保育士の業務改善とは、現場で日々行われる仕事の進め方や仕組みを見直し、時間や労力の無駄をなくす活動の全体を指します。その本質は、単なる効率化に留まらず、「子どもと向き合う」という保育士本来の業務に注力できる時間を創出することにあります。

●業務改善の主なアプローチ

業務改善の最も基本的な手法として知られるのが「ECRS（イクルス）」の原則です。これは、Eliminate（排除）、Combine（統合）、Rearrange（再配置）、Simplify（簡素化）の頭文字をとったもので、改善の優先順位を示します。まず、無駄な仕事や記録を「排除」できないか検討し、次に職員間の協力で「統合」できる業務を探します。そして、現場の仕事の動線や手順を「再配置」し、最後に残った仕事をICTの導入などで「簡素化」します。この体系的なアプローチにより、特定の仕事だけでなく、園の全体的な環境を根本から変革することが可能です。

●保育の質との関係性

業務改善は、負担軽減を通じて職員の働きがいを高め、結果として質の高い保育を提供できる環境整備に繋がります。例えば、煩雑な記録業務が効率化されれば、保育士はより多くの時間を子どもの成長の観察や、個別的な関わりに充てることができ、保育の質を向上させることができます。業務改善は、園の全体的な質の向上を目指す、前向きな取り組みなのです。

現在、保育士の仕事は、核となる保育業務に加え、保護者対応、行事の企画・準備、大量の記録作成、管理業務など多岐にわたります。特に、手書きや紙媒体での記録や情報共有は、職員の大きな時間的負担となっています。この過重な負担は、残業時間の増加や、持ち帰り仕事の常態化を引き起こし、職員の離職率が高い一因となっています。持続可能な働き方を実現し、優秀な人材を確保するためにも、全体的な効率化と負担軽減が急務となっています。

●業務改善の主な目的

保育士の業務改善の最大の目的は、仕事の効率化を通じて、子どもたちへの関わりを深め、保育の質を高めることです。 ①子どもと向き合う時間の確保 記録や雑務の負担を減らし、保育士が子どもたちの成長観察や、遊びの環境づくりに専念できる時間を増やす。 ②職員の働きやすい環境づくり 残業時間を削減し、有給取得を促進するなど、心身の負担を軽減することで、職員が長く安心して働ける環境を整備する。 ③保育の質の向上と均一化 ICTツールを導入することで、情報共有をスムーズにし、現場のベテランのノウハウを全体で共有しやすくする。また、管理業務の効率化により、管理職が現場支援に充てる時間を増やす。

●ICT導入がもたらす役割

ICTは、特に記録や管理といった事務仕事の効率化において中心的な役割を果たします。しかし、単にツールを導入するだけでなく、現場の働き方や仕事の流れに合わせて適切に活用することで、真の効率化が達成されます。

幼稚園や保育園で働く保育士については、現在、次のような業務課題があるといわれています。

・待機児童問題
・保育士不足による業務過多
・多忙さに見合わない保育士の待遇
・保護者からの問い合わせが多く対応の負荷が高い

保育施設の需要の高まりや保育士の人材不足の深刻化により、待機児童問題が社会問題にまで発展しています。保育施設の内部では、保育士一人当たりの業務量が増え、サービス残業が増えている現状があります。また多忙でありながら給料が見合わないという声もあります。
中でも、保育士は、保護者からの問い合わせ対応も普段の業務と両立しなければならず、同じような問い合わせへの対応を効率化したいという課題もあります。こうした現状が、保育士のサービス残業を助長しているといっても過言ではないでしょう。

少しでも保育士の業務負荷を軽減し、効率化することが急がれます。特に問い合わせ対応課題に関しては、チャットボットによって解決できる見込みがあり、業務改善が可能です。

