議事録作成におすすめのAIエージェント5選！選び方のポイントと注意点を徹底解説

AIエージェントとは？

AIエージェントの概要をご紹介します。

AIエージェントとは？

AIエージェントとは、ユーザーの指示や目的に応じて、複数の処理を組み合わせながらタスクを実行するAIの仕組みです。ユーザーが与えた目標をもとに、自ら機械学習や生成AI、データベースの参照、外部ツール連携などを通じて、環境に対応する形でタスクを実行します。

近年、多くの企業は人手不足や働き方改革により、業務効率化やDX促進の必要性に迫られています。その対策としてAI活用が進む中、より広範囲に業務を自動化できるAIエージェントの導入が進んでいます。

AIエージェントの用途

AIエージェントは例えば、次の業務に利用されています。

・カスタマーサポートの自動対応
・営業・マーケティング活動における自動対応・顧客スコアリング・レコメンド
・会議の議事録作成の自動化
・人事業務における社内問い合わせ自動対応や採用業務の自動化
・法務業務におけるリーガルチェック補助や契約書のひな形作成

このように、AIエージェントはその利便性の高さや自律性の高さから、多くの業務に導入されています。その結果、業務効率化やコスト削減を実現しています。

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AIエージェントとは？生成AIとの違いや特徴、活用例をご紹介

議事録作成AIエージェントの仕組み

AIエージェントの活用用途のうち、ここでは議事録作成AIエージェントの仕組みや単機能の議事録作成AIとの違いをご紹介します。

議事録作成AIエージェントの仕組み

議事録作成AIエージェントは、主に次の流れで進みます。

1.会議内容の音声からの文字起こし
2.要約・論点整理
3.議事録フォーマットへの変換
4.関係者への共有・通知

まず会議の音声データをもとに文字起こしを行います。このとき「話者分離」が可能なAIもあります。話者分離とは、「会議参加者のうち、誰が話したか」を特定する機能です。

そして文字起こしデータを分析し、要約したり、要点を整理したりします。中にはタスクを抽出できる製品もあります。その後、指定の議事録フォーマットに落とし込み、議事録を完成させます。

この後のプロセスはAIエージェントによって異なりますが、次のアクションへつなげる流れが一般的です。例えば、議事録から関係するメンバーにメールやビジネスコミュニケーションツールなどに共有や通知を行います。

従来の議事録作成AIとの違い

従来の議事録作成AIとの違いとしては、大きく「自律性」「プロセス全体の自動化」「外部ツール連携」の3点があります。

・自律性：一部のAIエージェント型ツールでは、文字起こしだけでなく、要約・タスク抽出・共有までを一連で支援できます。従来の議事録作成AIでは、タスクごとに指示が必要でしたが、AIエージェントには逐一の指示が不要なものもあります。

・プロセス全体の自動化：従来の文字起こし・要約ツールに比べ、AIエージェントは周辺業務まで含めて自動化しやすい製品もあります。文字起こしから要約、議事録への反映、ToDo抽出、社内通知などを担います。

・外部ツール連携：議事録作成が可能なAIエージェントの中には、従来の議事録作成AIでは難しかった外部ツールとの連携が可能なものもあります。例えば、ビジネスコミュニケーションツールのSlackに通知したり、Googleドキュメントへ転記したりと、議事録をもとに次の行動につなげるためのサポートを行います。

議事録作成に活用できるAIエージェント・AIツール5選

議事録作成を自動化するAIエージェントやAIツールのうち、5つを例に挙げてご紹介します。

Zoom AI Companion

Web会議システムのZoomに付随するAIアシスタントです。有料ライセンスユーザーであれば追加料金なく利用できます。Zoomミーティング後に自動で要約を行い、議事録を作成してくれます。外部ツールと連携させ、議事録を共有できます。

Notta Brain

AI議事録サービス「Notta」の一機能です。音声データに社内文書や外部データを統合することで、データ分析や資料作成などを自動実行します。
また過去の議事録データの内容について、会議の論点を統合し、今の会議の議決内容を他の会議の議決内容と照合する機能があります。またデータ解析結果を資料化し、アウトプットを自動作成するなどの議事録活用の機能が充実しています。

YOMEL

会議の録音から文字起こし、要約までを自動で行う議事録作成に特化したAIツールです。高精度の文字起こしや会議終了と同時に議事録が自動生成されるスピーディーさ、会議の発言内容に対するチェックといった管理機能など多数の特徴を持ちます。SalesforceやSlack連携機能で既存業務との親和性も高められます。

Copilot×AIエージェント

Microsoftの生成AIであるCopilotのAIエージェント開発ツール「Copilot Studio エージェントビルダー」を利用して、議事録作成を行うAIエージェントを開発できます。会議メモや音声起こしデータをもとに議事録を作成できます。開発はノーコードで行うことができるため、やり方を習得すれば手軽に行えます。Microsoft 365を導入しており、Copilotに慣れ親しんでいる職場では相性が良いでしょう。

Difyのエージェント作成機能

Difyとは、AIアプリケーションの開発と活用を誰でも簡単に行えるツールです。簡単な操作で、開発に関する専門知識を持たないユーザーでも、議事録自動生成のAIツールの開発も可能です。

会議の音声データをアップロードすれば、文字起こしをして議事録の指定のフォーマットに落とし込み、必要なメンバーへの共有やSlack連携などの機能を持つAIエージェントの作成が可能です。

