業務効率化とは、業務を行う中で生じる「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省き、より効率的に業務を行える状況にすることです。

「ムリ」とは、スケジュールが過密で残業が多くなったり仕事量が多すぎて負担が大きくなったりすることを指します。「ムダ」とは、形式上行っている作業や省略できる作業が多く、時間がムダになることなどです。「ムラ」とは、特定の人やチームにのみ負担がかかっている状況などを指します。

業務効率化を図ることで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、業務効率化のメリットを解説します

個人が業務効率化に取り組むメリット

個人が業務効率化に取り組むことで、仕事の負担軽減を図れます。仕事量の多さやスケジュールを調整してムリをなくすことで負担が軽くなり、余裕を持って業務にあたれます。
また、今までの慣例などで行っていたムダな作業を省くことにより、新たな時間を捻出できることもメリットです。時間ができることで他の業務に時間を回せたり、新しい業務にチャレンジできたりと、自身のスキルアップにつながる可能性もあります。

企業が業務効率化に取り組むメリット

企業が業務効率化に取り組むことで、コストが削減できます。ムダを減らすことにより、余計な人員の削減や光熱費などの経費削減ができ、利益の向上が見込めます。
従業員の満足度が向上することも大きなメリットです。余計な業務がなくなって負担や手間が軽くなることで、ライフワークバランスが改善され、従業員のモチベーションや満足度が向上します。これにより、離職率の減少につながる可能性もあります。

ここでは、個人でできる業務効率化のアイデアを8つ紹介します。

一日に行う業務をリスト化する

業務をリスト化することで、今日やるべきことを可視化できます。1日でどのような仕事をすればよいのかがわかるため、時間配分がしやすくなります。また、完了した業務にチェックを入れるようにすれば、進捗状況の把握も可能です。

業務に優先順位をつける

「業務」と一口にいっても、重要度の高いものから急ぎではないもの、時間がかかるものとさまざまです。1日のスケジュールをみながら、優先順位をつけることで効率良く業務が進められます。

期限を決めて業務にあたる

期限がないまま業務を進めると、後回しにしたりダラダラと仕事をしたり、といったことも起こりえます。納期がない仕事であっても、この時間・期限までに終わらせると決めることで、時間を意識した仕事ができるようになります。

休憩をとってリフレッシュする

集中力を保つ工夫も必要です。人の集中力には限界があるため、就業時間中常に集中力を保つことは難しいです。そのため、適度に休憩をとってリフレッシュしましょう。

整理整頓・ファイリングを習慣づける

デスクの上が散らかっていたり、メールやファイルが整理整頓されていなかったりすると、必要な書類やデータが探しにくく、作業効率が悪くなります。メールのフォルダ分けや書類のファイリングなどを習慣づけましょう。

メールチェックは時間を決めて行う

メールチェックは、時間を決めて行いましょう。メールがくるたびにチェックしていては、業務の進みが悪くなります。そのため、朝一・昼休憩前というように、チェックする時間を決めておくとよいでしょう。

テンプレート・署名・辞書登録機能を使う

仕事上で、同じ作業を繰り返すケースも多いでしょう。例えば、資料作成やメールの返信などは、テンプレートや署名を作っておくと効率的です。また、よく使う文言は辞書登録機能で登録しておくことで1から入力する手間を省けます。

ホウレンソウ（報・連・相）をしっかり行う

仕事は1人で行うものではありません。「報告・連絡・相談」を徹底することで、ミスがあってもすぐに直せる、スケジュール変更などが把握しやすくなる、などスムーズに業務が進みます。

ここでは、企業やグループで取り組める業務効率化の方法を8つ紹介します。

マニュアル・フォーマットを作成する

作業手順などをマニュアル化することで、どのように業務にあたればよいかが把握しやすくなり、スムーズに業務が進みます。また、書類のフォーマットを作成しておけば、従業員が1から書類を作る必要がなくなります。

業務フローを作成する

業務フローを作成することで業務の流れが把握でき、効率化につながります。たとえ単純作業であっても、長期で業務にあたっていれば人それぞれのやり方ができてしまうため、できるだけ単純化することも重要です。

定型業務を自動化する

繰り返し行う定型業務は自動化することもポイントです。自動化できるツールやシステムを導入することにより、ボタン1つで業務が完了するため、従業員の負担が減り他の業務に時間を回せます。

人員配置・業務分担を見直す

従業員の能力や適性に応じて適切な人員配置・業務分担をすることで、生産性や業務効率の向上が見込めます。短期的ではなく、長期的な視野で働き方の改善や環境整備を行うことを意識しましょう。

コミュニケーションを円滑にするツール・アイデアを取り入れる

コミュニケーションを円滑にとるためには、社内SNSやチャットといったツールを取り入れるとよいでしょう。時間や場所の制限がなく、いつでもコミュニケーションがとれるため時間の節約にもなります。

