社内で情報共有を行う一般的な方法として、次のものが挙げられます。

●回覧板・ホワイトボード
●ミーティング・朝礼・1on1ミーティング
●社内イベント
●メール
●情報共有ツール

回覧板やホワイトボードは、どちらかといえばアナログな手法です。紙にプリントしたものや、オフィスの執務室などに掲げたホワイトボードに伝達事項を記します。

また、直接顔を突き合わせるミーティングや朝礼、社内イベントなどの機会に共有することも可能です。
社内にメール一斉送信を行うことで、情報共有することも昔からよく行われてきました。

そして昨今、発達してきているのが、情報共有ツールです。

具体的には、社内ポータル・SNS、ビジネスチャット、チャットボット、スケジュール管理ツールなどが挙げられます。

【情報共有を効率化するポイント】これらの情報共有方法を用いて、より効率化するポイントをご紹介します。

・情報共有の目的・重要性を啓蒙社内に情報共有の目的と重要性を啓蒙することで、「情報共有はとても大事なんだ」と社員に認識させ、情報共有の活性化につながります。

・情報共有のルールを規定「何を」「いつ」「どのように」共有すればいいのかが明確でなければ、いくら情報共有の重要性が周知されていても、行動につながりません。情報共有のルールを会社側で作ってしまうのが有効です。

・情報共有の体制作りただトップダウンで「情報共有を心がけましょう」と伝達するだけでは機能はしないでしょう。情報共有チームを編成し、達成度を測りながら、組織的に情報共有の浸透を目指すことも有効です。

社内にはさまざまな情報共有方法がある中で、どのような方法でも良いわけではありません。次のような求められる要件をクリアする必要があります。

●セキュリティ性

社内で共有するべき情報のほとんどは機密情報であり、セキュリティ性は担保しなければなりません。情報漏洩の徹底的な予防策が必要です。

●情報共有の範囲・権限の設定

情報は外部に漏れなければ良いとは限りません。その情報を知って良い範囲があります。情報共有の範囲や権限の設定が柔軟にできることが重要です。

●効率・スピード・リアルタイム性

共有しやすさやスピード、リアルタイム性は近年、変化の激しい時代に重要な要件です。例えば紙の回覧板よりもメールのほうが速く、さらにビジネスチャットのほうが速いといったように、情報に求められる迅速性に応じて使い分けることが求められます。

●正確性

意味の取り違えなどが起きないよう、より正確に伝えられる方法が優遇されるべきです。例えばビジネスチャットで伝えるべき情報と、ミーティングで伝えるべき情報はすみ分ける必要があります。より正確性を求めるなら、文字だけよりも対面のミーティングが求められます。

●情報整理

膨大なナレッジなどは、情報が整理された状態で共有することが重要です。情報が整理しやすいFAQやマニュアルなどが有効です。

●情報検索のしやすさ

ナレッジ共有など、蓄積された情報を共有したい場合は、情報検索のしやすさは重要です。データはあっても引き出せないのであれば情報共有が未達成となってしまうからです。

社内情報共有方法の要件を満たす方法として、近年、注目を集めているのが、社内向けチャットボットを利用する方法です。

社内向けチャットボットとは、無人で対応するチャットボットを指します。社員がチャットボットの入力フォームに知りたい情報を入力すると、チャットボットが社内情報の中から情報を抽出してくれます。