Difyはオープンソースであり、無料で利用できます。企業内に導入する際には、セキュリティ性の高いオンプレミスでの構築も可能です。

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Difyとは？概要から特徴やメリット、出来ることまでを徹底解説！

議事録AIエージェントを選ぶポイント

ご紹介してきたように、議事録AIエージェントは既存ツールを利用したり、自社で開発したりして複数の方法で手に入れることができます。そこで議事録AIエージェントを選んだり、開発したりする際のポイントをご紹介します。

文字起こし・要約の精度

議事録AIエージェントはほとんどの場合、音声データからの文字起こしの工程や要約機能がついています。その精度は議事録の品質を左右するため、十分に比較検討する必要があります。音声認識のエンジンについては日本語に特化したものが良いでしょう。また「話者分離」機能がついているツールがおすすめです。

セキュリティ対策

会議で話された内容は、ほとんどの場合に機密情報を含むため、議事録作成AIエージェントが取り扱うデータは外部への情報漏洩が許されません。徹底したセキュリティ対策がされているツールや、権限設定などのセキュリティ対策をユーザー自身で柔軟にコントロールできるものを選ぶことをおすすめします。ツールを利用して開発する場合は、開発ツール自体のセキュリティも重要です。

共有や編集性

会議はそれ単体で済むことは少なく、議決内容を次の行動につなげるネクストアクションが必要です。そのため議事録作成後にも柔軟にタスクを行えるAIエージェントがおすすめです。議事録をメールやビジネスチャットツールなどへ共有する機能のほか、作成された議事録をユーザーがどの程度編集できるのかを確認しましょう。これらの機能は議事録を有効活用できるかどうかにかかってきます。

既存ツールとの連携性

GmailなどのメールツールやSlackなどのビジネスコミュニケーションツール、CRMなど、作成した議事録を共有できるツールとの連携性も重視しましょう。ネクストアクションを手助けする既存ツールとの連携機能の有無や、「どのツールを連携できるのか」は会議を有意義なものにする大きなポイントになります。

料金体系と無料プランの有無

料金体系はAIエージェントの製品や利用する開発ツールによって大きく変わります。無料プランがあれば、利用できるか、コストパフォーマンスが見込めるかの検証が可能です。無料プランや無料トライアルがあるかどうかを確認しましょう。

議事録にAIエージェントを利用する際の注意点

議事録にAIエージェントを利用する際の注意点をご紹介します。

精度は100％ではない前提で利用する

文字起こしや要約の精度はツール選定基準でも重要であるとお伝えしましたが、精度には限界があります。例えば、自社の業務ならではの専門用語や方言などは、正確に記録することはできません。特に医療や法律関連などの、誤りが生じると大きな問題が起きる領域では十分に注意し、精度は100％ではない前提で利用することを意識しましょう。また専門用語が多発する会議がある場合は、辞書登録ができる製品を選ぶと良いでしょう。

セキュリティリスクの想定と徹底した対策

機密情報の漏洩などの重大なセキュリティリスクを十分に想定し、徹底した対策を取りましょう。クラウド環境やデータ通信の暗号化ができるかどうか、AIの学習に音声データや文字起こしデータが使われない設定にできるかどうか、各種データはどこにどのくらいの期間、保存されるかなどを確認しましょう。

要件整理と比較による最適なツール選定

議事録作成AIエージェントには様々な種類があります。最適なツール選定のために、あらかじめ自社が議事録作成を自動化する分野や目的など、自社の要件を整理して固めましょう。その上で、比較検討して選定することがポイントです。

AIで議事録を作るだけでは足りない？その後の活用まで考える視点を持つことの重要性

AIで議事録を自動化することは業務効率化につながりますが、その後の活用まで考える視点が重要です。

議事録作成後の活用の重要性

議事録の自動作成は、従来のAIでも可能であるため、AIエージェントを導入する際にはその先の活用まで考えることで、ツール導入の意義が生まれます。例えば次の活用アイデアがあります。

議事録作成AIエージェントの活用アイデア

・関係者へのメールやチャットによる共有
・AIが作成した要約に誤りがないか人の目での確認
・議決内容をもとにしたToDoリストの自動作成・通知
・議事録をもとにした報告文作成や関連資料の確認、過去事例の検索
・組織の共有資産・社内ナレッジとしての蓄積・活用
・トラブル発生時や透明性の根拠としての活用

まとめ

議事録作成AIエージェントは、議事録作成の手間を省くだけでなく、一連のタスクを自動化できることから、従来の議事録作成AIの利便性を超えた大きなメリットが期待できます。より一層、議事録作成の効率化につながるでしょう。

一方で、会議後の報告文作成や関連資料の確認、過去事例の検索などを含めて効率化したい場合は、議事録を“作って終わり”にしない仕組みが重要です。

こうした「議事録の作成だけでなく、その後の活用まで効率化したい」というニーズに対応できるのが、リコーが提供するAIエージェント「RICOH デジタルバディ」です。社内資料をアップロードするだけですぐに使い始められ、文書内の図面・グラフ・表・写真も読み取れるマルチモーダルRAG*を搭載しているのが特徴です。

*RAGは生成AIと検索機能を組み合わせた技術。マルチモーダルRAGは、テキスト、画像、表、グラフ、図、フローチャートなどのさまざまな形式が混在しているデータを検索・参照し、それらをもとに回答を生成する技術。

さらに、Chatモード（AI対話機能）を使えば、会議内容を踏まえた要約や文案作成、壁打ちまで一つのツールで対応できます。議事録作成の先まで見据えてAI活用を進めたい方は、ぜひ資料をご覧ください。

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