コラム COLUMN

コールセンターの業務課題と対応策とは?
チャットボット導入で業務効率化!

コールセンターの業務課題と対応策とは?チャットボット導入で業務効率化!

多くのコールセンターは今、問い合わせ数増加によるオペレーター不足や対応品質の低下など、さまざまな課題を抱えています。そうした中、注目されているのが、チャットボットの導入による業務効率化です。今回は、コールセンターの業務課題の一般的な解決策とともに、チャットボットの導入効果をご紹介します。

1. コールセンターの業務課題とは?

コールセンター業界では、現状、次のような運営課題があるといわれています。

・問い合わせ数が多く負荷が高い
・繁閑差が激しい
・応対できる時間が限られている
・優秀なオペレーターの育成がむずかしい
・離職率が高い
・各部門との連携が取れていない

多くのコールセンターでは、問い合わせ数の増加に伴い、人手不足や業務負荷の高さに悩んでいます。一方で、繁閑差が激しく非効率であったり、営業時間外の時間はお問い合わせ対応ができなかったりするケースもあります。

またオペレーターの育成課題や離職率低下に取り組んでおり、優秀な人材をいかに確保するかも課題です。顧客対応の品質レベルを向上させるための取り組みも必要となっています。

場合によっては、お問い合わせ内容によって担当部門が異なるものの、各部門との連携が取れておらず、顧客からの問い合わせにきちんと回答できないことが課題のケースもあります。

2. コールセンターの業務課題の対応策

コールセンターの上記のような業務課題に対しては、次のような対応策が考えられます。

電話以外の問い合わせ窓口を増やす

電話での問い合わせ以外に、例えばチャットボットをWEBサイト上に設置し、一次対応や簡易的な質問を吸収する方法があります。これにより、コールセンターでは人間の対応が必要な問い合わせに絞って対応することができるようになるため、業務負荷が軽減し、人件費も効率的にかけられます。

アウトソーシング

繁閑差が激しい場合には特に有効なのが、コールセンターのアウトソーシングです。
繁忙期のみ、アウトソーシングを利用して効率的にコストをかけることができます。プロのオペレーターが対応してくれるため、対応品質が上がることもあるでしょう。

適切な人材の採用・研修制度・フォロー体制

オペレーターとして優れた人材の採用や研修・教育、フォロー体制を充実させることで、コールセンターの効率化が期待できます。特にメンタルケアを重視する企業も多くあります。

評価制度・勤務体制の見直し

既存のオペレーターに対しては、評価制度を見直すことも離職率を上げるためには必要です。また働き方をフレキシブルにして、個々人の都合に合った働きやすい勤務体制を構築するのも一つの方法です。

CTIの活用

CTIとは、Computer Telephony Integrationのことで、電話とPCを連携させたシステムです。コールセンターには欠かせないツールとなっています。かかってきた電話番号から、それに紐づく顧客情報が画面に表示され、オペレーターは顧客情報を見ながら顧客対応ができることから、お客様をお待たせせず、適切な対応が期待できます。過去の問い合わせ履歴も残すことができるため、顧客対応もよりスムーズになります。

3. コールセンターの業務課題解決にはチャットボットが有効

上記に挙げたコールセンターの業務課題解決策の中でも、チャットボットという選択はとても有効といえます。そこで、コールセンターの課題に対してチャットボットを導入することの効果を詳しく見ていきましょう。

24時間365日の顧客対応が可能になる

チャットボットは基本的に無人対応のツールであることから、24時間365日問い合わせができる状態を作り出せます。オペレーターが対応できない営業時間外でも顧客は問い合わせが可能であり、待つこともなくスピーディーに知りたい情報が手に入ります。チャットボットですべての問い合わせへの対応を行うのはむずかしいですが、よくある質問や単純な質問であれば充分、チャットボットのみで対応可能です。

業務の自動化による人員削減が可能になる

チャットボットで一次的に問い合わせを受け付け、解決できなかった質問は有人対応につなげるという流れでチャットボットを導入している企業が多くあります。こうした自動化の仕組みを作っておくことで、問い合わせ対応業務の人員削減が可能となります。

顧客満足度の向上が期待できる

顧客からすれば、チャットボットは手軽にいつでも問い合わせができることから、問い合わせのハードルが下がり、すぐに欲しい回答が得られるところにメリットがあります。従来、電話がなかなかつながらず顧客にストレスを感じさせていたという場合には、顧客満足度の向上が期待できます。

4. まとめ

コールセンターの業務効率化のポイントについてご紹介してきました。
チャットボットには、コールセンター業務を効率化する多様なメリットがあります。一方で、チャットボットは、複雑な質問に対しては回答できないことがあるため、簡単な質問はチャットボットで対応し、複雑な問い合わせに対しては有人のオペレーターが対応するといった工夫をしながら導入することで、業務効率化の効果が期待できるでしょう。

チャットボットを使って、コールセンター業務の効率化した事例はこちら 上記の事例を含む、RICOH Chatbot Service 導入事例集はこちら

関連コラム
チャットボットのデモ体験

人気記事ランキング

お問い合わせ