生産管理とは、顧客が求める製品を、適切な納期までに、最も低いコストで、かつ求められる品質で生産するための一連の活動を計画し、管理する業務全体を指します。製造企業の活動の根幹であり、「Quality（品質）」「Cost（原価）」「Delivery（納期）」、すなわちQCDを最適化し、最大の利益を生み出すことが最大の目的です。

●生産管理の効率化とは 生産管理における効率化とは、製造現場において発生するムダ・ムリ・ムラ（3M）を徹底的に排除し、限られた設備や人員を最大限に活用することです。特に、製造工程の作業時間や事務作業にかかる時間を削減し、より少ないリソースでより高い成果を目指すことを意味します。効率化を進めることで、資材の調達から製造、出荷までの手順が明確になり、結果として在庫水準の最適化や生産コストの低減というメリットが得られます。これは、単に忙しさを解消するだけでなく、企業の市場競争力を高めるための重要な対策です。効率化により、進捗の確認や管理が容易になり、予期せぬ状況への対応力も向上します。

一般的な生産管理の業務においては、さまざまな課題があります。その中でもよくある課題は次のことがあります。

・手配漏れや誤発注 生産管理と一口に言っても、さまざまな業務がありますが、中でも販売計画にもとづき、出荷計画や生産計画を立て、生産に必要な資材や人員の手配や発注を行う業務は重要です。その手配に漏れが出たり、誤発注が生じたりすると計画全体に支障が生じてしまいます。

・生産負荷の偏りによる標準化の必要性 生産に偏りが見つかった場合には、調整して標準化する必要があります。

・不良率の最適化 もし不良品が多いなどの場合には、生産工程そのものを見直す必要があり、最適化を図る必要があります。

・部署間のコミュニケーション不足 部署間のコミュニケーションがうまくいかないと、フローに遅れやミスが生じ、コミュニケーション不足が起きることが懸念されます。

・問い合わせ対応の負荷が大きい 発注方法や必要な書類に関する社内外からの電話やメールでの問い合わせが多く、対応しきれない、もしくは対応に追われてコア業務に集中できないといった課題があります。

製造現場の効率が低下する要因は多岐にわたりますが、主な原因として「属人化」「情報連携の遅延」「アナログ管理」の3点が挙げられます。

●業務の属人化と標準化の遅れ 特定の熟練作業員のみが手順やノウハウを知っている状況が続くと、その人が不在の場合に生産が滞るリスクが発生します。これは「属人化」と呼ばれ、技術継承の妨げとなるだけでなく、作業品質のばらつきや非効率な手順の温床となります。標準化が遅れることで、新人向けの教育コストも増大します。

●部門間の情報連携の遅延とギャップ 生産管理は、営業、資材調達、製造、品質管理といった複数の部門を横断する業務です。各部門で異なるシステムやExcelファイルを使用していると、最新の進捗や在庫情報がリアルタイムで共有されず、情報連携に遅延が生じます。この情報ギャップが、計画変更時のタイムラグや誤発注につながり、結果として納期遅延や過剰在庫といった重大なコスト増を招く原因となります。

●アナログな管理手法とヒューマンエラー 依然として紙の伝票やホワイトボード、部門別のローカルなExcelで作業指示や実績を管理している企業が多く存在します。これらのアナログな手法は、データの集計や転記に多大な作業コストを要する上、ヒューマンエラーを誘発しやすく、正確な状況の把握を困難にします。デジタル化による改善の対策が必要です。

社内外の問い合わせ対応が多く、生産管理業務に支障が生じている場合に、解決策として挙げられるのが、チャットボットです。

チャットボットとは、人からの質問に対してロボットが自動で返答を返す自動会話プログラムです。近年はWebサイトやアプリに実装され、ユーザーが手軽に問い合わせや情報取得のできるツールとして導入が進んでいます。

社内・社外のそれぞれで発生するよくある質問をチャットボットに登録しておけば、自動で回答できるため、無人対応が可能となります。

また電話での問い合わせと異なり、営業時間外でも対応でき、24時間365日対応ができる点も大きな特徴です。

チャットボット（Chatbot）とは？│初心者にもわかりやすく解説

チャットボットを活用することで、生産管理の業務の効率化につなげることができます。例えば、次の活用法が考えられます。

・問い合わせ対応業務時間を削減 問い合わせ対応を一部チャットボットで吸収できれば、対応時間の削減につながり、業務効率化が実現します。

・コア業務に集中できる 問い合わせ業務が削減できれば、その分、コア業務へ時間を割くことができるので、集中でき、結果的に生産性向上につながります。

・問い合わせの機会損失を防止 電話や問い合わせフォームからの問い合わせよりもユーザーのハードルが低いため、問い合わせの機会損失を防ぎます。

・問い合わせ品質向上 お問い合わせ内容のデータを見える化することで、チャットボットが答えられなかった質問や満足度の低い回答を見直しやすくなるため、お問い合わせ対応の品質を上げていくことが可能です。

・ユーザーのニーズを把握でき、さらなる業務改善が図れる 無人対応であるため、電話やメールでは得られなかった本音を、チャットボットならユーザーから引き出すことができることもあります。そうしてユーザーの生の声を拾い上げることで、業務改善に生かすことができます。

近年の製造業向けDX推進において、AI活用は生産現場の抜本的な改善に不可欠な対策とされています。AIは大量のデータを分析し、従来の人間では予測困難だった在庫需要予測や、設備の故障予知に役立てられ、利益最大化に貢献しています。

●AIチャットボットによる問い合わせ対応の効率化 チャットボットは、AIを活用した効率化対策の中でも特に導入メリットが早く現れる分野です。生産現場で働く作業員や関係部門からの「この部品の在庫はどこにあるか」「この工程の納期はいつか」「作業手順を確認したい」といった定型的な問い合わせに24時間365日自動で即座に回答することで、管理部門や熟練作業者の対応コストを大幅に削減します。これにより、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中でき、企業全体の利益向上に貢献します。

●AIによる進捗管理・状況可視化 AIは、製造現場のIoT設備から収集したリアルタイムデータを用いて、各工程の進捗を自動で追跡し、計画からの遅延状況やボトルネックを予測できます。これにより、管理者は問題発生前に的確な対策を講じることが可能になります。特に多品種少量生産を扱う企業向けに、AIが最適な生産計画を瞬時に立案するメリットは大きく、急な仕様変更やトラブル発生時にも迅速に改善手順を踏むことができるようになり、納期遵守に役立っています。

生成AIチャットボットとは？従来型との違いや活用事例をご紹介

生産管理の業務効率化の中でも、問い合わせ対応業務の効率化は、早急に取りかからなければならないものです。

リコーの「RICOH Chatbot Service」は、生産管理業務が欠かせない製造業の方々にもおすすめのチャットボットサービスです。
生成AI型とQ&A型、両方に対応しており、社内データやQ&A集を管理画面にアップロードするだけで簡単に始められます。
設置個所も簡単なタグをWebサイトに貼り付けるだけで導入できます。

業種別FAQテンプレートや専任の担当者が定期的にサポートする体制もございますので、導入に不安を感じている方にもおすすめです。

チャットボットで生産管理を効率化する方法をご検討の場合には、ぜひお気軽にご相談ください。