朝のグループミーティングで情報共有をする

業務を円滑に進めるためには、チームでの情報共有をしっかり行うことも大切です。そのため、朝のグループミーティングなどのメンバーが集まる場所で、各々が持っている情報を全体で共有する機会を作りましょう。

会議時間の見直し・上限設定をする

業務を進める上で会議が必要になるケースもありますが、時間が長くなりすぎてムダを感じる場合もあるでしょう。会議内容にあった時間を設定したり会議の終了時間を定めたりすることで、効率的な会議ができます。

リモートワークを導入する

リモートワークを導入することで、交通費や光熱費、オフィススペースなどを削減できます。また、通勤する必要がなくなることで、従業員の負担も減り生産性向上が見込めます。

業務を効率的に行うには、ツールの活用もポイントです。ここでは、役立つツールを紹介します。

個人向け業務効率化ツール

個人として業務効率化を実現するために役立つツールを3つ紹介します。

メモ帳・付箋アプリ メモ帳や付箋アプリなどを活用することで、行うべきタスクを簡単にメモできます。

スクリーンショット パソコン画面などを写真のように残しておけるため、文章だけで記録するよりもわかりやすく情報を保存・共有できます。

カレンダー（リマインド機能） カレンダーに日々のタスクを記録して、リマインド機能を活用することでタスクの漏れを防止できます。

企業・グループ向けの業務効率化ツール

企業・グループで業務効率化を目指す際に活用したいツールを5つ紹介します。

タスク管理・共有ツール 任意のメンバーで共有できるタスク管理ツールを活用することで、チームとしてタスクやプロジェクトを管理しやすくなります。メンバー間での進捗状況を共有できるため、業務の連携がスムーズになるでしょう。

クラウドストレージサービス クラウドに業務上必要なデータやファイルを保存・共有できるサービスです。インターネットにつながっていれば、場所や時間を問わずアクセスでき、外出先からの確認やリモートワークなどにも役立ちます。

コミュニケーションツール（社内SNS・チャット） 社内SNSやチャットといったツールを導入することにより、従業員同士のやり取りが活発化し、業務上の連携も取りやすくなります。気軽にやり取りでき、ホウレンソウの徹底にも役立ちます。

Web会議システム インターネットがあれば参加できるため、会議室に集まらずとも会議が行え、在宅勤務の導入にも役立ちます。また、会議だけでなく雑談などにも活用でき、コミュニケーションツールとしても有効です。

チャットボット チャットボットを導入することで、同じ質問が繰り返されがちな社内ヘルプの対応を一部自動化でき、従業員の負担が軽減します。他の業務に時間を回せるようになり業務が効率化するだけでなく、深夜なども問題なく対応できるようになるため人件費の削減にもつながります。

総務・人事・情報システム部の問い合わせ対応業務負荷をチャットボットで解決

業務効率化のアイデアを取り入れる際に、意識してすべきポイントが4つあります。 目的は何かを明確にする なぜ業務を効率化したいのか、目的をはっきりさせましょう。たとえば、残業時間の削減や従業員の負担軽減、離職率の低下など、具体的な目的を設定することで、業務効率化の取り組みへのモチベーションが上がります。

業務の洗い出しを行う 効率化したい業務を決めるためには、業務の洗い出しを行う必要があります。すべての業務を一度に効率化することは難しいため、業務を洗い出してどの業務から効率化するか、優先順位を決めましょう。

まとめられる業務を見つける 業務を洗い出す中で、まとめられる業務や似ている業務、そもそもムダな業務などがないのかを探します。1つにまとめられるものはまとめて、ムダな業務はこれを機に廃止しましょう。

一度に多くのアイデアを実行しない 一度に多くのアイデアを実行してしまうと、すべてが中途半端になってしまう可能性が高いです。そのため、多くのアイデアを一気に実行するのではなく、少しずつ試しながら段階的に進めていくことが重要です。

前述の通り、業務の効率化に役立つツールの一つとしてチャットボットがあります。
チャットボットを導入することで、これまで人が行っていた質問対応をチャットボットに集約することができ、工数の大幅な削減が実現します。
チャットボットは社内のヘルプデスクでの利用のほか、お客様からの問い合わせの一次受付に利用することでコールセンターなどの受付業務を削減、効率化することができます。

チャットボットは業務の効率化が期待できるツールではありますが、ただ導入するだけでは成果に繋がりません。チャットボットの導入前には様々な視点で比較や検討を行い、自社の目的に合った製品を検討する必要があります。

業務効率化を図ることで、生産性がアップしたり従業員の満足度が向上したりと、さまざまなメリットがあります。業務効率化を円滑に進めるためには、ツールを導入するとよいでしょう。

様々な業務効率化のアイデアをご紹介しましたが、おすすめは「チャットボット導入」です。
社内の問い合わせや定型的な対応であれば、チャットボットは非常に有効です。
なお、RICOH Chatbot Serviceは、専門知識がなくても簡単に導入できます。
また、業種ごとのQ&Aテンプレートも用意しているため、スムーズな運用開始も可能です。