kintone（キントーン）とは、アプリやシステム開発の知識がなくても、業務アプリが手軽に作成できるクラウド型の開発プラットフォームです。

サイボウズ株式会社が2011年11月より提供しているもので、すでに数多くの企業に導入されています。

作成したアプリはチーム内で共有して使うことができるので、社員同士のつながりを活性化する社内SNSとして活用できます。実際、多くの企業でスピーディーな情報共有に役立っています。

kintoneを活用するメリット

kintoneを活用することで、主に次のようなメリットが得られます。

アプリはプログラミング不要で、直感的に誰もが手軽に作成できるため、IT知識はほとんど不要です。Excelデータを読み込んだり、ドラッグ&ドロップしたりするだけで簡単にできるため、技術者が関わる必要もありません。

kintone上では、Excelデータやメールなどの社内に散在する情報を集約・共有できます。
時間や場所を気にせず、社内SNSのようなコミュニケーションと情報共有が手軽にできるので、チームの仕事を効率化します。

kintoneはカバーする業務範囲が広く、拡張性に優れているのもメリットです。プラグインや連携サービスを利用したり、JavaScriptやCSSなどによってカスタマイズしたりすることができます。

チャットボットとはユーザーのテキストベースの質問に対して自動で回答することができるプログラムです。チャットボットの動作原理は、自然言語処理や機械学習などの技術に基づいています。
これによりチャットボットはユーザーの質問内容を理解したり、あらかじめプログラムされた応答パターンやデータベースから情報を取得し適切な回答を行います。

チャットボットはWebサイトやアプリに設置されることが一般的で、ユーザーが質問や問題を抱えた際はすぐにオンライン上で解決することができます。

チャットボットは様々な目的で利用されており、例として問い合わせ対応工数の削減や、Web上での顧客体験を向上させるためなどが挙げられますが、導入によるメリットは多く、多くの企業で導入が進んでいます。

チャットボット（Chatbot）とは？│初心者にもわかりやすく解説

チャットボットはkintoneやLINEなど外部ツールと連携することで様々なメリットが期待できます。

UX（ユーザーエクスペリエンス）の向上

外部ツールと連携させることで、チャットボットは様々な情報源にアクセスすることができるようになり、これによりユーザーに対して正確で具体的な情報を提供することが可能になります。
例えば、在庫管理システムと連携することで、リアルタイムな在庫状況を瞬時に回答することができます。

マルチチャネルで利用が可能

チャットボットは一般的にWebサイトに実装されることが多いですが、LINEやLINE WORKSなどのチャットツール、Microsoft Teamsなどのグループウェアなどと連携することで、最適なチャネルで利用することができます。

チャットボットとは様々な外部ツールと連携することで、より一層機能や能力を拡張させることができます。

kintoneにチャットボットを連携することで、kintone内に蓄積されているデータを参照してチャットボットが回答を返すことができるようになります。またチャットボットでのやりとりをkintone内に蓄積することもできるようになります。

kintoneとチャットボットを連携することにより、連携するチャットボットツールによっては、次のようなメリットが得られます。また具体的な活用例もあわせてご紹介します。

チャットボットとkintoneを連携するメリット

kintoneアカウントを持っていないユーザーであっても、チャットボットの入力フォームからkintoneへと情報登録が可能になります。またkintoneに登録してある情報を参照することもできます。

情報登録する際に、チャットボットが入力をアシスタントしてくれます。IT知識のレベルに関係なく、スムーズにkintoneへと情報登録が可能になります。

例えばチャットボットを社内問い合わせ用に設置した場合に、kintoneと連携させれば、kintoneに蓄積されたデータを抽出してチャットボットが自動回答してくれます。よりチャットボットの回答の幅が広がるでしょう。

チャットボットのkintone連携による活用例

kintone上に社内向けチャットボットを設置することで、問い合わせ業務をチャットボットが対応してくれます。

例えば営業担当者が、外回り時にスマートフォン上でチャットボットを通じて、kintoneに登録されている顧客情報の参照を行うことが可能です。

各社員が毎日、チャットボット経由で日報を提出することも可能です。入力されたデータはkintone上で管理ができます。

「RICOH Chatbot Service for kintone」とは？

これらのメリットが得られ、活用例のように利用できるのがリコーのAI活用型チャットボットサービス「RICOH Chatbot Service」です。

同サービスでは、kintoneと連携させる有償オプション「RICOH Chatbot Service for kintone」をご用意しており、手軽にkintoneとの連携および利活用が可能になります。

チャットボットに入力された問い合わせ内容に対して、kintone内に登録されたデータを自動で抽出し、回答することが可能になります。また、チャットボットに入力された情報は、kintone内に自動でデータとして蓄積されます。

さらに、kintoneのアカウントを持たないユーザーでもチャットボットへ入力が可能になります。チャットボットをkintoneに連携させて活用する場合にメリットの多いサービスです。

続いて、チャットボットサービスとkintoneの連携方法についてご紹介します。

「API連携」でチャットボットと連携する

APIという仕組みを活用することで、チャットボットとkintoneの連携が可能になります。

「API」はアプリケーションプログラミングインタフェース（Application Programming Interface）の略で、システムやアプリ同士が互いにやりとりするのに使用するインタフェースのことを指します。

チャットボットとkintoneの連携にAPI連携を使用するメリットとしては、大がかりなプログラミングや開発なしに、手軽に連携できることが挙げられます。それにより、開発コストや時間の削減も期待できます。

