学校の業務改善における目的は、単に労働時間を短縮するだけでなく、子供たちと向き合う時間を確保し、教育の質を向上させることにあります。まずは、なぜ今、改善が急務とされているのかを整理します。

教員の負担軽減と「働き方改革」の推進

近年、学校現場では先生の長時間勤務や、多岐にわたる仕事による負担が深刻な社会問題となっています。部活動の指導や保護者対応など、授業以外の業務が膨大になる中、教員の心身の健康を守るための働き方改革の推進は待ったなしの状況です。教員が本来の業務に専念できる環境を取り戻すためには、組織全体での抜本的な改革が求められています。

学校事務職に求められる役割の変化

これまでの学校事務職は、経理や備品手配といった定型的な事務処理が中心でした。しかし近年では、単なる裏方作業にとどまらず、学校運営に積極的に参画し、教職員全体を支援する「チーム学校」の要としての力が期待されています。学校事務ができることは多岐にわたり、業務フローの構築やコスト管理を通じて、学校全体の効率化を牽引する重要なポジションへと変化しています。

複雑化する教育環境への対応と整備

GIGAスクール構想をはじめとする教育のデジタル化や、多様化する生徒・保護者のニーズにより、学校に求められる対応は年々複雑になっています。新しい取り組みを行うためには、古い慣習を捨て、柔軟に対応できる体制の整備が必要です。学校の業務改善は、こうした変化の激しい時代において、質の高い教育を持続的に提供するための基盤となる不可欠な取り組みと言えます。

学校事務は業務範囲が広く、さまざまな種類の業務があることもあって、業務課題が多くあります。とくに最近は、問い合わせ対応業務の負荷が大きくなっている現状があるのではないでしょうか。

例えば、従来からのオープンキャンパスや、入学試験関係のお問い合わせは、通年寄せられるため、都度、対応する必要があります。

また、コロナ禍による臨時休校に関する保護者からの問い合わせや、オンライン授業などに際して、新しく導入したシステムについての同じような問い合わせが増えているということもあるでしょう。

学校事務は人手不足も深刻となっており、問い合わせ対応だけに集中して時間を割くことはできないのが現状です。

続いて学校現場において、業務を効率化させる具体的なアプローチ方法を紹介します。

校務支援システムやICTツールの積極的な活用

最も即効性があるのは、ICTの導入です。成績処理や出欠管理をデジタル化する校務支援システムの導入はもちろん、ファイル共有ツールの設定を見直して資料の検索性を高めるだけでも、大幅な時間短縮に繋がります。最近では、保護者からのよくある問い合わせ対応にチャットボットを導入し、電話対応の時間を削減する事例も増えています。

地域や教育委員会と連携したサポート体制の構築

学校単独での実践には限界があります。登下校の見守りや環境整備などについて、地域のボランティアやNPO法人と連携することで、教職員の負担を分散させることが可能です。また、教育委員会と連携し、他校の学校業務改善事例を共有してもらうなど、外部の知見を積極的に取り入れる姿勢が、より大きな学校現場の業務改善へと繋がります。

外部リソースを活用した事務作業の自動化・アウトソーシング

印刷物の外注や、専門知識が必要なシステム保守の委託など、外部リソースのアウトソーシングも有効な手段です。また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールを用いて、給与計算の補助やデータ入力といった定型的な学校事務の業務改善を自動化する動きも出てきています。教職員でなければできないコア業務と、外部に任せられる業務を切り分けることが重要です。

学校現場に限らず、一般的な組織で活用できる業務効率化のアイデアやフレームワークを知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。他業界の手法が学校事務のヒントになることもあります。

個人・企業で取り組める業務効率化のアイデア【16選】役立つツールも紹介

では、実際に業務改善として何から手をつければよいのでしょうか。現場で主体となって進めるためのステップを解説します。

今の校務を洗い出し、不要な作業を整理・見直しする

まずは、日常的に発生している校務を可視化し、客観的に評価することが第一歩です。「本当にこの会議は必要なのか」「紙の資料を廃止できないか」等、自分たちの業務内容をリストアップし、優先順位をつけて整理します。長年の慣習で行われている無駄な作業の見直しを徹底することで、不要な業務を削減し、新たな時間を生み出す基盤を作ります。

