピーディーに回答を得ることで、利便性も向上します。
問い合わせが自動で対応可能になるため、担当者の業務を効率化できるというメリットもあります。

リモートワークにおける管理効率化

リモートワークでオンライン化が進んだ社内コミュニケーションにおいて、Teamsは社員同士のコミュニケーションに役立っているでしょう。チャットボットをTeamsと連携させることで、問い合わせ対応や勤怠用途で利用することができるので、管理の効率化が期待できます。

Teamsとチャットボットを連携する際の注意点をご紹介します。

Teamsとチャットボットの連携の方法や手順を確認

導入するチャットボットツールを比較検討する際には、API連携に対応しているかや、連携手順、方法を事前に確認しましょう。無料トライアルでAPI連携を試しスムーズに連携できるか、また動作確認し問題なくチャットボットや管理画面が使えるか、設定は簡単に変更できるかなどもよく確認するのをおすすめします。

導入してから効果が出るまでに時間がかかる

チャットボットは導入してから効果が出るまで時間がかかる場合があります。そのため、ユーザーへの周知や、導入後の対応の教育を従業員へ行う必要があります。またユーザーの使い勝手がどうなのかを確認し、最適な仕様への改善も行う必要があります。AI搭載型のチャットボットの場合、AIが機械学習しながら精度を高めていかなければいけません。そのため、データを収集するために、ある程度の時間と、情報量を蓄積する必要があります。

チャットボットに詳しい人材の確保が必要

チャットボットは、プログラミングの知識がない担当者でも運用することは可能です。ただし、運用開始した後も、ユーザーに合わせた内容に、メンテナンスをしていく必要があります。そのため、運用については専任の担当者を決め、定期的なメンテナンスや、問題の解決にすぐに対応できる体制を整えておきましょう。

Teamsにチャットボットを連携したことでチャットボットの活用に成功した事例を2つご紹介します。

社内の各種申請方法についての問い合わせをチャットボットが対応

ある企業は、Teamsにチャットボットを連携させ、社員からの問い合わせ自動応答に活用しています。例えば、定型回答で返せるような社内PC貸し出し申請方法などをチャットボットで受け付けることにしました。その結果、これまで担当者が行っていた問い合わせ対応の手間の削減につながりました。

社内の勤怠管理にチャットボットを活用

ある企業は、リモートワークの勤怠管理方法として、チャットボットに始業時刻と終業時刻を送信する仕組みを作り、タイムカードの打刻代わりにしました。普段、業務で利用しているTeamsを使うことで、社員は出勤の記録を手間なく行えます。また管理者がチャットボットの勤怠ログを随時確認することで、時間外労働が基準を超えそうな社員に注意喚起を行うなど、スピーディーなリスク回避の対応ができています。

Teamsは、API連携によって柔軟に外部のチャットボットと連携できます。Teamsに連携させたチャットボットはさまざまな用途で利用できるほか、普段から業務で慣れ親しんでいるTeamsで便利に利用できるというメリットもあります。

リコーのチャットボットツール「RICOH Chatbot Service」にはAPI連携機能が備わっており、Teamsとも連携できるのが特徴の一つです。また充実したサポートでAPI連携の設定もスムーズに行えます。
導入や運用も手間なく行える当サービスは、あらゆる面で導入メリットがあります。Teamsと連携できるチャットボットツールをお探しの場合には、ぜひお気軽にお問い合わせください。