大学をはじめとして、専門学校、高校、中学校、小学校、幼稚園などでも、チャットボットの活用が可能です。こうした教育機関では、チャットボットを具体的にどのように活用することができるのでしょうか。ここでは大学を例に挙げ、チャットボットの活用シーンをご紹介します。

●入学試験等の問い合わせ対応 入学希望者にとって、入試の開催予定や学校の情報など、大学からの公式の情報を得ることは重要です。随時、質問事項が出るたびに電話やメールをしたり、FAQで一から探したりしていては手間がかかります。その点、チャットボットであれば、24時間、直接入力・選択すれば即座に回答が得られるので、便利に問い合わせが可能です。また、大学側にとっても、入学希望者の情報収集をスムーズに手助けできるほか、チャットボットで入学希望者の知りたい情報が載っているページへ誘導することで、公式サイトの巡回を促すこともできます。

●大学キャンパスの紹介 大規模な大学であれば、キャンパス内の案内や情報は膨大な量となり、入学希望者や在校生にとって、ホームページ上で探すのは大変なものです。チャットボットなら、知りたい情報を即座に取得できるので、時間の短縮にもつながります。大学側にとっては、大学生活を送るためのサポートができます。

●大学生活に関する問い合わせ対応 在学生や保護者からの大学生活に関する問い合わせにも、チャットボットなら簡単に応じることができます。よく寄せられる質問をあらかじめチャットボットに設定しておくことで、大学側の問い合わせ対応の工数削減にもつながります。

大学などの教育機関においては、チャットボットの活用が有効です。どのように役立つのか、その理由をご紹介します。

●入学希望者に対し、スムーズな情報提供が可能となる 学校側にとって、入学希望者は逃したくない存在です。チャットボットでスムーズな情報提供が可能になれば、学校に好印象を持ってもらうことができます。

●志望者との新たな接点となりうる チャットボットは、入学を希望する志望者との接点になります。問い合わせというと、電話やメールフォームなどが一般的ですが、敷居が高いこともあります。チャットボットでコミュニケーションができれば、それが新たな接点となるでしょう。

●在校生に対し、キャンパスライフのサポートとなる。 在校生に対しては、先述の通り、チャットボットでサクサク必要な情報を閲覧できるようにすることで、快適なキャンパスライフのサポートを行うことが可能です。

●問い合わせ対応負荷が減る これまでの窓口や電話、メールでの問い合わせ対応が一部チャットボットに移ることで、対応の負荷が減り、他の業務に集中することができます。

●入学希望者や在校生のニーズが拾える チャットボットで寄せられる質問のログを収集していくうちに、入学希望者や在校生の知りたいことやニーズを拾うことができます。拾ったニーズに基づき、Q&Aを追加してチャットボットの精度を高められるほか、新たなサービスを提供することも可能です。

●窓口の密の回避につながる 新型コロナウイルス感染症の感染予防対策の一環として、大学の事務窓口の密を回避する必要があります。そのような中、チャットボットによりオンライン上で問い合わせ対応ができるようにすれば、窓口にやってくる人の数を減らすことができます。

実際、大学ではどのようにチャットボットを活用しているのでしょうか。ある大学の事例をご紹介します。

●導入前の課題 コロナ禍により、大学と入学希望者とのコミュニケーションの機会・接点であった学校説明会やオープンキャンパスなどの機会が厳しく制限される状況にありました。ちょうど春先の学生募集の時期は非常に重要なタイミングであり、何とか入学希望者との代替のコミュニケーション手段が必要でした。
また、Webオープンキャンパスのサイトを開設したため、そこから大学ホームページへスムーズにアクセスしてもらう仕組みも必要でした。入学希望者のWeb上の行動ログをとり、より出願者を増やしたいという希望もありました。

●チャットボットの導入理由 これらの課題から、チャットボットの導入を検討しました。Webオープンキャンパスから大学ホームページへの適切な誘導や、大学ホームページ内での情報の交通整理のために、最適なツールと判断したためです。そこで、早期に立ち上げ可能で、導入や運用に際して専門知識が不要で簡易なチャットボットを選んで導入しました。

●チャットボット導入後の効果 入学案内の中から重要な事項をピックアップし、それを基にして実際に入学希望者から質問として挙がりそうな項目や回答をQ&Aとして設定しました。

その結果、入試関連の質問が多く寄せられ、コロナ禍における代替コミュニケーションとしての効果を出すことができました。また、チャットボットを経由した、大学ホームページ上の必要な情報へのアクセスが増えました。さらに、チャットボットにより、入学希望者の行動ログを把握しやすくなったのも効果の一つでした。

大学をはじめとした教育機関において、チャットボットが活躍するシーンやメリットは豊富にあります。教育機関におけるチャットボット導入を検討される際には、早期に立ち上げ可能で、導入や運用が簡単に行えることに加え、大学などの実績も豊富なRICOH Chatbot Serviceがおすすめです。ぜひお気軽にご相談ください。

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