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学校事務の問い合わせ対応業務を改善するための解決方法とは?

学校事務の問い合わせ対応業務を改善するための解決方法とは?

近年、教育現場のDX化や業務効率化が推進される中、多くの現場で課題として上がっているのが、問い合わせ対応業務の負荷増大です。とくに新型コロナウイルス感染拡大による臨時休校やオンライン授業の機会が増えたことで、保護者からの問い合わせ対応などに忙しい状況ではないでしょうか。
そうした学校事務の問い合わせ対応の業務の負荷は、チャットボットを導入することで、軽減することが期待できます。今回は、チャットボットのご紹介や導入メリットをご紹介します。

1. 学校事務における課題の一つ「問い合わせ対応業務の負荷」

学校事務は業務範囲が広く、さまざまな種類の業務があることもあって、業務課題が多くあります。とくに最近は、問い合わせ対応業務の負荷が大きくなっている現状があるのではないでしょうか。

例えば、従来からのオープンキャンパスや、入学試験関係のお問い合わせは、通年寄せられるため、都度、対応する必要があります。

また、コロナ禍による臨時休校に関する保護者からの問い合わせや、オンライン授業などに際して、新しく導入したシステムについての同じような問い合わせが増えているということもあるでしょう。

学校事務は人手不足も深刻となっており、問い合わせ対応だけに集中して時間を割くことはできないのが現状です。

2. 学校事務の問い合わせ対応の業務改善に役立つツール「チャットボット」

こうした学校事務の問い合わせ対応の業務改善策として有効なのが、チャットボットです。チャットボットとは、Web上やアプリ上などで無人対応が可能なロボットのことで、問い合わせを入力すると、回答を返してくれます。もちろん、問い合わせを100%、チャットボットで受けるのは困難ですが、よくある質問など、定型の回答を返す場合には役立ちます。

例えば、学校事務の場では、次のような活用シーンがあります。

・在校生・保護者向け問い合わせ対応

生徒や保護者からの、オンライン授業や自宅学習のeラーニングといった新しく導入したシステムに関する使い方など、定型で返せるよくある質問に対して、チャットボットが回答します。

・入学希望者向け

入学希望者からの問い合わせに対応するチャットボットを作ることもできます。入試の開催スケジュールや、学校の年間行事や勉強会情報、オープンキャンパスや入学説明会など、入学希望者の知りたい情報を簡易的にチャットボット上で返したり、情報が掲載されているページに誘導したりすることで、情報収集を手助けすることができます。
3. 学校事務に問い合わせ対応チャットボットを導入するメリット

学校事務に問い合わせ対応チャットボットを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか? ここでは4つのメリットをご紹介します。

・業務負荷が軽減される

チャットボットが一次受付窓口として機能するので、業務負荷軽減が期待できます。他の業務に手が回るため、学校事務全体の業務改善にもつながります。

・よくある質問を収集できる

在校生や入学希望者が、チャットボットに入力した内容はログとして蓄積されていきます。ある程度たまってきた段階で、頻繁に寄せられる質問を収集できます。そのデータを活用すれば、チャットボットの回答の精度を上げられますし、彼らがどのような疑問を持っているのかをあらかじめ知ることができるので、以後のコミュニケーションにも役立てられます。

・保護者や在校生、入学希望者との接点が増える

対面や電話、メールでの接点に加え、チャットボットによる接点が増えます。接点が増えれば、利用者がより手軽に問い合わせができるので、利便性が高まります。特に、入学希望者の利便性が高まれば、志願者も増えることが期待できます。

・利用者を待たせない、24時間365日対応など満足度アップ

従来、電話では平日の日中しか受けられなかったり、問い合わせ対応する事務員が席を外していたり、他の電話に対応中だったりすることもあり、利用者に何らかの不便やストレスを感じさせてしまうシーンもあるでしょう。そうしたとき、チャットボットなら24時間365日、問い合わせが可能なので、利用者がストレスを感じることが減ります。結果的に、満足度が高まるでしょう。

このように、学校事務の問い合わせ対応業務にチャットボットを導入することにより、さまざまなメリットが得られます。
4. まとめ

学校現場の業務改善の必要性が高まるいま、チャットボットで問い合わせを一部、吸収することは有効な手段といえます。

とくにリコーのRICOH Chatbot Serviceは、学校における導入実績がある、学校現場におすすめのチャットボットサービスです。導入は、使い慣れたExcelでQ&Aを作成してデータを読み込ませるだけで完了します。また、小学校、中学校、高等学校、大学の業種/部署別テンプレートもご用意していますので、利用すれば、よりスピーディーに開始できます。 学校事務の業務改善のために、チャットボット導入を検討される際には、ぜひリコーのチャットボットサービスをお選びください。

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