企業が採用活動を行う理由は以下の二つがあります。

不足している人材の確保

企業の経営戦略や目標を達成するために、現在の組織体制で不足している人材の確保を目的として行われます。企業の事業規模拡大や、新規事業への参入などタイミングで行われることが多いです。新規事業では立ち上げ方法、また市場の変化に対応できる優秀な人材が求められます。

新しい人材の獲得による組織の活性化

新しい人材を採用し、現在の組織を活性化させるためにも採用活動は行われます。企業の発展、成長のため、現在の社員と違う知識、経験を持った人材や、新規事業の業務を担当できる人材の確保が必要となります。新しい人材が入ってくることで組織内の競争力も増し、既存社員の成長にもつながります。

企業における採用活動の課題は以下が考えられます。

採用活動の変化

インターネットの普及により採用活動は多様化し、採用企業と求職者の距離が近くなったことで、情報発信の正確性やスピードが求められるようになりました。求人を出すだけでなく、企業の特徴を正確に伝え、求職者とのミスマッチをなくし、採用前に疑問や不安を解消することで採用後の離職も減らしていくことが課題となっています。

企業側の人材不足

採用企業側の人材不足、また管理部門の規模縮小など、企業として人材採用に対してリソースをかけられなくなってきていることも課題となっています。企業側の人材不足により、求職者との接点が少なくなり、さらその接点に対しても人員不足による対応の遅れが発生してしまう可能性があります。より優秀な人材を採用するためにも、企業側としてしっかり採用体制を組む必要があります。

チャットボットとは、「チャット（対話）」と「ボット（ロボット）」を組み合わせた言葉で、ユーザーが入力する文字に対して、自動的に回答を行うシステムのことを指します。
チャットボットは、採用活動にも活用でき、具体的には次の方法が考えられます。

求職者からの問い合わせ対応

チャットボットは、求職者からの問い合わせ対応に役立ちます。企業の特徴や制度、応募方法など、求職者は数多くの疑問を持ちますが、定型文で回答を返せるようなよくある質問については、人による対応なしで、チャットボットによる回答で完結できることが多くあります。

採用に関する情報提供

企業の採用活動において発生する求職者や応募者へと知らせたい情報も、チャットボットで提供することができます。例えば、求職者がチャットボットへ何らかの質問を入力し、回答を返した後、関連する情報を掲載しているページへ誘導したり、近日中に開催する会社説明会の案内をしたりすることで、最適な情報提供が可能になるでしょう。

応募受付・面接の予約などの手続き

チャットボットは、事務手続きのフォームとしての利用もできます。例えば、応募受付をチャットボットで行い、面接の日程調整ができる仕組みを設けるなどです。これにより、電話やメールでのやりとりを削減できます。

採用活動にチャットボットを活用することで、主に次のようなメリットが期待できます。

24時間365日の問い合わせ対応を実現

チャットボットは、問い合わせ対応の幅を広げてくれます。これまで営業時間の電話、もしくはメールで数日後に返信を返すといった対応と比べて、チャットボットは24時間365日、いつでも問い合わせがあったその都度、何らかの回答を返すことができます。そのため、求職者による応募機会損失を防止します。

スムーズな情報提供による入社後のミスマッチを軽減

チャットボットで求職者や応募者への情報提供がスムーズにいけば、入社後のミスマッチの軽減につながります。

人事担当者の業務効率化・省人化に貢献

人事担当者が求職者からのその都度の問い合わせ対応に時間を割いてしまうと、その分、本来すべき別の業務に影響してしまいます。チャットボットが対応することで、業務効率化・省人化に貢献します。

求職者・応募者の本音を引き出せる可能性も

チャットボットは無人対応のため、自社を検討している求職者や、既に応募した人がチャットボットに入力する際に、自然と本音が出ることも多いものです。それらのログを収集することで、これまで知り得なかったニーズを知ることができるかもしれません。それによって採用活動を見直すことができることもあります。