連携の手順

連携の手順は、チャットボットサービスによって異なります。

一般的には、チャットボットと連携しているサーバーの管理コンソールなどから、新しい接続先としてkintoneを追加します。

また連携を行う前に、あらかじめチャットボットと連携して使用するkintoneアプリの構築が必要です。

そのkintoneアプリに対して、API連携させたチャットボットのシナリオやQ&Aといったデータを追加していきます。

またkintone上にチャットボットを設置する場合には、チャットボットから発行された埋め込みタグなどを設定して設置することになります。

チャットボットとkintoneを連携させることで業務の効率化が大きく期待できますが、実際の導入を進める前にはいくつか確認しておくべきポイントがあります。

セキュリティと運用環境の準備

kintone内のレコードには、企業の顧客情報や重要な売上データが含まれているケースが多いでしょう。そのため、外部システムと連携する際はセキュリティの確保が最優先事項となります。アクセス権限や認証の仕組みを適切に設定し、安全な環境のもとで運用をスタートできるよう、社内体制の準備を行いましょう。システムが安定して稼働するためには、本番前の十分なテストも欠かせません。
kintone連携を含むチャットボットをアプリで活用する際の具体的な検討ステップや、運用を成功に導くためのコツについては、以下の記事でも詳しく解説しています。

チャットボットをアプリで活用する3つの方法と注意点・成功事例も紹介

プラグインやAPIの仕様と表示項目の確認

プラグインやAPIを使ってシステムを連携する場合、直接チャットボット上に表示できるデータや、指定できる検索条件に制限があることも珍しくありません。自社の業務において、どのようなカテゴリのデータが必要なのかを洗い出し、希望する機能が実現できる仕様になっているかを事前に確認することが大切です。

発生する初期費用と月額料金のチェック

システムの導入にあたっては、初期費用や月額料金が発生します。各社の公式サイトに掲載されている料金が税抜か税込かの確認に加え、1年以上などの契約期間の縛りがないかも見ておきましょう。また、連携するアプリの数やデータ量によって費用が変動し、個別に見積もりが必要なケースもあります。予算に合わせた無理のない料金体系かチェックしてください。

リコーの「RICOH Chatbot Service for kintone」を利用したチャットボットとkintoneの連携活用例をご紹介します。社内向けと社外向けのそれぞれの事例を見ていきましょう。

社内向け

ある会社の営業部門で、kintoneと連携させたチャットボットに対し、1日の終わりに営業担当者が日報をチャットボットから入力する仕組みを導入しました。入力された営業結果などがkintone上にそのまま蓄積されていくため、活動管理が容易になりました。

ある営業部門では、各営業担当者が担当する案件ごとの進捗や顧客管理の手間が多くかかっていました。

そこで、営業担当者からの案件に関する情報入力をkintoneに連携させたチャットボットで受付する仕組みにしました。

チャットボットが入力をアシスタントすることで、より簡便に情報登録が可能になりました。また登録された情報はkintone上でそのまま案件管理が行えるようにもなり、業務効率化につながりました。

社外向け

ある会社は、顧客からの資料請求やお問い合わせをkintoneに連携させたチャットボットで受け付ける仕組みを導入。受け付けた問い合わせ情報や顧客情報はkintone上に蓄積され、そのまま顧客管理ができるので、利便性が向上しました。

ある製造業の会社は、顧客企業から在庫状況に関する問い合わせをチャットボットで受け付けることにしました。チャットボットはkintoneと連携しているため、kintone上で管理している在庫情報をそのまま伝えられます。結果、問い合わせ対応工数の削減につながりました。

kintone連携に限らず、さまざまな業界・業種でチャットボットがどのように業務効率化へ貢献しているかを知りたい方は、こちらの導入事例集もあわせてご覧ください。

チャットボットの導入事例18選！業界別の事例や導入手順・費用も解説

近年では、AIを搭載したチャットボットとの連携も注目を集めています。従来のシステムでは難しかった複雑な処理も、AIとの組み合わせによって解決できる領域が広がっています。

画像やファイルのアップロードによるデータ分析

kintone上に蓄積された複数の画像やファイルをアップロードしてAIに学習させることで、チャットボットが内容を深く分析し、ユーザーからの曖昧な質問に対しても適切な返信を生成できるようになります。これにより、日々の作業効率が大幅に向上し、グラフを用いた視覚的なデータ整理など、より付加価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。

ビジネスチャットとの連携によるメッセージ通知

kintoneと連携するビジネスチャットツールとして、SlackやTeamsといった社内の主な連絡手段とチャットボットを連携させる方法も非常に有効です。kintone上で特定のデータが更新された際に、指定のチャットルームへ自動でメッセージの通知が届くように設定することで、チーム内の素早い情報共有を支援します。

新しいシステムを社内に定着させるためには、ツールの機能だけでなく、提供元のサポート体制も重要な選定基準となります。

導入に向けた専任スタッフの作業支援

チャットボットベンダーによっては、初期設定やkintone及びチャットアプリの構築に関する作業を直接サポートしてくれる場合があります。サイボウズ株式会社が提供するkintoneの基本機能を活かしつつ、自社の独自ルールに合わせたカスタマイズの支援を受けることで、担当者の負担を大きく減らすことができます。

動画や勉強会を活用した学習コンテンツ

システムの使い勝手を高めるためには、運用担当者が正しい知識を身につけることが近道です。ベンダーが提供する操作マニュアルの解説動画や、ユーザー向けのオンライン勉強会などの学習コンテンツを積極的に利用しましょう。まずは無料のお試しプランなどを使い、実際の仕様をテストしてみることも推奨されます。

kintoneは、チャットボットと連携させることで、業務効率化や社内の情報蓄積、共有性の向上など、多様な効果を生み出します。

kintoneとチャットボットの連携には「RICOH Chatbot Service for kintone」がおすすめです。詳細につきましては、サービスページをご覧ください。また、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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