ChatGPTはインターネット上にある大量のデータを学習していることから、流暢な文章を自動作成できるのが特徴です。柔軟性の高い文章生成力が評価されており、既に多くの企業が業務に利用しています。

このChatGPTを利用することで業務効率化が可能な理由として、次のことが挙げられます。

文章作成・添削などの自動化が可能であるため

ChatGPTに文章の作成や添削、校正などを指示すると、自動的に行ってくれます。これは文章作成やチェックの自動化を実現したといえます。これまで大幅に時間を割いていた業務については、業務効率化につながったケースもあるでしょう。

作業フローの作成や議題リストアップなどが可能であるため

ChatGPTは、実施したい作業のフローの作成を指示したり、これから会議で話し合うべき議題について汎用的なもののリストアップを指示したりすると、それぞれに応えてくれます。つまり業務効率化につなげるためのヒントも与えてくれるということです。それを実践に活かせば、業務効率化につながるでしょう。

情報収集の作業の工数を大幅に削減できるため

ChatGPTには情報収集を任せることが可能です。競合他社の商品や口コミなどをリサーチしたい場合に、手作業では工数がかかります。一方で、ChatGPTに任せると数秒で答えを出してくれるので、工数の大幅な削減につながる可能性があります。その結果、業務効率化につながることもあるでしょう。

情報の分析が可能であるため

ChatGPTはアンケート結果や口コミやレビューを分析することができます。集計と分析に多くの工数をかけていた場合には、ChatGPTに代替することで業務効率化につながるでしょう。

アイデア出しに役立つため

企画などのアイデアに煮詰まったとき、ChatGPTにヒントをもらうことができます。ChatGPTの生成結果によって固定概念にとらわれていたり、盲点になっていた点がわかったりすれば、業務効率化につながる可能性があります。

実際に、ChatGPTによって業務効率化を実現した成功事例を5つご紹介します。

自治体の事例

ある自治体は、市役所での職員によるChatGPT利用を許可しています。文章作成や要約、誤字脱字チェック、アイデア出しなどに利用しているといいます。職員が業務で利用する文書には機密情報や個人情報などを含むため、情報漏洩にならないように入力させないことをルール付けしています。

さらに、直接サービスを利用するのではなく、ChatGPT APIという外部サービス連携機能を用いてビジネスチャットツールに連携させることで利用しています。これにより、入力した内容がChatGPTに学習されなくなります。

職員の利活用と共に、情報漏洩リスクにもしっかりと対応しながら業務効率化を図っています。

教育関連企業の事例

ある教育関連サービスを提供する企業では、ChatGPTを搭載している独自開発のビジネスチャットツールを業務に利用しています。独自のインターフェースではあっても、実際にはChatGPTとほぼ同じような機能が使えるようにしています。

主に議事録の要約やメール文のたたき台作成、ブレインストーミング、アンケート結果の分析などに利用しています。セキュリティガイドラインも整備して、安全に利用を進めています。

IT企業の事例

あるIT企業は、自社の公式SNSアカウントの運用にChatGPTを活用しています。完全にChatGPTが投稿文を生成するのではなく、スタッフによる手動での運用と並行して行うものです。自社の提供するシステムの障害情報などの投稿などを自動発信する試みです。SNS運用の業務負荷を軽減しています。

化学メーカーの事例

ある化学メーカーは、ChatGPTの言語モデルと他社のAIを融合して独自にAIシステムを開発しています。このシステムでは、自社製品の新しい用途の検索を、より高精度かつより高速に行えます。その結果、作業効率が3倍に向上した業務もあり、大幅な業務効率化につなげています。

電機メーカーの事例

ある電機メーカーは、ChatGPTの言語モデル2種を組み込んだシステムを独自開発し、多様な業務活用のほか、新人研修のロールプレイングなどにも活用しています。

新人研修のロールプレイングにおいては、AIがシナリオ作成からロールプレイングの実践、応対評価までを自動化しています。従来はトレーナーが顧客の役を演じていましたが、トレーナー自身の育成に負荷が高く、応対評価についてはバラつきが生じていました。

本システムではAIが音声を発話して顧客役を演じることができます。また、応対評価については複数の項目について、客観的な評価が可能です。結果的に、ロールプレイング研修の自動化・省人化につなげています。

ChatGPTを業務で利用する際に生まれるリスクへの具体的対策をご紹介します。

情報漏洩のリスクへの対応

情報漏洩については対策として、顧客情報、個人情報は入力しないこと、細かな社内ルールを策定して浸透させること、ChatGPTを利用できる他社サービスを利用して入力内容を学習させない仕組みで運用するといったことが考えられます。

例えばAI活用型チャットボットサービス「RICOH Chatbot Service」は、ChatGPTの利用が可能なオプションサービス「RICOH Chatbot Service for 生成AI」を提供しています。専用のアプリなどを別途インストールする必要がなく、チャットボットのユーザーインターフェースで手軽にChatGPTを利用できます。通常のChatGPTとは異なり、入力した内容は学習に利用されることはありません。

不正確・著作権侵害・情報が古いリスク

ChatGPTが生成する文章は、インターネット上の情報を学習した上で生まれたものです。そのため、不正確な点があったり、著作物を利用していたり、情報が数年前のものであったりすることがあります。

ChatGPTが生成したものをそのまま利用すると、虚偽の情報や古い情報を伝えることになったり、著作権侵害に相当したりするリスクがあるため、注意が必要です。この場合は、生成したものを人がチェックする体制を整えることが有効策です。

ChatGPTそのもののサービス停止リスク

ChatGPTは一つのサービスであるため、運営元企業の都合でいつサービス停止や終了となるかはわかりません。全面的に業務活用に頼りきらないこと、ChatGPTがなくても作業が進むようにしておくようにすることは必須の対応といえます。

ChatGPTは、有意義な活用によって業務効率化につながるケースもあります。今回ご紹介した注意点を押さえながら、ぜひ有意義な活用につなげてください。

本文でご紹介したリコーの「RICOH Chatbot Service for 生成AI」については、管理者は利用ログを確認できるため、社内利用ルールの範囲外の利用の監視も行えます。

ChatGPTのご利用を希望されている場合は、ぜひご検討ください。