社内の情報共有が、非効率になってしまう原因を解説します。

●情報共有の重要性が認知されていない

社内情報共有そのものの重要性が認知されていない可能性があります。そのような状況で、いくら情報共有ツールを社内に導入しても、使われないで終わってしまいます。

●メールで一斉配信を行っている

メールでの情報配信は手軽で便利ですが、チャット文化が進んでおり、そもそもメールを頻繁にチェックする従業員が限られると、一斉配信の意味がありません。

●チーム内・部署内ではできていても、部門を超えた情報共有ができていない

チーム内や部署内など限られたメンバー間では情報共有が進んでいたとしても、部門を超えた全社的な情報共有ができていなければ、社内の情報共有が進んでいるとはいえません。

●情報共有のルールがない

「誰に連絡すればいいのかわからない」「フォーマットが決まっておらず報告の仕方がわからない」など、情報共有ルールが決まっていないことが原因となることがあります。

●近年テレワーク環境になった

テレワークが推進されている中、各従業員が在宅で仕事をするようになった結果、対面コミュニケーションの機会が減ったことでより情報共有不足を感じるシーンが増えている現状があるかもしれません。

上記の課題を解決し、社内の情報共有を効率化させるポイントとして次の点が挙げられます。

●組織の意識改革

情報共有の重要性が社内に浸透していない場合には、まず組織的な意識改革を行うのが先決です。方法としては、トップダウンで情報共有の重要性を説くほか、部署・部門問わず、チャットや社内ポータル、メールなどでのオープンなコミュニケーションを行う文化を醸成することもポイントです。

●手軽に利用できるツールを導入する

意識改革と同時に、手軽に利用できる情報共有ツールを導入し、利便性を高めておくことも有効です。例えばチャット形式で気軽な情報共有が可能な場を設けるなど、従来のメールでの情報共有を一新するなどもおすすめです。

●情報共有のルールを明確にする

情報共有のタイミング、内容、フォーマット、フローなど、具体的な情報共有のルールを明確にすることもおすすめです。従業員が「こういうときはこのフォーマットで報告すれば良いのか」と具体的なやり方がわかれば、行動に移しやすくなるでしょう。

実際に社内の情報共有を成功させた事例を5つご紹介します。

●チャットボットによる情報共有の事例

ある物流関連企業では、Q&A型チャットボットを社内に導入し、情報共有を行っています。従来は、各拠点の営業所から本社宛に問い合わせがあっても、担当者に取り次ぐまで、たらい回しのような状態になってしまうこともありました。
そこで社内の誰もが手軽に利用できるよう、社内問い合わせのよくあるQ&Aをチャットボットにデータとして蓄積し、従業員からの問い合わせに対応できるようにしました。
結果、特に人事関連や総務関連などの社内問い合わせを受け付け、社内の情報共有に役立てています。

●オンラインストレージによる情報共有の事例

ある製造業の企業は、出張先や外出先での現場写真や見積、図面などのデータ共有に時間がかかっている課題がありました。また情報漏洩の懸念から個人用端末の利用も避けたい状況でした。

そこでオンラインストレージのOneDrive for Businessを導入し、リアルタイムに写真や見積のデータなどを共有できるようにしました。その結果、見積作成の時間や、納期回答の短縮など、業務効率向上につながりました。

●グループウェアによる情報共有の事例

あるサービス業は、従来から利用していたグループウェアのMicrosoft 365を、リモートワーク環境でもセキュアな環境で利用し、社内の情報共有を滞らせないことを検討していました。
そこでセキュリティ機能を導入し、デバイスを限定したアクセス制御、アクセスログやサインインログの管理などが可能になり、セキュアな環境で利用できるようにしました。

●社内Wikiによる情報共有の事例

ある情報通信業の企業は、従業員が1万人以上いる中、共通の社内Wikiを活用し、情報共有文化が醸成されています。全従業員が社内Wikiを利用して業務を行っており、欠かせないツールとなっています。
また利用だけでなく、各従業員が必要だと感じたら社内Wikiに情報を記録する文化も根付いており、社内ナレッジ形成に大きく役立てられています。

●社内報による情報共有の事例

ある製薬会社は、紙社内報をWeb化して社内情報共有に役立てています。リモートワーク化や紙社内報における情報共有のタイムラグの解消などの課題を解決しながら、動画活用による新しい情報発信やWeb社内報掲載へのアイデアが活性化するなど、社員の関心を高めることにも成功しました。

社内の情報共有を効率化するおすすめツールを種類別にご紹介します。

●【チャットボット】RICOH Chatbot Service 生成AIチャットシリーズ

チャットボットは会話形式のインターフェースで手軽に情報を引き出せる中、「RICOH Chatbot Service 生成AIチャット」シリーズは、社内のドキュメントを登録するだけで、自社独自の生成AI環境を構築することができるサービスや、生成AIを活用した企業向けChatGPT連携サービスもあることから、セキュリティリスクを回避しながらナレッジの有効活用をAIチャットボットで実現できます。

●【オンラインストレージ】Dropbox Business

法人向けオンラインストレージ「Dropbox Business」は、ファイル共有やファイル管理、コメント機能やツール連携機能などのコラボレーション機能も搭載しています。
また情報流出防止のため、サイバーセキュリティ対策や大量のデータダウンロードなどの異常検知などのセキュリティ機能も備えています。

●【グループウェア】Microsoft 365

Microsoft社のOfficeアプリケーションが利用できるクラウドサービス「Microsoft 365」は、社内情報共有ツールとしても役立ちます。Microsoft TeamsによるチャットやWeb会議などのコミュニケーション手段、SharePointによる社内ポータルサイト作成による情報共有、OneDriveによるセキュアなファイル保存ストレージなどが用意されています。

●【社内Wiki】NotePM

社内Wikiを手軽に作成できる「NotePM」を用いれば、従業員自ら編集しながら社内情報を蓄積できます。社内ナレッジ蓄積のほか、ドキュメント共有も可能であるため、社内情報共有に役立ちます。

●【社内報】TUNAG

「TUNAG」はWeb社内報アプリです。Web社内報の機能はもちろんのこと、社内チャット機能、社内ポータル機能、ワークフロー機能を備えており、総合的な社内情報共有ツールとして役立ちます。

社内の情報共有を効率化させることは、業務効率化や風通しの良いオープンな社内環境づくりに役立ちます。

社内の情報共有を効率化させるツールとしてご紹介した中でも、おすすめなのがリコーの「RICOH Chatbot Service 生成AIチャット」のラインナップです。

・RICOH Chatbot Service 生成AIチャット from 社内ナレッジ

社内データをアップロードすることで、社内データに基づき生成AIが回答する自社専用のAIを活用できるようになるサービスです。入力した内容も社内に留まるため、漏洩リスクはありません。

・RICOH Chatbot Service 生成AIチャット from 一般ナレッジ

リコーがご提供するチャットボット上でChatGPTを手軽に利用できます。Azure OpenAI Serviceでセキュアな環境を実現しており、通常のChatGPTとは異なり、社内データなどを入力しても学習されず、情報漏洩の心配がありません。

生成AIを社内の情報共有に活用されたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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