生産性とは、 モノやサービスなどの価値を生み出すために、どれだけ労力や資源の投入を行ったかを表す指標のことです。投入量が少なければ少ないほど生産性が高いといえます。

一般的に、生産性とは、付加価値労働生産性のことを指します。付加価値労働生産性とは、労働者1人当たり、または労働者1人が1時間当たり、どれだけの付加価値を生み出したかということです。

生産性向上の産出につながらない労力や資源を減らしたり、産出を増やすことのできる活動に取り組むことが対策となります。

生産性向上は、近年、働き方改革を目的に広く取り組まれています。また、なかなか業績が上がらない、無駄を見つけたいといった場合にも生産性向上に取り組む場合があります。

生産性向上と業務効率化はよく混同されがちですが、意味合いは異なります。

生産性とは価値を生み出すためにどれだけの労力や資源の投入を行ったかを表す指標の事です。
つまり生産性向上とはできるだけ少ない労力や資源を少なくし、多くの価値を生み出すことということになります。

一方、業務効率化とは仕事の無駄な作業などを見直し、労力や資源を減らすための施策の事を指します。つまり、業務を効率化とは生産性を向上させるための一つの手段であるということが言えます。

生産性の向上は、単なる業務効率化に留まらず、企業全体の変革を目指すDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の重要な土台となります。それぞれがどのように関連し合っているのか、2つのポイントで解説します。

DX推進の第一歩としての生産性向上

DXとは、デジタル技術を用いてビジネスモデルや組織文化そのものを変革し、新たな価値を創出する取り組みです。しかし、日々の業務に追われている状態では、こうした大きな変革に着手することは困難です。まずはツールを導入して業務を効率化し、時間や人的リソースに余力を生み出すことが不可欠なのです。生産性向上は、全社でDXへと踏み出すための、いわば準備運動と言えるでしょう。

個別の業務改善から全社的な変革へ

チャットツールによるコミュニケーションの活性化や、オンラインでの情報共有の仕組み構築といった個別の業務改善は、DXの小さな成功体験となります。こうした成功体験を積み重ねることで、従業員のデジタル技術への理解が深まり、より大きな変革への素地が育まれます。個々の生産性向上が全社的なデータ活用や新しい働き方へと繋がり、最終的に企業全体の競争力を高めるDXの実現に至るのです。

生産性が向上することによる企業や個人のメリットをご紹介します。

• 【企業側のメリット】

  ・人手不足の改善
  労働人口の減少に伴い、人手不足に悩んでいる企業も多く見られますが、従業員一人一人の生産性を向上させることで、一人がアウトプットできる量が増えるため、ある程度の人手不足はカバーすることができます。

  ・コスト削減
  個人の生産性が向上すると、同じ労力と時間で多くの価値を生み出すことが見込めるため、コストを削減することへとつながります。

• 【従業員側のメリット】

  ・ワークライフバランスの充実
  生産性が向上すれば短い時間で成果を出すことができるようになるので、長時間労働する必要がなくなり、ワークライフバランスを充実させることへとつながります。

生産性向上のための施策には、このような方法が一般的です。

省力化投資を行う（機械化・IT化など）

仕事の省力化のために人が行う業務を一部機械で自動化したり、業務効率化に役立つソフトウェアを開発するなどのIT化によって短縮したりして生産性向上を目指します。

業務プロセス自体を効率化する

業務のムダ・ムリ・ムラを洗い出し、業務プロセスそのものを効率化します。

労働者の職業能力を向上させる

労働者の教育・研修を行うなど、スキルアップを通して生産性向上を目指します。

人事労務管理の適正化

意味のない残業をなくしたり、労働者の勤務体制を見直したりするなど、人事労務管理を適正に行うことも生産性向上のための取り組みの一つとなります。

生産性向上に取り組む際、具体的に何を指標として施策の効果を測っていけばよいでしょうか。
一般的には以下の指標として使うことで、施策の効果を検証していきます。

労働生産性=生産量/労働者数

労働者1人あたりの労働生産性を計算する場合は上記の式になります。労働生産性の値は会社規模や業種によって異なるので、自社の過去のデータと比較して評価すると良いでしょう。

更に労働生産性は、「物理労働生産性」と「付加価値労働生産性」に分けることができ、
物理労働生産性は一般的に上記の式で表し、付加価値労働生産性は以下の式で表すことができます。