教職員同士で課題を共有し、解決策を提案する

一部の人だけで改善を進めても、現場の理解は得られません。職員や教師を交えた意見交換の会を定期的に開き、現場が抱えているリアルな課題を共有しましょう。学校事務の視点から、客観的なデータに基づいた解決策を提案することで、教員側の納得感も高まります。風通しの良いコミュニケーションが、働きやすい職場づくりの第一歩です。

研修会を実施し、学校全体の意識を底上げする

業務改善事例を調べてみると、成功している学校は組織全体の意識が高いことがわかります。新しいルールやシステムの導入をスムーズに進めるためには、事前の研修を実施し、目的やメリットを全員で共有することが重要です。トップダウンではなく、ボトムアップで業務効率化の意識を根付かせることで、持続可能な改善サイクルが回り始めます。

こうした学校事務の問い合わせ対応の業務改善策として有効なのが、チャットボットです。チャットボットとは、Web上やアプリ上などで無人対応が可能なロボットのことで、問い合わせを入力すると、回答を返してくれます。もちろん、問い合わせを100％、チャットボットで受けるのは困難ですが、よくある質問など、定型の回答を返す場合には役立ちます。

例えば、学校事務の場では、次のような活用シーンがあります。

・在校生・保護者向け問い合わせ対応

生徒や保護者からの、オンライン授業や自宅学習のeラーニングといった新しく導入したシステムに関する使い方など、定型で返せるよくある質問に対して、チャットボットが回答します。

・入学希望者向け

入学希望者からの問い合わせに対応するチャットボットを作ることもできます。入試の開催スケジュールや、学校の年間行事や勉強会情報、オープンキャンパスや入学説明会など、入学希望者の知りたい情報を簡易的にチャットボット上で返したり、情報が掲載されているページに誘導したりすることで、情報収集を手助けすることができます。

学校事務に問い合わせ対応チャットボットを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか？　ここでは4つのメリットをご紹介します。

・業務負荷が軽減される

チャットボットが一次受付窓口として機能するので、業務負荷軽減が期待できます。他の業務に手が回るため、学校事務全体の業務改善にもつながります。

・よくある質問を収集できる

在校生や入学希望者が、チャットボットに入力した内容はログとして蓄積されていきます。ある程度たまってきた段階で、頻繁に寄せられる質問を収集できます。そのデータを活用すれば、チャットボットの回答の精度を上げられますし、彼らがどのような疑問を持っているのかをあらかじめ知ることができるので、以後のコミュニケーションにも役立てられます。

・保護者や在校生、入学希望者との接点が増える

対面や電話、メールでの接点に加え、チャットボットによる接点が増えます。接点が増えれば、利用者がより手軽に問い合わせができるので、利便性が高まります。特に、入学希望者の利便性が高まれば、志願者も増えることが期待できます。

・利用者を待たせない、24時間365日対応など満足度アップ

従来、電話では平日の日中しか受けられなかったり、問い合わせ対応する事務員が席を外していたり、他の電話に対応中だったりすることもあり、利用者に何らかの不便やストレスを感じさせてしまうシーンもあるでしょう。そうしたとき、チャットボットなら24時間365日、問い合わせが可能なので、利用者がストレスを感じることが減ります。結果的に、満足度が高まるでしょう。

このように、学校事務の問い合わせ対応業務にチャットボットを導入することにより、さまざまなメリットが得られます。

学校現場の業務改善の必要性が高まるいま、チャットボットで問い合わせを一部、吸収することは有効な手段といえます。

とくにリコーのRICOH Chatbot Serviceは、学校における導入実績がある、学校現場におすすめのチャットボットサービスです。導入は、使い慣れたExcelでQ&Aを作成してデータを読み込ませるだけで完了します。また、小学校、中学校、高等学校、大学の業種/部署別テンプレートもご用意していますので、利用すれば、よりスピーディーに開始できます。 学校事務の業務改善のために、チャットボット導入を検討される際には、ぜひリコーのチャットボットサービスをお選びください。

RICOH Chatbot Service　Q&Aテンプレートのご紹介はこちら 大学での活用シーンはこちら