kintoneの概要と特徴をご紹介します。

kintoneとは？

kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。アプリ開発やシステム開発の知識がなくても、業務アプリが手軽に作成できるクラウド型の開発プラットフォームです。

kintoneの特徴

kintoneには、さまざまな特徴があります。

一番の特徴は、業務アプリを部署別・業種別の100種類以上のテンプレートから必要な数だけドラッグ&ドロップしたり、Excelを読み込んだり、サンプルアプリから選んだりするだけで追加してすぐに使えるようになることです。手軽に操作し、アプリの開発なしでも利用できるので、IT部門ではない部門部署でも活用できるメリットがあります。

さらに、リアルタイムにアプリおよび情報共有が可能であることから、社内のコミュニケーションツールとして活用することもできます。実際に社内SNSとしての利用も進んでいます。

そして、kintoneは柔軟性も高いことが特徴として挙げられます。自社で本格的にアプリなどを開発して利用できるほか、外部サービスや基幹システムと連携することで手軽に活用できます。

kintoneは、すでに多数の企業に活用されており、業務効率化や社内コミュニケーション活性化に役立てられています。

先ほど、kintoneに外部サービスと連携することができるとお伝えしました。実際、どのように連携できるのでしょうか。基本的な連携方法をご紹介します。

API連携とは？

kintoneに外部サービスを連携させるには、APIを用いて行う仕組みとなっています。

APIとは「Application Programming Interface（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）」の略称です。インターフェースという言葉には、もともと「何かと何かをつなぐもの」という意味があります。つまりAPIは、アプリケーションとプログラムをつなぐ役割をするものを意味します

例えば、AというアプリケーションとBというプログラムがあったとして、それぞれにAPI連携ができる機能が備わっているとします。AとBを連携させたい場合に、APIを用いればAとBを連携させることができます。

kintoneにもAPI連携機能が備わっているため、外部サービスにAPI連携機能があれば、連携させられます。実際に、kintoneとAPI連携させるように調整された外部サービスは豊富にあります。

kintoneにおける外部サービスとの連携方法

kintoneで外部サービスと連携するのは簡単です。一般的な手順をご紹介します。

1.利用したい外部サービスを探す

kintone公式サイト内には、kintoneと連携できる外部サービスが検索できるページがあります。そのページを利用して利用したい外部サービスを見つけます。またはkintoneと連携できる外部サービスを自らインターネットや口コミで探すという方法もあります。

2.スタンダードコースに契約する

kintoneに外部サービスを連携させて使いたい場合は、スタンダードコースに契約する必要があります。kintoneにはスタンダードコースとライトコースの2種類のコースがあり、どちらかに登録して利用することになります。この2つのコースのうち、外部サービス連携に対応しているのはスタンダードコースのみなので、スタンダードコースに契約しましょう。

3.各サービスのAPIを設定するなどして連携させる

連携する外部サービスが決まったら、APIなどを利用して連携作業を行います。連携方法は、外部サービスによって異なります。kintone内と外部サービスの設定を調整して、連携させましょう。

自社開発も可能

kintoneでは、データ連携のために「kintone API」というプログラムが公開されていますので、これを利用すれば、外部サービスを自ら開発し、連携させることができます。ただしこの方法はプログラミングが必要になるため、あまり一般的ではありません。

kintoneと連携できる外部サービスには、さまざまな種類があります。ここでは、具体的な外部サービスの例を挙げて、kintoneと連携させることで、どのように活用できるのかをご紹介します。

スケジュール管理ツール「Googleカレンダー」

kintoneには、Googleカレンダーとの連携機能があります。Googleカレンダーとは、Google社が提供するクラウド上で予定を管理できるスケジュール管理ツールです。無料で利用が可能です。

kintoneには、もともと標準でカレンダー機能が備わっていますが、機能的にはGoogleカレンダーのほうが便利という声もあります。また、kintoneのカレンダー機能はkintoneのライセンスを持っているユーザーとしかスケジュールを共有できません。

Googleカレンダーと連携させることで、Googleカレンダーの多機能を利用でき、外部へのライセンスを持たないユーザーとの共有も容易に行えます。

kintoneで案件管理している案件に紐づく予定はkintoneでもGoogleカレンダーでも確認でき、Googleカレンダーは外部にも共有も可能です。また、Googleカレンダーのスケジュールを元にkintoneで日報登録を行うといった効率化も可能です。

ちなみにGoogleのサービスは他にもkinotneに連携できるものがあります。例えばGoogleスプレッドシートやGoogle Drive、Googleフォームなどが連携可能です。

ビジネスチャットツール「LINE WORKS」

ビジネスチャットツール「LINE WORKS」をkintoneに連携させることができます。特にLINE WORKSはちょっとした伝達事項を社内で行うことができる便利なツールで、即座にメッセージを確認できるのが特徴です。その便利な機能を利用すれば、kintoneで何らかの更新があった場合に、自動でLINE WORKSに通知することができるようになります。必要な通知を随時、受け取ることで気付きやすくなり、業務が円滑に進みます。

チャットボットサービス「RICOH Chatbot Service for kintone」

リコーが提供するチャットボットサービス「RICOH Chatbot Service」には、「RICOH Chatbot Service for kintone」というオプション機能が備わっています。このオプションを利用すれば、kintoneとチャットボットを連携させることができます。

例えば、自社のホームページに設置された問い合わせ受付用のチャットボットにkintoneを連携させておけば、チャットボットに入力された問い合わせ内容に対して、kintone内に登録されたデータを自動で抽出して回答を返すことができます。kintoneに登録された情報をチャットボットから直接参照できるため、チャットボットの回答の幅が広がるメリットがあります。

チャットボットに入力された情報は、kintone内に自動でデータとして蓄積される仕組みであるため、データをダイレクトにkintoneに蓄積して管理できます。kintoneのライセンスを所持しているユーザーは、kintone上で手軽にチャットボットに入力されたデータを参照することができます。

また、チャットボットの入力自体は、kintoneのライセンスを持っていないユーザーも行うことができるので、ライセンス不要で利用できるのも特徴です。

kintoneとチャットボットを連携させるメリットとは？

Webフォーム作成ツール「フォームブリッジ」

Webフォーム作成ツール「フォームブリッジ」は、Web上に手軽にWebフォームを作成できるツールです。これをkintoneに連携させることで、kintoneライセンスを持たないユーザーでも、Webメールフォームを介してkintone内のデータ閲覧・編集が可能になります。例えば、フォームブリッジで作成したWebフォームに必要事項を入力すれば見積書ができる仕組みにすることもできます。

「Amazon Connect」と「Managed Connect Service」

アマゾン ウェブ サービス（AWS）のクラウド型コンタクトセンター「Amazon Connect」とクラウド型コンタクトセンター向けシステム基盤提供サービス「Managed Connect Service」をkintoneに連携させ、クラウド型コンタクトセンターを開設するアイデアもあります。
コンタクトセンターで受電があったとき、自動でkintone内のデータベースからかかってきた電話番号を検索し、顧客情報を確認しながら電話対応が可能になります。また、着信履歴を自動でkintoneに保存していくことが可能です。

kintoneは、外部サービスと連携させる機能が備わっており、連携させることでkintoneにはない有意義な機能やサービスを利用することができるようになります。また外部ユーザーが手軽に利用できるようになるなどメリットも多くあります。

今回ご紹介した「RICOH Chatbot Service for kintone」は、kintoneとチャットボットの利便性を向上させるサービスです。詳細は、オプション紹介ページをご参照ください。

RICOH Chatbot Service for kintoneの詳細はこちら