採用活動にチャットボットを取り入れる際には、次のことに気を付けると、よりうまく運用することができます。

目的に適した最適なチャットボットの種類を選定する

採用にチャットボットを導入する際には、問い合わせ対応、応募受付など、目的に応じて最適な種類のチャットボットを選定することが重要です。よくある問い合わせの対応目的である場合、シナリオ型と辞書型のように、あらかじめ想定されるシナリオや質疑応答を設定しておくタイプのチャットボットが適しています。

シナリオは求職者・応募者の視点で自然な流れにする

シナリオ型のチャットボットを利用する場合には、利用する求職者や応募者の立場に立ち、それらのユーザー視点でシナリオの流れを作っていくことが重要です。

ログ分析でシナリオやQ&A、採用活動を改善していく

チャットボットの中には、ユーザーとの会話履歴のログを分析し、統計をとって可視化できるツールもあります。多く寄せられる質問や正答率などの分析を通して、適宜、シナリオやQ&Aの見直し、調整及び、採用活動全般の見直しなども図っていくことが大切です。

チャットボットの導入時にかかる費用の内訳として、初期費用、ランニングコスト、その他の費用の大きく3つに分かれます。では、それぞれの価格相場を見ていきましょう。

●初期費用

初期費用は、導入時に設定や手続などにかかる費用です。無料、もしくは5～10万円ほどが一般的です。
高額帯のチャットボットになると、20万円～100万円ほどかかる場合があります。

●ランニングコスト

ランニングコストは半年契約、一年契約など期間を定めて契約し、毎月、毎年など、固定の金額を支払っていくのが一般的です。安価なチャットボットでだと月額5万円以下のものもありますが、おおよそ月額10万円～30万円程度が相場です。AI型や、カスタマイズ可能なものであれば、月額30万円～100万円くらいが相場です。

●その他の費用

その他の費用には、オプションやカスタマイズ、サポートなどさまざまな項目があり、ここはチャットボットサービスによって大きく変わってきます。
例えば、シナリオ・Q&A作成の代行を依頼する場合に費用が発生することがあります。また、オペレーターに引き継ぐ有人切り替え機能を付加する場合などに、カスタマイズ費用が発生する場合もあります。
サービスによってさまざまなオプションが用意されており、その機能もさまざまなので、価格も大きく変わってきます。

チャットボットは、実際、採用活動にどのように活用されているのでしょうか。2つの事例をご紹介します。

1.学生とのタッチポイントを増やした事例

あるITシステム開発企業は、学生向けの知名度やイメージ向上のため、特に新卒採用に関わるWebサイト見直しの一環として、チャットボットを導入しました。結果、学生からの問い合わせ対応が実現しました。直接の面談などでは少し聞きづらい給与面や待遇面などの問い合わせが多く寄せられており、学生の疑問解消に役立っています。また、直接話すのが苦手な学生でも、気兼ねなくコミュニケーションするためのタッチポイントとしても有効利用することができています。

2.応募者に適切な情報提供をして利便性を向上した事例

ある企業は、Webサイトの採用ページにAI型のチャットボットを設置し、就職活動中の学生や人材が質問を入力できるようにしました。その結果、入社後の仕事内容や応募や選考の流れなどの情報提供ができるようになりました。また、質問内容のログ分析により、ニーズをつかみ、採用活動に活かすことができています。

採用活動には、ぜひ目的に適したチャットボットツールの選定をおすすめします。中でも、リコーの「RICOH Chatbot Service」は採用用途にもおすすめのチャットボットツールです。

シナリオ型のチャットボットと辞書型のチャットボットの特長を併せ持ったハイブリッド型であり、ユーザーからの問い合わせ対応や情報提供、応募受付なども可能です。

今ある採用サイトなどのWebサイトに埋め込み、Excelで質問と回答を入れるだけですぐに始められるのも特長です。導入企業からは、画面が見やすく、操作性も良いという声もあり、Q&A更新などの作業も容易に行えます。

詳細情報は、サービスページや、サービスページの右下ボタンから起動するチャットボットによるお問い合わせをご利用ください。