物理労働生産性=生産量/労働者数
付加価値生産性-付加価値/労働投入量

付加価値生産性は、付加価値の値を労働投入で割った値となり、労働者が付加価値をどれくらい生み出しているか効率を確認することができます。

生産性向上ツールは多岐にわたりますが、解決したい課題に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。ここでは、ツールの主な機能を3つのカテゴリに分けて紹介します。

コミュニケーションと情報共有の円滑化

円滑な意思疎通や迅速な情報共有は、組織の生産性を支える基盤です。このカテゴリには、ビジネスチャットやWeb会議システム、社内SNS、ファイル共有サービスなどが含まれます。場所を選ばないオンラインでのコミュニケーションを可能にし、複数人での同時編集機能を持つツールは、テレワーク環境でも業務効率を大きく向上させます。

プロジェクト・タスク管理の効率化

プロジェクトの進捗や個人のタスクを可視化し、効率的に管理するためのツールです。ガントチャート作成ツールやカンバン方式のタスク管理ツールなどが該当します。チーム全体の業務状況を誰もが把握できるため、タスクの抜け漏れを防ぎ、納期遵守に貢献します。チームでの情報共有を密にし、プロジェクト全体の生産性を高めることが可能です。

定型業務の自動化

日々の繰り返し作業や単純作業を自動化するツールです。RPA（Robotic Process Automation）やワークフローシステムが代表的です。これらのツールを導入する際は、まず業務手順をマニュアル化して整理することが成功のポイントです。自動化によって従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、費用対効果も高く期待できます。

上記に挙げた省力化投資の方法の一つにチャットボットがあります。チャットボットは、生産性向上のための、さまざまなメリットが期待できます。

問い合わせ工数が削減できる

チャットボットは、従来のお客様からの電話やメールでのお問い合わせとは異なり、自動的に回答します。お客様の悩みを解決することができれば、問い合わせ工数の削減につながります。

省力化・省人化できる

チャットボット導入により、人の対応が不要になることから、省力化と省人化が可能になります。

社内ヘルプデスクなどにも活用できる

チャットボットは、お客様からの問い合わせに対応するだけでなく、社内問い合わせやヘルプデスク、社員教育にも使え、幅広く業務を効率化することができます。

顧客満足度が向上する

チャットボット導入でお客様をお待たせせず、問い合わせのストレス軽減が実現することで顧客満足度が向上し、売上アップにつながる可能性もあります。

会話データが蓄積できる

チャットボットの会話データが蓄積できるため、そのデータを分析することができます。それにより顧客のニーズや思わぬ本音を知ることができ、顧客対応改善やマーケティング・販促施策に役立てられます。

近年、AI技術、特に生成AIの進化が生産性向上に大きな影響を与えています。ここでは、ビジネスシーンにおけるAI活用の最新トレンドを2つのポイントで解説します。

生成AIによるコンテンツ作成・要約の自動化

議事録の自動作成やメール文面のドラフト作成、長文レポートの要約など、これまで人が時間をかけて行っていた作業を生成AIが瞬時に実行できるようになりました。特に、オンライン会議の内容をリアルタイムでテキスト化し、要点までまとめてくれる機能は、コミュニケーションの質を飛躍的に向上させます。これにより、従業員は単純作業から解放され、企画立案や意思決定といった創造的な業務に時間を割くことができます。

AIアシスタントによる業務のパーソナライズ

AIは単なるツールに留まらず、個人の業務をサポートする「アシスタント」としての役割を担い始めています。過去のデータから個人の業務パターンを学習し、次に必要な資料を予測して提示したり、複雑なデータ管理や分析をサポートしたりします。このトレンドの課題は、導入費用やセキュリティ面の考慮ですが、個々の従業員に最適化されたサポートを提供することで、組織全体の生産性を底上げする強力な一手となり得ます。既存の業務マニュアルにAIの活用法を追記していくことも有効です。

リコーの「RICOH Chatbot Service」は、チャットボットサービスの中でも導入や操作性が簡単で楽に行える点や、業種別のQ＆Aテンプレートを利用できるので、Q&Aの作成やメンテナンスの手間もかからない特長があります。こうしたことから、チャットボットとしては、生産性向上の効果が出やすいといえます。生産性向上を目指されている場合は、ぜひご活用ください。

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