社内向けチャットボットを情報共有に利用することは、次のメリットがあります。

●24時間・担当者不在でも情報にアクセス可能

無人で対応するチャットボットであることから、24時間、アクセスできる環境にすれば、時間を問わず、担当者が不在の時間でも情報にアクセスできます。

●業務効率化

社内向けチャットボットでは手軽に必要な情報を即座に引き出せる点で、業務へ迅速に役立てられることから、業務効率化につながります。

●共有情報の均一化

社内に共有する情報が、社員によってバラバラではなく、均一化するのもメリットです。

●社内問い合わせ対応の負荷軽減

社内チャットボットの精度が高く、柔軟に必要な情報を引き出せるのであれば、社内ヘルプデスクなどの有人問い合わせ対応の負荷が軽減されます。

●人材育成へ活用

社内向けチャットボットは、いわば社内ナレッジの宝庫です。教育分野にも活用できるでしょう。うまく活用することで、人材育成にも役立てられます。

【おすすめの部署】
社内チャットボットを情報共有ツールとして役立てやすいおすすめの部署は、情報システム部、総務部、人事部です。これらの部署はいずれも社内から広く問い合わせが集まる部署であり、常に他の業務を抱えながら、問い合わせ対応をしなければなりません。
社内チャットボットに一次対応を任せれば、簡単な質疑応答であれば完全自動化も可能です。

社内向けチャットボットを社内情報共有ツールとして利用する際には、次のようなデメリットがあります。

●社内向けチャットボットのデメリット

・初期コストがかかる社内向けチャットボットツール導入や環境構築などに初期コストがかかります。

・回答精度などのメンテナンス導入後も、随時メンテナンスを重ね、回答精度を高める必要があります。その際、リソースだけでなく高い専門知識を要することもあります。

・セキュリティの検討社内向けチャットボットは、高いセキュリティ性が求められます。特に生成AIなどの学習データを踏まえた回答を返す優れたチャットボットの場合、入力した内容が学習に使われてしまう恐れもあります。するとより情報漏洩のリスクが高まります。

これらのデメリットを踏まえた失敗しないポイントとして、次の点を押さえておきましょう。

●失敗しない活用のポイント

・中長期的なコストパフォーマンスを重視する初期コストはいずれ回収する方向で、中長期的なコストパフォーマンスを検討しましょう。問い合わせ対応業務の削減、コア業務への集中による生産性向上などを加味する考え方です。

・万全なセキュリティ環境構築社内向けチャットボット導入時には、セキュリティの専門的知見を持ったパートナーの支援のもと、万全なセキュリティ環境を構築することがポイントです。

・入力内容を学習しない安全な生成AIチャットボットの利用生成AIを搭載する場合、入力内容を学習しない安全な仕組みのツールを利用しましょう。

・有人対応との連携をうまく行うチャットボットは情報検索用にして、複雑な問い合わせや重要な共有事項についてはミーティングやメールなどうまく使い分けることが大切です。もしチャットボットで解決できなかった場合は、誰に問い合わせるべきかをわかりやすく提示する工夫も大切です。

・PDCAを回す社内情報共有のためのチャットボットを導入後、どのくらい利用されており、どのような内容を参照されているのかなど十分に検証し、利用面、精度面などPDCAを回して、有効なツールに高めていくことが大切です。

社内の情報共有方法は数々の種類がありますが、特に近年、注目されているのが、社内向けチャットボットです。社内共有方法に求められる要件を満たし、メリットも期待できます。

社内共有チャットボットにおすすめなのがリコーの「RICOH Chatbot Service 生成AIチャット」のラインナップです。

・RICOH Chatbot Service 生成AIチャット from 社内ナレッジ

社内データをアップロードすることで、社内データに基づき生成AIが回答する自社専用のAIを活用できるようになるサービスです。入力した内容も社内に留まるため、漏洩リスクはありません。

RICOH Chatbot Service 生成AIチャット from 社内ナレッジ

・RICOH Chatbot Service 生成AIチャット from 一般ナレッジ

リコーがご提供するチャットボット上でChatGPTを手軽に利用できます。Azure OpenAI Serviceでセキュアな環境を実現しており、通常のChatGPTとは異なり、社内データなどを入力しても学習されず、情報漏洩の心配がありません。

RICOH Chatbot Service 生成AIチャット from 一般ナレッジ

生成AIチャットボットを社内の情報共有に活用されたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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