まずはkintoneの概要と利用するメリットをご紹介します。

kintoneとは？

kintone（キントーン）とは、アプリやシステム開発の知識を必要とせず、業務アプリが手軽に作成できるクラウド型の開発プラットフォームです。サイボウズ株式会社が2011年11月より提供しています。

インターネットに接続することで手軽に利用でき、社内の情報共有やチームワークに多くの企業が活用しています。

作成できるアプリの種類は多種多様であり、チーム内で共有して使うことができるので、社員同士のつながりを活性化する社内SNSとしても利用が進んでいます。

kintoneを利用するメリット

kintoneを利用することによって得られるメリットには、主に次の3つがあります。

1.アプリ作成が手軽に行える
2.情報を集約・共有できる
3.拡張性に優れている

部署別・業種別のテンプレートが100種類以上あり、手軽に追加できます。プログラミングの知識が不要で、専門家を必要としません。

またkintone上では、Excelデータやメールなどの社内に散在する情報を集約・共有できるため、社内SNSのような役割を果たします。

またプラグインや連携サービスを利用したり、JavaScriptやCSSなどによってカスタマイズしたりと、拡張性が高いのもメリットといえます。

kintoneを利用するには、基本的にライセンス契約が必要になります。コースが複数あり、料金が異なりますので、料金体系を確認しておきましょう。

kintoneには2つのコースが用意されています。いずれも初期費用は無料であり、5ユーザーから契約可能で、1ユーザー単位で契約できます。また1ヶ月ごとに契約更新を行います。

スタンダードコース

価格：月額1,500円（税抜）／1ユーザー（年額17,640円（税抜）／1ユーザー）
外部サービスとの連携、プラグイン、および拡張機能：あり
アプリ数：1,000個まで
スペース数：500個まで
ディスク容量：5GB×ユーザー数

ライトコース

価格：月額780円（税抜）／1ユーザー（年額9,170円（税抜）／1ユーザー）
外部サービスとの連携、プラグイン、および拡張機能：なし
アプリ数：200個まで
スペース数：100個まで
ディスク容量：5GB×ユーザー数

アプリとは、kintoneで使える業務システムのことで、コースによって利用できる数が異なります。スペースとはプロジェクトやタスクを進行する際に、必要なやりとりを集約することができる場所を指します。これもコースによって利用できる数が異なります。

スタンダードコースなら、外部サービスとの連携やプラグインや拡張機能を利用できます。

【オプション】ゲストユーザー・ゲストスペース

kintoneには、主に顧客や取引先、協力会社など、社外の人をゲストユーザーとして招待し、ゲストスペースで情報共有をすることができるオプションが用意されています。ゲストユーザーとして誰かをゲストスペースに招待するには、ゲストユーザーのライセンスを取得し、ゲストスペースを必要があります。

スタンダードコースとライトコースそれぞれ、料金が異なります。ゲストユーザーは1ユーザーから契約可能です。

スタンダードコース

ゲストユーザー：月額1,200円（税抜）／1ユーザー（年額14,110円（税抜）/1ユーザー）
ゲストスペース数：500個まで

ライトコース

ゲストユーザー：月額580円（税抜）／1ユーザー（年額6,820円（税抜）/1ユーザー）
ゲストスペース数：100個まで

また、ライセンス不要で利用できるケースもあります。

※価格はすべて2023年8月末時点のものです。最新情報はkintone公式サイトを参照ください。

kintoneをライセンスなしで利用するにはどうすれば良いのでしょうか。その方法をご紹介します。

kintoneにデータを登録したり、閲覧したりするためには基本的にライセンスが必要です。しかし外部サービスと連携すれば、ライセンスを持たない人にもデータの閲覧権限を付与することができたり、外部ユーザーがデータをkintoneに登録できたりします。

例えば、次のような例が考えられます。

例1）ビューアーを用いてライセンス不要で閲覧する

商品や経営指標などのデータを、顧客や取引先、関係者などに見せたいときに、サイボウズスタートアップスが提供している「kViewer」というサービスを利用すれば、kintoneのデータを外部に公開できます。kViewerでは、Web上にkintoneの情報を公開できるWebページを作ることができ、そのWebページを閲覧する人に、kintoneのライセンスは不要です。

例2）チャットボットサービスと連携してライセンス不要で利用する

リコーの「RICOH Chatbot Service for kintone」というチャットボットサービスをkintoneに連携させる方法です。チャットボットとは、「チャット（対話）」と「ボット（ロボット）」を組み合わせた言葉で、人が入力した内容に対して自動的に回答を行うプログラムです。

本サービスと連携すれば、自社のホームページに設置されたチャットボットに、一般ユーザーが問い合わせ内容を入力すると、kintone内に登録されたデータを自動で抽出し、チャットボットが回答します。チャットボットに入力された情報は、kintone内に自動でデータとして蓄積される仕組みになります。このとき、kintoneライセンスを持っていないユーザーでもチャットボットからkintoneへ情報登録でき、kintoneに登録されている情報を参照することが可能です。

kintoneとチャットボットを連携させるメリットとは？

例3）Webフォーム作成ツールと連携してライセンス不要で利用する

Webフォームを作成できるサービスをkintoneに連携する例です。このサービスを連携させることで、作成したWebフォームに登録された情報をkintoneで一元管理できるようになります。
またWebフォームから情報を入力することで、kintoneに情報が蓄積されていきますが、入力自体にはライセンスが不要です。そのため、外部ユーザーであってもライセンスなしで情報登録ができます。

先にご紹介したリコーのチャットボットサービス「RICOH Chatbot Service」とkintoneとの連携について、もう少し詳しくご紹介します。

本サービスには連携させる有償オプション「RICOH Chatbot Service for kintone」があり、このオプションにご契約いただくことでkintoneと連携させることができます。

kintoneと連携させるメリットは、チャットボットに入力された問い合わせ内容に対して、kintone内に登録されたデータを自動で抽出し、回答することができる点にあります。kintoneにFAQなどがすでにデータとして蓄積されている場合に、直接kintoneのFAQを参照してチャットボットが回答することができるので、新たにデータベースを構築する手間が省けます。

さらに、チャットボットに入力された情報は、kintone内に自動でデータとして蓄積されるため、kintone内の情報も増えていきます。

そして、kintoneのライセンスを持っていなくても、チャットボットからkintoneへ情報登録、kintoneに登録されている情報が参照可能です。

kintoneへの情報登録における利便性も向上させてくれます。チャットボットが入力をアシスタントするため、ITリテラシーに関係なく、スマートフォンからでも手軽にkintoneに情報登録が可能になります。

kintoneは、基本的にライセンスを取得して利用するサービスですが、外部サービスと連携するなどして、一部の機能がライセンス不要で利用できます。

今回、ライセンス不要で利用する例としてご紹介した「RICOH Chatbot Service for kintone」は、おすすめのオプションです。詳細につきましては、ぜひオプション紹介ページをご覧ください。

RICOH Chatbot Service for kintoneの詳細はこちら