チャットボットとは、ホームページ上などに設置することで、ユーザーによる文字入力や選択に対し、自動で回答を返すプログラムです。

チャットボットを幼保園の公式サイトに埋め込むことで、保護者からの行事やイベントに関する問い合わせや、入園希望者からの施設概要やアクセス方法などのよくある問い合わせに自動で対応できます。

これにより、保育士の問い合わせ対応業務の負担軽減とともに、24時間365日の問い合わせ対応が可能になることから、保護者や入園希望者の満足度向上にもつながります。

結果的に、保育士の本業への専念、業務効率化、サービス残業の低減が叶い、行事前などの一時的に増す問い合わせへの対応もスムーズになります。

個人・企業で取り組める業務効率化のアイデア【16選】役立つツールも紹介

幼保園にチャットボットを導入した場合、どんなシーンで活用できるのか、具体的にご紹介します。

・保護者の問い合わせ対応

園児の保護者からの問い合わせ対応に応じます。入園の準備や日時、遠足の持ち物など、入園後の保護者からのよくあるお問い合わせへの対応を自動化します。

・新規入園者の獲得

幼保園の新規入園者用のお問い合わせチャットボットです。入園の倍率から園の施設紹介、カリキュラム、ポリシーなどに至るまで、園選定時に来るお問い合わせを自動化します。

・保育士・教諭の募集

チャットボットを採用向けに活用することも可能です。保育士や幼稚園教諭に必要な情報をチャットボットで発信するなどすれば、働き手の募集に役立てることができます。

●問い合わせ対応の負担と課題

保育現場において、職員が日常的に対応する仕事の一つに、園内外からの様々な問い合わせがあります。保護者からの欠席連絡や持ち物確認、職員間での園則や備品の場所確認、管理職への制度に関する質問など、その内容は多岐にわたります。これらの問い合わせは突発的に発生し、対応に追われることで、職員の集中力を奪い、結果として子どもとの関わりや、その他の重要な仕事の時間を削ってしまいます。この「見えない時間的負担」の全体を軽減することが、更なる効率化の鍵となります。

●AIチャットボットによる業務改善の仕組み

AIチャットボットは、これらの定型的な問い合わせに対して24時間365日即座に自動で回答を提供し、職員の負担を大幅に軽減します。
まずは、職員からの質問対応の効率化です。管理規定、マニュアル、過去の事例などのナレッジを学習させることで、新任職員でも現場のルールをすぐに把握できる環境が整います。これにより、ベテラン職員が質問対応に費やす時間が削減されます。次に、保護者対応の質の向上が挙げられます。電話が繋がりにくい時間帯や夜間でも、チャットボットが応答することで、保護者の利便性が向上し、結果として園への信頼の質向上に繋がります。

●チャットボットが実現する「保育士本来の仕事」

チャットボットで問い合わせ対応が効率化されることで、職員は今まで奪われていた時間を、子どもたちのための環境づくりや、より深い記録の分析、そして何よりも子どもと触れ合う時間に充てることができます。これは、保育士の働きがいの向上と、園全体の保育の質の向上に直結します。ICTを活用した業務改善の最終段階として、チャットボットは非常に有効なツールです。

生成AIチャットボットとは？従来型との違いや活用事例をご紹介

保育士の業務改善が可能なチャットボットをご紹介してきました。チャットボットをうまく活用することによって、保育士の業務過多を解消に導くことができます。

リコーのRICOH Chatbot Serviceは、幼保園のお問い合わせ対応にもおすすめのチャットボットサービスです。生成AI型とQ&A型、両方に対応しており、社内データやQ&A集を管理画面にアップロードするだけで簡単に始められます。
設置個所も簡単なタグをWebサイトに貼り付けるだけで導入できます。また、教育業（幼稚園）向けの業種/部署別テンプレートもご用意していますので、利用すれば、よりスピーディーに開始できます。

幼保園の業務改善のために、チャットボット導入を検討される際には、ぜひお気軽にご相談ください。

幼保園でのチャットボット活用シーンはこちら 60分で体験！無料オンラインデモはこちら