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Microsoft Teams導入企業のチャットボット導入事例

Microsoft Teams導入企業のチャットボット導入事例

チャットボットをこれから導入したいというときに、さまざまな条件を加味することでしょう。複数のチャットボットのサービスの中から、自社にとって最適なものを選ぶには、条件そのものをよく吟味することが必要です。中でも、軽視されがちな「外部ツールとの連携機能があるかどうか」の選定条件は、意外と重要です。
そこで今回は、外部ツールとの連携機能のあるチャットボットのメリットと共に、Microsoft Teams導入企業が、Teamsと連携できるチャットボットを導入した事例をご紹介します。

1. チャットボットを選定する条件とは

チャットボットを企業が選定する際に、さまざまな条件があります。その中でも、特に重視すべき条件をご紹介します。

導入目的に合っているか

まず大前提として、自社がチャットボットを導入する際の導入目的と合っているかどうかが重要です。問い合わせ対応の代替手段が目的なのか、それとも接客対応・会話を楽しませることが目的なのかによって選ぶチャットボットは大きく変わります。

初期費用と運用費用のコスト

コストは初期費用と運用費用の両方がかかります。初期費用だけでなく運用時にどのくらいのコストがかかるのか、また拡張する場合のコストも加味しましょう。

運用の簡便さ

チャットボットは、シナリオやQ&Aの作成・メンテナンスや機械学習によって精度が上がります。運用時にどのくらい簡単にそれらが行えるのかは非常に重要です。

デモやトライアルがあるか

一時的にインターフェースなどを確認できるデモや、一定期間、自社環境に導入して試せるトライアルが用意されているかも、導入に失敗しないために重要です。

サポートの充実性

サポート体制も重視するのをおすすめします。チャットボットはサービスによってメンテナンス方法が異なりますし、成果を出すために工夫が要ります。サポートが充実していれば不明点や不具合など気軽に問い合わせができるでしょう。

外部ツールとの連携機能があるか

LINEやkintone、Microsoft TeamsやSharePointなどの外部のチャットツールやグループウェア、Microsoft 365などの外部ツールと連携できるかどうかは、注目のポイントです。普段、使い慣れているツールや、社内で情報共有しやすいシステムにチャットボットを設置することができる連携機能をぜひ条件に入れましょう。
2. 外部ツールとの連携機能のメリットとは

先述の選定条件のうち、LINEやTeamsなど外部サービスとの連携機能を備えたチャットボットサービスは、なぜ良いのでしょうか。そのメリットを具体的にご紹介します。

社外向けでは顧客のロイヤリティ向上が期待できる

特にLINEは一般ユーザーが多く、お客様が使いやすいという点で有効です。顧客ロイヤリティ向上が期待できます。

社内向けでは社員の利便性に寄与する

社内向けにおいては、使い慣れたグループウェアやMicrosoft 365にチャットボットを設置できることで、使い方を一から覚える必要がほとんどなく、慣れ親しんだ画面や操作による利便性や利用率の向上が期待できます。

タッチポイントやチャネルを増やせる

通常は、Webサイトに埋め込んで使用するチャットボットですが、それにプラスしてLINEやTeamsなどの外部ツールでチャットボットを提供することで、タッチポイントやチャネルを増やすことができます。利用も促進されるでしょう。
3. Microsoft Teams導入企業のチャットボット導入事例

ここで、Teamsと連携できるチャットボットを導入した企業の成功事例をご紹介します。

導入前の課題

ある建設・不動産事業を展開する企業は、グループ会社共通のコミュニケーション基盤としてMicrosoft365を導入しました。しかしその操作に関する問い合わせに対応するヘルプデスクの人的リソース不足が課題でした。

導入したチャットボット

そこで、OutlookやTeamsなどのMicrosoft365ツールの操作方法などに関するFAQデータをあらかじめ搭載しているチャットボットを導入し、ヘルプデスクの窓口としました。

導入後の効果

Microsoft365のうち、稼働しているOutlookとTeamsに対する問い合わせをチャットボットで対応していますが、問い合わせ増加は見られておらず、情報システム室が問い合わせ対応に時間が取られることはありませんでした。つまり、Microsoft365の問い合わせ対応はほぼチャットボットで完全代行できている状態です。

この事例は、Teamsと連携した事例ではありませんが、Teamsを導入していることから、将来的にTeams上でチャットボットを機能させることもできるでしょう。

この事例はリコーの「RICOH Chatbot Service」の導入事例であり、「Microsoft365データ同梱パック」というサービスを利用している事例です。Microsoft365データ同梱パックとは、「RICOH Chatbot Service Enterpriseプラン」のオプションサービスとして提供しているもので、OutlookやTeams、OneDriveなど、Microsoft365ツールの操作方法などに関するFAQデータをあらかじめ搭載しているサービスです。回答例を準備しなくてもチャットボットによる問い合わせ対応が可能になります。
また、通常のWebページへのチャットボットの埋め込みに加えて、TeamsチャットボットやSharePointへの埋め込みなども可能です。Microsoft365導入企業にとって利便性の高いサービスとなっています。
4. まとめ

チャットボットを選定する際には、外部ツールとの連携機能を有しているかどうかも重要なポイントになります。特にMicrosoft365導入企業にとって利便性の高い「Microsoft365データ同梱パック」をご用意している「RICOH Chatbot Service」はおすすめのツールです。

Microsoft365データ同梱サービスの詳細はこちら

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