まずはkintoneとはどのようなプラットフォームなのかをご紹介します、また、kintoneで利用できるプラグインの基本や種類の概要も確認していきましょう。

kintoneとは？

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するもので、アプリやシステム開発の知識がなくても、業務アプリが手軽に作成できるクラウド型の開発プラットフォームです。

部署別・業種別の「サンプルアプリ」と呼ばれるテンプレートが100種類以上そろっているため、自社に必要なアプリを手軽に追加して利用することができます。

例えば、「営業・セールス」の部署向けには「顧客リスト」や「日報」、「案件管理」などのサンプルアプリが用意されており、そのまま利用できます。デザインや設定を自社仕様に変更して利用することも可能です。

アプリや各種情報はリアルタイムにチームに共有可能なので、コミュニケーションツールとしても役立ちます。

外部サービスとの連携も可能であり、利用の範囲が広く柔軟性が高いのも魅力です。

kintoneのプラグインとは？

kintoneには、プラグインという機能もあります。プラグインとは、インストールするだけでkintoneを機能拡張できる追加プログラムのことを指します。

プラグインとしてさまざまなものが用意されており、使いたいプラグインを選んでアプリに取り込み、設定画面で必要な設定を行うことで、kintoneの機能を拡張させることができます。

プラグインはkintone内で利用できるものであり、設定もkintone内で行います。

連携サービスとの違い

プラグインは、連携サービスとは異なります。連携サービスとは、kintoneと連携することができる外部のサービスです。設定は連携サービス側で行うことが多いのが特徴です。

連携サービスの中にはプラグインを使って連携するサービスもあります。

kintoneで利用できるプラグインは多くの種類があります。どのような種類があるのか、プラグインの例や活用方法を見ていきましょう。

kintoneで利用できるプラグインの種類

・kintoneデータを出力する

kintoneには情報登録を行い、データを蓄積していくことができます。そのkintoneに登録したデータを、帳票や見積書、請求書、Webサイトのページなどに出力し、利用することができるプラグインがあります。

・データをkintoneへ入力・管理する

プラグインの中には、kintoneにデータを入力したり、管理したりする際に役立つものもあります。例えば、手書き入力ができるプラグインや、ファイル管理やバックアップなど管理機能を要するプラグインもあります。

・登録したkintoneデータを連携して利用する

外部サービスを連携させる機能を持つプラグインもあります。例えば、kintoneに蓄積された会計関連データを経費精算システムに連携させたい場合に、専用のプラグインを利用することで連携が可能になります。

・kintoneで作成したアプリの機能強化

kintoneでは、手軽にアプリを作成して利用していくことができますが、作成したアプリの機能を強化するためのプラグインもあります。例えば、kintoneアプリに検索窓を追加して検索機能を追加できるプラグインもあります。

kintoneで利用できるプラグインの例と活用方法

具体的なプラグインの例を2つご紹介します。

・フォーマットに合わせたPDF帳票出力

kintoneのデータを出力するプラグインの一種です。あらかじめPDFの帳票フォーマットを作成しておき、そこへkintoneのデータを流し込んでPDF帳票を出力することができます。見積書や請求書などの社内フォーマットの利用が可能です。

・kintoneのファイル添付を「Dropbox」で機能拡張

kintoneにオンラインストレージサービス「Dropbox」を連携させることができる「Dropbox for kintone Premium」というプラグインを用いれば、kintoneへファイルを添付する機能をDropboxに拡張することができます。例えば、kintone上で、kintone標準のストレージ容量を超えるような大容量ファイルを添付したいという場合にDropboxと連携させることにより、大容量ファイルの添付、共有が可能になります。

kintoneを利用する際に、各種プラグインを導入することで得られる主なメリットをご紹介します。

kintoneが使いやすくなる・業務効率化につながる

プラグインは、kintoneの機能を拡張するためのものであるため、kintoneが使いやすくなります。結果的に業務効率化につながることでしょう。

kintoneのデータを活用できる

kintoneには日々、たくさんの情報が蓄積されています。その情報は社内資産であり、業務遂行において重要なコミュニケーションの材料でもあります。そうした貴重なデータをより有効活用するために、プラグインは役立ちます。外部の出力や、外部からの入力などにより、kintone内データの利用の幅が広がります。

開発しなくても機能拡張が行える

プラグインを利用する意義として、新たに必要な機能を開発しなくて済むという点は大きいといえます。既存プラグインで、自社が行いたいことが容易にできるようになれば、あえて開発する必要はありません。自社でカスタマイズする大がかりな開発のコストや期間を削減できます。

設定の変更がkinotne内で容易に行える

プラグインはkintoneに機能を追加するものであるため、導入後は、設定の変更の際にもkintone内で容易に行うことができます。

kintoneでプラグインを導入するときには、ぜひ次のような点に注意して行いましょう。

有料プラグインを数多く導入すると、費用負担が高まってしまう

kintoneで提供されているプラグインは、無料のものから有料のものまでそろっています。有料プラグインを導入する際には、ある程度の費用がかかるため、あまりに手当たり次第に数多く導入してしまうのは避けたいものです。 ただ単に「便利だから」という理由で導入してしまうと、気が付いたらプラグインコストがかさんでいたという結果になりかねません。kintoneの利用目的の明確化を行い、その上で本当に必要なプラグインを見極めましょう。

アプリの開発・設計として適切でなくなることもある

kintoneでは自由にアプリを作成し、プラグインも追加しつつ、便利にカスタマイズしながら使っていくことができます。しかし、プラグインを追加する際にアプリ開発の専門的な視点がないと、アプリの一部の機能が使えなくなるなどの不具合が生じる恐れがあります。実際に、プラグイン導入後、アプリで情報参照や共有ができなくなるといったケースもあります。プラグインがアプリにとって必ずプラスになるとは言い切れないことを理解しておきましょう。

プラグインのセキュリティリスクに注意する

プラグインによっては、無料のものは特にセキュリティの点で脆弱性が存在することもあり、情報漏洩などのリスクがあります。導入するプラグインそれぞれのセキュリティはどうなのか、必ず確認する習慣をつけるのをおすすめします。

プラグイン使用にはスタンダードコースの契約が必要

kintoneでプラグインを利用するためには、スタンダードコースを契約する必要があります。kintoneには、スタンダードコースとライトコースの2種類のコースがありますが、ライトコースではプラグインは利用できないので注意しましょう。

kintoneで便利に機能拡張できるプラグインをご紹介してきました。自社の利用目的に合わせたプラグインの利活用を行うのをおすすめします。

また、リコーの「RICOH Chatbot Service」というチャットボットサービスは、kintoneと連携させるオプション「RICOH Chatbot Service for kintone」をご用意しています。

このオプションは、kintoneの外部連携サービスでありプラグインとは異なり、kintoneの機能を拡張させながら、外部サービスを利用できるメリットがあります。

例えば、自社のホームページに設置された問い合わせ受付用のチャットボットにkintoneを連携させると、チャットボットに問い合わせが入力された際に、kintone内に登録されたデータを自動で抽出し、回答を返すことができます。

チャットボットに入力された情報は、kintone内に自動でデータとして蓄積される仕組みであるため、データをダイレクトにkintoneに蓄積して管理できます。

チャットボットの入力自体は、kintoneのライセンスを持っていないユーザーも行うことができます。

RICOH Chatbot Service for kintoneの詳細はこちら